Трудовая книжка оформляется в течении. В каких случаях оформляется новая трудовая книжка

Но если в подготовке этого документа были допущены нарушения – проблема вскроется и захватит как работника, которому придётся восстанавливать трудовой стаж или бегать по инстанциям, так и работодателя, которому это может быть вменено.

В некоторых случаях неправомерно оформленная трудовая станет причиной судебных разбирательств , штрафов и многих неприятностей.

Чтобы подобного не произошло, за надлежащим оформлением ТК надлежит следить как работодателю, так и работнику.

Как завести трудовую книжку работнику

Если вы устраиваетесь на работу, и у вас ещё нет трудовой книжки – беспокоиться по этому поводу не стоит. Естественно, что вас могут взять на работу только в такое место, где не требуется опыта работы по вашей специальности. Ваша специальность будет указана в документах об образовании, к которым могут относиться:

диплом о высшем образовании;
диплом о среднем специальном образовании;
справки об окончании курсов;
удостоверения о присвоении специальности;
аналогичные документы;
копия школьного аттестата.

На основании этих документов, а также гражданского паспорта, вы имеете право искать работу по указанной в ваших документах специальности, но без стажа работы. Стаж работы вы приобретёте после того, как вам заполнят трудовую книжку, и вы проработаете определённое время на первом в своей трудовой жизни предприятии.

Поработав некоторое время, вы будете иметь стаж работы по специальности, который сможет определить любой работодатель или кадровик. Для вас это будет определённым преимуществом, которое позволит искать более благополучные условия работы.

Оформление трудовой книжки при приеме на работу впервые — образец заполнения титульного листа:

Сведений о работе:

Куда обращаться?

На первых порах вы приходите к работодателю без трудовой книжки . Сообщаете ему о том, что стажа не имеете, нигде не работали. Нет смысла заводить разговор о том, что вам нужна трудовая книжка, что у вас её ещё нет. Это может характеризовать вас как некомпетентного человека.

Вам нужно знать, что бланк трудовой для заполнения должен выдать работодатель. После того как он примет вас на работу, ему нужно будет завести на вас ТК.

Даже если вы проработаете неделю, вы имеете право потребовать книжку. Отказать вам не имеют права.

Однако имейте в виду, что для лиц, впервые устраивающихся на работу предусмотрено присутствие при заполнении книжки. На этом основании через неделю после устройства на работу поинтересуйтесь судьбой своей трудовой.

С вашей стороны необходимо представить подтверждения того, чем вы занимались до прихода в эту организацию. Например:

учились в школе;
в техникуме, колледже или лицее;
в институте или университете;
посещали курсы;
служили в рядах ВС РФ.

Предъявите документы, которые у вас имеются после окончания этих заведений, а также военный билет, если вы только что демобилизовались. В принципе, военнообязанные граждане всегда при устройстве на работу должны предъявлять его.

Если вы не получили документ об образовании, например:

не сдали экзамены;
были отчислены,

вам придётся представить справку.

Если испорчена

Если книжка подверглась порче, нужно установить источник ответственности. Конечно, её необходимо будет заменить, но сделать это должно ответственное за ненадлежащее хранение документов, лицо. Восстанавливается трудовая из ресурсов виновного.

Если виновны вы, то при поступлении на работу вам нужно будет представить справку с последнего места работы (или без таковой) и запросить в соответствии со статьёй 65 ТК РФ .

Конечно, в нём не будет учтён трудовой стаж за предшествующий период, но вы сможете продолжать трудиться, а постепенно соберёте весь утраченный стаж.

Трудовой кодекс РФ, Глава 11, Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;
документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования оформляются работодателем.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Чтобы завести трудовую потребуются документы. К ним относятся:

Паспорт.
Документ об образовании.
Справки, удостоверения, свидетельства, сертификаты, подтверждающие квалификацию или разряд.
Если вы меняли фамилию, принесите документ, подтверждающий этот факт.

В некоторых случаях после предоставления документов и их ксерокопий, работодатель приступает к заполнению трудового договора и не заводит разговора о заполнении трудовой – это очень хороший знак, который означает, что на данном предприятии проявляют повышенную заботу о сотрудниках.

В частности, некоторые акции, в том числе и устройство на работу, оплачивает предприятие (организация) из собственных средств . Не стоит проявлять нетерпение и беспокоиться о том, не забыл ли кадровик завести вам ТК.

За такую забывчивость ему вменят серьёзный штраф, а трудовая вам в любом случае будет заведена. Книжка, по инструкции, должна заполняться в вашем присутствии.

Как оформить и сделать трудовую книжку: заявление

Некоторые кадровики предлагают написать заявление для того чтобы завести новую книжку для вновь устроившихся лиц. Это необходимо для того чтобы вычесть с вашей зарплаты стоимость трудовой. В этом случае оно пишется в свободной форме , на имя работодателя, с обязательным указанием факта того что вам требуется ТК.

А также с выражением просьбы о том, чтобы стоимость бланка была высчитана из заработной платы. Если вы выплачиваете её стоимость в кассе наличными, заявление может не потребоваться.

Стоимость ТК может значительно различаться. Всё зависит от того, какими партиями закупаются бланки трудовых и в какие сроки были закуплены. Сколько стоит трудовая книжка? В настоящее время цена на них:

За партию от 5 до 99 штук – по 190 рублей.
За партию свыше 100 штук – по 110 рублей.

Если цена бланка значительно отличается от указанной – работодатель её завышает. Он не имеет юридического права продавать её по завышенной стоимости, в сравнении с той, по которой приобретал.

При приобретении бланков книжек, они оформляются в специальных перечнях ведомостей, с указанием номера вашего бланка и закупочной стоимости.

Её легко проверить и при первой же проверке инспекторов ГИТ, такой предприимчивый кадровик (работодатель) будет оштрафован. Если сумма значительно занижена:

Бланки закупались до изменения цен и стоили дешевле.
Предприятие компенсирует часть стоимости бланка.

Правильно оформленная трудовая книжка — образец и примеры:

Пошаговая инструкция для работодателя

Если вы работодатель или , вам нужно подходить к вопросу оформления книжек очень внимательно. Малейшее нарушение может быть чревато развитием проблем. Поэтому имейте в виду, что заполнять бланк необходимо очень аккуратно, а если по случайности вы допустили помарку или ошибку – бланк нужно заменить.

Для впервые устраивающегося на работу лица, трудовую книжку потребуется заполнять в его присутствии. Для этого он должен предоставить вам паспорт и документ об образовании . Трудовая должна соответствовать паспортным данным.

А если в документе об образовании (квалификации) вписана другая фамилия – потребуйте документ, подтверждающий её смену. Например, если женщина вышла замуж, она должна представить свидетельство о браке и его копию. Копию нужно заверить и положить в её личное дело наряду с копиями других документов.

Заполнение титульного листа не составит сложностей, так как на нём указано, какие сведения нужно вписывать. Но нужно соблюдать нормативы, которые установлены законодательными документами . В частности:

Заполнять бланк разборчиво, аккуратно, без помарок.
Использовать шариковую ручку синего или фиолетового цвета, можно писать чернилами.
Даты указывать только арабскими цифрами.

Они должны храниться в сейфе бухгалтерии, вместе с приходно-расходной книгой учёта. Взять бланк можно только под расписку, в которой указано, какому работнику заводится трудовая книжка, в соответствии с требованиями Минтруда за № 69.

Если бланк испорчен, его нужно списать актом и уничтожить, а для заполнения взять следующий. Не запрещено храниться бланкам у уполномоченного на ведение ТК лица, а также – у работодателя.

Если вы начинающий предприниматель и не знаете, как приобрести бланки – обратитесь на сайт и закажите бланки у посредников. Они имеют специализированную доверенность от Гознака и лицензию на распространение бланков ТК и .

Приобретите сразу нужную партию и храните в организации, чтобы они всегда были в наличии, так как предоставление трудовой работнику должно укладываться в 5 дней от дня заключения трудового договора.

Если эти сроки будут нарушены или будут допущены другие нарушения, то инспекторы ГИТ вменят штрафы, которые как минимум, укладываются в сумму от 300 до 5 000 рублей.

Прежде чем начать заполнять ТК, необходимы правовые основания. К ним относятся:

заявление о приёме на работу;
приказ о приёме на работу;
приказ о выдаче и заполнении бланка трудовой.

После того как титульный лист заполнен, владелец трудовой ставит внизу подпись. Ниже подписывается:

начальник отдела кадров;
или работодатель;
или уполномоченное лицо.

Если предприятие небольшое, на котором отсутствует штат ответственных за делопроизводство лиц, а также кадровый отдел или подобный ему, работодатель имеет право предоставить право заполнения трудовых главному бухгалтеру, в соответствии с законодательно утверждёнными Правилами от 16.04.03 г. за № 225.

Однако если он без приказа заполнил трудовую вместо руководителя, используя факсимильную печать с его подписью – это будет считаться нарушением.

При подписи обязательно нужно соблюдать последовательность, и ставить:

должность;
подпись (росчерк);
её расшифровку с инициалами.

При устройстве на работу иностранного гражданина заводить ТК не обязательно, если его можно трудоустроить по договору подряда или иным образом.

Однако по его желанию и требованию, ТК придётся завести . Более того, в соответствии со статьёй 65 ТК РФ, работодатель не имеет права отказывать лицу в официальном трудоустройстве. Недопустимо принимать трудовые иностранных государств или учитывать стаж, внесённый в книжку иностранного гражданина, выработанный за пределами РФ.

При этом необходимо уточнить в соответствии с перечнем, его профпригодность. Для лиц с документами об образовании советского образца – право на образование сохраняется. Для иных – предусмотрено подтверждение квалификации, если учебное заведение не входит в перечень общезначимых.

Без этого условия кадровик заполняет ТК по аналогии с работником без образования . Исключение составляют приглашённые специалисты высокого профессионального уровня по коллегиально согласованному официальному решению.

Важным моментом будет заполнение фамилии, имени и отчества на русском языке. Для того чтобы оно были вписаны правильно потребуется отдельное заявление от работника, в котором он лично подтвердит правильность внесённых данных, соответствующих паспортным данным на его родном языке.

Если кадровик – владелец трудовой

При устройстве на работу в отдел кадров, лицо не должно заполнять собственную ТК, так как у него всегда существуют альтернативные возможности. Кроме кадровика, работодатель может заполнить любую книжку. Не будет исключением и трудовая кадровика.

Соответственно он может поставить подпись только в том месте, где подписывается владелец трудовой, а ниже:

расписывается работодатель;
или работающий (другой) кадровик;
или специальное уполномоченное лицо.

Уполномоченное лицо должно быть определено специальным приказом.

К числу отрицательных причин в этом плане относится та, что не считает лицо без наличия трудовой (см. ) – полноправным работником даже при наличии приказа и трудового договора. Если речь будет идти об увольнении – вопрос можно поставить несколько иначе.

Заключение

Заполнение ТК при первичном оформлении работника – важный шаг. В этом случае нет смысла предпринимать действия, не регламентированные законодательно и относиться к этому вопросу произвольно. После надлежащего оформления книжки, её нужно зарегистрировать в книге учёта и убрать на хранение в соответствующее правилам место, например, в сейф.

Вопрос о том, как завести трудовую книжку впервые волнует не только гражданина, впервые устраивающегося на работу, но и сотрудника отдела кадров, оформляющего ему документы. В статье рассмотрим порядок первичного заполнения трудовой.

Трудовая книжка

Трудовая книжка является документом, содержащим сведения о трудовом стаже работника. При обращении человека за пенсией этот документ является подтверждением его стажа, а значит любые ошибки и неточности в этом документе следует исключить.

Бланк «Трудовая книжка», а также вкладыш к ней утверждены постановлением Правительства РФ №225 «О трудовых книжках» от 16.04.2003, а порядок их заполнения – постановлением Минтруда России №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003 .

Важно! Самостоятельно заполнять трудовую книжку работник не вправе, это обязанность работодателя. Поэтому за ведение трудовых в организации отвечает специалист, назначенный руководителем.

Кто покупает бланк трудовой книжки

У каждого работодателя в наличии должны быть бланки трудовых книжек и вкладышей к ним. Требовать от работников покупать трудовые самостоятельно, работодатель не вправе. Работодателю следует заключить договор с таким объединением, как «ГОСЗНАК» или с иным аккредитованным поставщиком. Такие организации занимаются предоставлением бланков трудовых.

После того, как сотруднику выдается бланк трудовой, с него удерживается плата за книжку. Размер платы будет равен расходам на покупку бланка.Если вдруг бланк книжки случайно будет испорчен, удерживать с работника деньги нельзя. Кроме того, удержание денег невозможно и в том случае, если произошла массовая утеря трудовых книжек, виной которой стал работодатель. Такие случаи должны предусматриваться в коллективных договорах в качестве специальных условий на выдачу трудовых бесплатно. А все затраты при этом работодатель компенсирует в полном объеме.

Помимо всего прочего работодатель должен:

вести Книгу учета движения трудовых книжек, в которой происходит учет их выдачи, хранения, прихода-расхода, а также регистрация документов новых работников;
хранить у себя трудовые своих сотрудников и нести ответственность за них;
в случае увольнения работника выдавать ему трудовую, при этом вносить в Книгу учета соответствующую запись.

Важно! Работодатель вправе удержать из работной платы работника стоимость трудовой книжки при первичном ее оформлении. Для этого работодатель обязан издать соответствующий приказ, с котором работник должен ознакомиться под подпись. Без согласия работника вычесть из зарплаты стоимость книжки нельзя.

Как завести трудовую книжку впервые

Заполнить чистую трудовую книжку следует на основании следующих документов:

паспорта;
документов об образовании;
приказа о приеме.

Оформляется трудовая книжка новому сотруднику в семидневный срок с момента подписания приказа о приеме его на работу. В этот же срок должны быть внесены сведения в книжку о приеме сотрудника (переводе на другую должность, повышении квалификации или награждении). Об увольнении работника сведения вносят днем увольнения и в этот же день работнику передается документ в руки.

На титульном листе книжки указываются следующие сведения:

ФИО принимаемого работника полностью – так, как это указано в его паспорте;
дата рождения нового работника;
образование, специальность и профессия вносятся так, как это указано в документах об образовании.

Важно! После заполнения указанных сведений специалист кадровой службы должен передать работнику книжку для проверки и постановки подписи.

Если работником будут обнаружены ошибки, то кадровику потребуется книжку уничтожить. Для этого нужно будет составить специальный акт и на его основании произвести уничтожение трудовой. После этого заполняется новый бланк трудовой книжки.

Если со временем потребуется внести изменения на титульный лист трудовой (например, работник сменил фамилию, получил высшее образование и т.д.), то исправления вносят с учетом определенных правил:

зачеркивания допускаются только на титульном листе, при этом информация зачеркивается одной чертой таким образом, чтобы ее можно было прочесть;
выше вписываются верные сведения;
рядом указывается наименование, номер и дата документа, на основании которого в книжку вносятся исправления (это может быть свидетельство о браке, диплом и т.д.);
запись заверяется сотрудником, вносившим исправления в книжку и заверяется печатью работодателя.

Важно! Исправления в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о работе» вносят иным способом. Зачеркивание ошибочной информации не допускается. Она должна быть признана недействительной, после чего внесены верные сведения.

После того, как первый разворот трудовой заполнен, кадровик переходит к заполнению сведений о работе. Для этого в соответствующем разделе вносится информация о приеме на работу. В графах раздела указываются:

номер записи (в нашем случае запись будет под номером 1);
дата приема;
сведения о приеме: «Принят на работу на должность …» (при этом указывается структурное подразделение компании, если его наименование упоминается в трудовом договоре);
реквизиты документа, на основании которого работника принимают на работу (приказ, распоряжение руководителя).

Если трудовая книжка заводится впервые, то работник может потребовать кадровика внести запись об учебе в стационарном отделении ВУЗа, службе в армии или другом периоде, включаемом в трудовой стаж, если работник нанимается на работу после него.

В том случае, если документы о воинской службе работник принес уже после того, как запись о приеме сделана в книжку, то запись о службе в армии вносится после.

Порядок хранения и выдачи трудовой книжки работнику

Трудовая книжка на нового сотрудника оформляется в любом случае, независимо от того, является он совершеннолетним или нет. Хранится книжка у работодателя и пока работник находится с ним в трудовых отношениях работнику она не выдается. В случае, если работнику требуется в тот или иной орган предоставить трудовую книжку, то ему следует написать заявление о выдаче копии трудовой или выписки из нее. На заявление работника работодатель обязан отреагировать и выдать требуемые документы. Оригинал документа органы запрашивать не вправе.

Утеря трудовой книжки

Если утеря книжки произошла по вине работодателя, то он обязан будет восстановить документ. Работнику выписывается дубликат трудовой, восстанавливаются все сведения о стаже и иные записи книжки. Все запросы в требуемые службы и прежним работодателям настоящий работодатель берет на себя, он также оплачивает необходимые расходы.

Если утеря книжки произошла по вине работника, то работодатель выдает по заявлению дубликат книжки. А все данные в книжке восстанавливаются по документам и справкам, полученным силами работника.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Нужно ли работнику подавать заявление на оформление трудовой впервые?

Ответ: Законодательство не предусматривает подобные требования. Однако, подобные правила могут предусматриваться внутренними нормативными документами работодателя.

Вопрос: Почему сотрудник не может самостоятельно купить себе бланк трудовой, ведь с него в любом случае нужно будет удержать деньги?

Ответ: Покупая бланк трудовой в киоске или ларьке, работник может приобрести экземпляр книжки, который не соответствует установленным стандартам или изготовленный компанией, не имеющей право выпускать подобные бланки.

Трудовая книжка – важный документ, который подтверждает трудовой стаж и опыт работника. Бережно хранить этот документ и делать в нем грамотные записи – прямая обязанность работодателя. Сегодня запись в трудовую книжку уполномочены производить не только юридические лица, но и индивидуальные предприниматели, поэтому вопрос о правильности ее оформления стал еще более актуальным.

Как оформить трудовую книжку впервые

Если ваш новый сотрудник только начинает свою трудовую деятельность, скорее всего, вам придется оформлять ему трудовую книжку с «нуля». Приобрести новый бланк трудовой можно в магазине канцтоваров.

Начинать оформление следует с заполнения титульного листа. С ним обычно не возникает сложностей – правильно и в соответствии с паспортом заполняем строки под фамилию, имя и отчество, а также дату рождения. Образование и профессия проставляются в соответствии с документом об образовании. Далее ставится дата заполнения, а также подписи будущего владельца трудовой книжки и лица, ее заполнившего. На месте для печати ставят оттиск печати организации, оформившей трудовую, либо оттиск печати отдела кадров (при ее наличии).

Как правильно оформить трудовую книжку: прием на работу

Запись о приеме на должность делается в разделе «Сведения о работе». Для начала в графе 3 следует записать полное наименование организации-работодателя, а если в Уставе есть краткое название – привести его тут же, в скобках. Если в трудовой уже есть запись о предыдущих местах работы, писать заголовок нужно в первой же чистой и свободной строке – не надо «залезать» на чужие подписи и печати.

Сразу же под этим заголовком, на следующей строке следует последовательно заполнить:

Графа 1 – порядковый номер записи, т.е., следующий номер после предыдущей.
Графа 2 – дата приема на работу. Не дата заполнения трудовой книжки, а
именно дата вступления в должность!
Графа 3 – тут делается запись о принятии сотрудника на работу. Стоит помнить, что название должности и специальности должно указываться в полном соответствии с договором.
Графа 4 – для реквизитов приказа о приеме на работу. Обязательно проставьте номер и дату документа.

Примерная запись о приеме на работу будет звучать так: «Принят на должность электрика 1-го разряда». Если в договоре прописано, что человек принимается в конкретный отдел, это должно прозвучать в формулировке записи, например: «Принят в машинный цех на должность старшего механика».

Во всех остальных случаях запись в трудовую делается аналогично, при этом меняется только сама формулировка записи. Также, если один работодатель заполняет книжку неоднократно, то заголовок со своим наименованием он указывает только один раз – в самом начале взаимоотношений с владельцем книжки.

Как правильно оформить трудовую книжку: перевод на другую работу

Запись о переводе на другую работу производится только в том случае, если это перевод на постоянное место работы. Временные переводы в трудовой книжке не отражаются.

Работника могут перевести как в рамках одного отдела, так и в другое структурное подразделение. Если новая должность при переводе в другой отдел называется абсолютно так же, как и прежняя, информацию о ней все равно следует отразить в записи.

Например, при переводе сотрудника в его трудовой пишут:
«Переведен на должность старшего бухгалтера»
«Переведена на должность заместителя директора в финансовый отдел»

Как правильно оформить трудовую книжку: увольнение

Запись об увольнении производится в последний день работы сотрудника. Увольнение по инициативе работника, т.е. по его собственному желанию делается на основании пункта 3 первой части статьи 77 Трудового кодекса.
Например, запись могла бы звучать так:

«Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»

Внизу записи расписывается лицо, ответственное за ведение трудовой книжки, делается расшифровка его должности и ФИО, а также ставится круглая печать организации или ИП (в последнем случае – при ее наличии).

Ниже работник ставит свою подпись, подтверждая, что ознакомлен со всеми сделанными в его трудовой книжке записями.

Вот такие премудрости ожидают работодателя при оформлении трудовой книжки работника. Организация или предприниматель несут полную ответственность за хранение этого документа и обязаны после увольнения работника выдать ему трудовую со всеми соответствующими записями. При этом если сотрудник не может получить ее лично – документ высылается ему по почте, и с этого момента ответственность за задержку выдачи трудовой с работодателя снимается.

Василиса Мезенцева

Завершаем серию статей, посвященных оформлению неунифицированных кадровых документов в сложных ситуациях (см. статьи « » и « »). Сегодня мы публикуем статью, которая поможет бухгалтеру составить кадровые документы при различных казусах с трудовой книжкой.

Как известно, трудовая книжка является документом, в котором фиксируется трудовой путь сотрудника. В нее заносятся сведения о приеме на работу, переводах, увольнениях. Обязанность отражать в трудовой книжке все эти ситуации лежит на работодателе. При этом правила внесения записей в трудовую книжку достаточно четко регламентированы законодательством. Но речь в этих правилах идет о стандартных ситуациях. Жизнь же зачастую оказывается куда изобретательнее.

Работник потерял трудовую книжку

Рассмотрим следующую ситуацию: сотрудник, уволившись с работы и получив трудовую книжку, благополучно ее теряет. Как быть бухгалтеру организации, в которую пришел трудоустраиваться такой работник? Первым делом, с него нужно потребовать заявление об оформлении новой трудовой книжки в связи с утратой (повреждением, порчей и т.п.). Оформляется оно так:

Генеральному директору
ООО «Валентино»
Скороходову Д.Б.
От оператора call-центра
Дубовой Е.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с тем, что в период до заключения трудового договора с ООО «Валентино» я утратила свою трудовую книжку, и на основании части 5 статьи 65 Трудового кодекса Российской Федерации, прошу оформить мне новую трудовую книжку. Мне известно, что я обязана оплатить стоимость бланка трудовой книжки.

Обратите внимание: такое заявление подает уже сотрудник, а не кандидат на должность. Это значит, что сначала нужно заключить трудовой договор с этим лицом, несмотря на то, что трудовой книжки у него на руках нет.

После того, как руководитель завизирует это заявление (если это предусмотрено системой документооборота, сложившейся в организации), а сотрудник оплатит стоимость бланка трудовой книжки, бухгалтер может приступать к ее заполнению. При этом нужно учитывать, что речь в данном случае идет не о выдаче дубликата (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек*, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225), а о выдаче новой трудовой книжки взамен утраченной (последний абзац ст. 65 ТК РФ). А значит, никаких сведений о суммарном стаже и т.п. в книжку вносить не нужно - она заполняется в том же порядке, что и сотруднику, поступающему на работу впервые.

Факт выполнения заявления работника будет подтверждаться его собственноручной подписью на титульном листе трудовой книжки. Поэтому брать с работника расписку о выдаче новой трудовой книжки не нужно.

Работник нашел пропажу

Как видно, ситуация с потерей трудовой книжки решается достаточно просто. Сложности начинаются, если работник впоследствии находит свою трудовую книжку, хочет аннулировать новую книжку и получить запись о своей теперешней работе в прежней трудовой книжке.

Начнем с того, что данный казус законодательством вообще не урегулирован и, строго говоря, регулирования и не требует. Ведь у работодателя имеется собственноручное заявление работника, где он просит выдать ему новую трудовую книжку в связи с утратой предыдущей. На пенсионные права сотрудника наличие двух трудовых книжек тоже никак не повлияет - в стаж будут засчитываться как периоды по первой трудовой книжке, так и по второй. В законодательстве же не сказано, что получение новой книжки автоматически аннулирует утраченную.

Наконец, заменить трудовую книжку сложно чисто технически. Дело в том, что в организации должна вестись книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. И в этой книге уже «засветилась» новая трудовая книжка сотрудника. Более того, есть еще и приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В этой книге также отражены данные о выдаче сотруднику новой трудовой книжки. Получается, что теперь надо будет аннулировать записи, признавать бланк новой трудовой книжки недействительным, решать вопрос с его оплатой и т.п. В общем, сложностей очень много.

Поэтому наш совет - отказать работнику в его просьбе об аннулировании новой трудовой книжки и внесении записи о настоящей работе в его прежнюю (некогда потерянную, а потом найденную) книжку. При этом работнику надо объяснить, что никаких негативных последствий для него наличие двух трудовых книжек не влечет. А также нужно выдать ему заверенную копию его заявления на оформление новой трудовой книжки (на тот случай, если в дальнейшем потребуется объяснять работодателям, куда делся предыдущий стаж, и откуда взялась вторая трудовая книжка).

Дубликат для бывшего работника

Продолжим тему потерянных трудовых книжек. В принципе, у сотрудника, который после увольнения вдруг обнаружил, что его трудовая книжка «куда-то делась», есть альтернативный описанному выше вариант поведения. Он может обратиться к своему бывшему работодателю и потребовать выдать ему дубликат трудовой книжки. Согласно пункту 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель обязан этот дубликат оформить.

Очевидно, что заявление о выдаче дубликата должно быть письменным:

Директору ООО «Сарагон»
Петрову Н.И.
От Дубовой Е.Н.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с утратой трудовой книжки, в период после увольнения с должности оператора сall-центра ООО «Сарагон» и до трудоустройства на другое место работы, на основании пункта 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, прошу выдать мне дубликат трудовой книжки. Мне известно, что я обязана оплатить стоимость бланка трудовой книжки.

На основании этого заявления и документов, имеющихся в организации, бухгалтер должен подготовить дубликат трудовой книжки в течение 15 дней. Порядок оформления дубликата достаточно детально прописан в законодательстве, поэтому останавливаться на нем подробнее не будем. Скажем лишь, что бухгалтер должен четко следовать букве закона и вносить в дубликат только те сведения, которые имеются в документах. Никаких дополнений, исправлений и т.п. делать нельзя, даже если ошибка (например, в статье или пункте статьи) очевидна. Все, что есть в документах, должно быть в точности - слово в слово - перенесено в дубликат - таков закон!

Не забудьте при передаче работнику дубликата взять с него расписку в получении. Сделать это можно непосредственно на заявлении - пусть работник собственноручно напишет (снизу или на обороте): «Дубликат трудовой книжки получил лично», проставит число и подпись.

Ошибочные записи

Наверное, каждый бухгалтер, которому приходилось сталкиваться с кадровой работой, знает, что записи, внесенные в трудовую книжку по ошибке, можно исправить, признав их недействительными. Но для многих оказывается сюрпризом правило, согласно которому любой работник, в трудовой книжке которого появилась недействительная запись, связанная с увольнением или переводом, может потребовать замены трудовой книжки. А между тем такое право предоставлено работнику пунктом 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Соответственно, если, например, при увольнении работник увидит у себя в трудовой книжке сделанную по ошибке (и признанную недействительной) запись о переводе или об увольнении - согласитесь, всякое бывает и от ошибок никто не застрахован - то он может попросить заменить такую трудовую книжку дубликатом. Однако одной устной просьбы в данном случае мало - в пункте 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек прямо говорится о письменном заявлении.

Выглядеть оно может, например, так:

Директору ЗАО «Васк»
Нурину П.С.
от старшего экономиста
Дургилиевой О.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с наличием в моей трудовой книжке записи об увольнении, признанной недействительной, и на основании пункта 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, прошу выдать мне дубликат трудовой книжки.

Обратите внимание, что в этом случае работник в силу прямого указания в пункте 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек не обязан оплачивать стоимость бланка трудовой книжки.

Сам дубликат в данном случае оформляется на основании «испорченной» трудовой книжки путем перенесения «слово в слово» в новую трудовую книжку всех имеющихся записей (за исключением, конечно, тех, которые послужили основанием для выдачи дубликата). После оформления дубликата, его нужно выдать работнику одновременно с «испорченной» трудовой книжкой. Не забудьте взять с работника расписку в их получении следующего содержания: «Дубликат трудовой книжки, а также трудовую книжку, в которой имеется запись об увольнении, признанная недействительной, получил. Число, подпись».

*Полное название документа - Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Трудовая книжка – это официальный документ, который подтверждает трудовую деятельность работника. Впервые он был утвержден еще в 1938 году и действовал неизменно вплоть до 1973 года. Последний раз форма трудовой книжки обновлялась в 2003 году, где в нее внесли ряд изменений: обложка стала зеленого цвета, на ней расположили герб России и увеличили количество страниц до 44. В документе предусмотрены средства защиты от подделок – надпись «Трудовая книжка» на развороте светится в ультрафиолете, а все листы скреплены специальным швом.

Основная функция российской трудовой книжки – учет рабочего стажа , который необходим в дальнейшем для расчета пенсии (см. ). Кроме того, стаж влияет и на размер больничного: при непрерывной работе до 5 лет – 60% средней заработной платы, более 8 лет – 100%.

Получение трудовой книжки: основные способы

Трудовая книжка может быть получена несколькими способами:

Где взять трудовую книжку? Она выдается работодателем на первой официальной работе. Это наиболее популярный способ получения, он закреплен на законодательном уровне. Если по каким-либо причинам работодатель отказывает в оформлении данного документа, то сотрудник имеет право обратиться в судебные инстанции;
Самостоятельное приобретение в ларьках или магазинах канцтоваров. При приобретении таким способом следует обратить внимание на подлинность документа (наличие герба, светящейся надписи и характерного шва), поскольку можно столкнуться с подделкой. По закону работодатель не имеет права требовать самостоятельной покупки документа, он обязан предоставить новый бланк, который был приобретен у лицензионных поставщиков. Чаще всего этот способ используют, когда нужна новая книжка, поскольку в предыдущей были сделаны нежелательные записи от прежнего работодателя;
Выдается по окончании учебного заведения (университета или института). Некоторые вузы вместе с дипломом выдают трудовые книжки. Но это необязательная услуга, она не прописана в законодательстве, поэтому далеко не все высшие учебные заведения ее оказывают.

Для оформления трудовой книжки будущий сотрудник обязан представить следующие документы:

паспорт гражданина РФ,
диплом об образовании (при наличии).

В титульном листе указывают персональные данные о работнике: ФИО и сведения об образовании. Если в период оформления трудовой книжки, работник еще учится, то вносят данные о незаконченном образовании на основе документов (зачетной книжки или справки из учебного учреждения). Согласно постановлению Минтруда любая информация должна быть написана полностью без сокращений.

После внесения данных о работнике и указания текущей даты, он ставит свою подпись на титульном листе, после чего трудовую книжку подписывают в отделе кадров и ставят печать организации. При отсутствии печати документ считают недействительным.

При принятии работника в организацию, в трудовую книжку вносят информацию о наименовании данной организации, должности сотрудника, наименование и номер документа, по которому его приняли на работу. При увольнении сотрудника указывают дату, причину увольнения и документ, согласно которому сделана эта запись (распоряжение или приказ). Информация подтверждается подписями, после чего книжка возвращается в руки бывшему сотруднику.

Кто должен вести трудовую книжку?

Ответственность за ведение трудовых книжек полностью возлагается на работодателя, он обязан хранить их в недоступном месте (например, сейфе). При порче или утрате документа, он подвергается дисциплинарной (грозит дисквалификацией до 3 лет) или административной (штраф до 50 тысяч рублей) ответственности в зависимости от размера нанесенного ущерба.