Dnevnik za izdavanje obrasca platnih lista. Dnevnik za izdavanje platnih listića: kako ga pravilno ispuniti

Zašto vam je potreban dnevnik za izdavanje platnih listića?

Svaki poslodavac dužan je mjesečno obavještavati zaposlenike o iznosu obračunatih plaća, odbicima i izvršenim uplatama. Zahtjev je sadržan u čl. 136 Zakon o radu Ruske Federacije. Kako bi se pojednostavio proces informiranja o značajkama i suptilnostima, poslodavac ima pravo odobriti proizvoljan oblik platne liste (u daljnjem tekstu platne liste) i izdavati je zaposlenicima mjesečno.

Potvrde se moraju izdati bez obzira na način primanja plaće, poštujući utvrđeni rok - najkasnije do dana isplate plaće.

Za kršenje važećeg zakonodavstva regulatorna tijela mogu izreći novčanu kaznu: za službenu osobu od 1000 do 5000 rubalja i za pravnu osobu od 30 000 do 50 000 rubalja (članak 5.27 Upravnog zakona). Teško je dokazati činjenicu pravodobnog i redovitog izdavanja potvrda bez dokumentiranih dokaza. Stoga izradite i odobrite uzorak dnevnika za primanje platnih listića uz potpis - to će vam omogućiti da izbjegnete kazne od strane inspekcije rada.

Na temelju čega se sastavlja dnevnik?

Ne postoji jedinstveni obrazac za platnu knjižicu, što daje organizacijama potpunu slobodu u formiranju dokumenta. Obrazac treba izraditi uzimajući u obzir specifičnosti djelatnosti organizacije javnog sektora ili druge karakteristike industrije. U nastavku možete preuzeti primjerak dnevnika za izdavanje platnih listića.

Dokument mora biti odobren nalogom voditelja organizacije. Ako postoji nekoliko odjela s velikim brojem radnika, prikladnije je izraditi dokument za svaki odjel. Ne zaboravite na privremene i slobodne zaposlenike, platne liste moraju biti izdane svim zaposlenicima bez iznimke.

Časopis je uvezan, a na posljednjoj stranici potrebno je staviti pečat i naznačiti ukupan broj stranica (brojkama i riječima). Na naslovnoj stranici navedeni su osnovni podaci o organizaciji (podjeli), rokovima održavanja i skladištenja. Svakako uključite podatke o službenoj osobi koja je odgovorna za čuvanje dokumenta.

Ne zaboravite uključiti u opis posla dodijeljenog zaposlenika odgovornost za održavanje i pohranu dnevnika.

Ogledni dnevnik za izdavanje platnih lista

Pogodnije je voditi dnevnik u obliku tablice. Nazivi stupaca mogu biti bilo koji, ali mora biti naznačeno sljedeće:

• serijski broj zapisa;
• Puno ime zaposlenika;
• naziv radnog mjesta;
• broj osoblja;
• datum izdavanja potvrde;
• potpis.

Odobriti detalje održavanja i postupak popunjavanja uz obrazac dokumenta. Tamo također navedite da retroaktivno unošenje izmjena nije dopušteno. Razvijte i zapišite u nalog pravila za ispravljanje pogrešaka. Pod potpis upoznati odgovornu osobu s pravilima čuvanja dokumentacije.

Informacije sadržane u potvrdama su osobni podaci, stoga odgovorna osoba mora biti upoznata s pravilima obrade i pohrane osobnih podataka (Savezni zakon „O osobnim podacima” od 27. srpnja 2006. br. 152-FZ).

Nudimo vam preuzimanje uzorka dnevnika izdavanja platne liste.

Kako ispuniti platni list

Pogledajmo na primjeru kako popuniti ogledni dnevnik za izdavanje platnih listića zaposlenicima.

Korak 1. Naslovna stranica.

Navedite puni naziv organizacije, godinu za koju je knjigovodstvena knjiga sastavljena, datum otvaranja i odgovornu osobu.

Dnevnik za izdavanje platnih listića: kako ga pravilno ispuniti

Tablični dio.

Ispunjavanje tablice nije teško. Potrebno je unijeti podatke o zaposleniku (puno ime, broj osoblja, odjel u kojem radi), navesti datum izdavanja potvrde. Zaposlenik se potpisuje u zadnjoj koloni.

Potvrde o plaćama putem e-maila

Elektronički način prijenosa podataka o plaći zaposleniku je:

• ekonomično: ne trošimo papir niti potrošni materijal za ispis;
• brzo: učitavanje i slanje pisma traje nekoliko minuta;
• jednostavno: nema potrebe tražiti zaposlenika, samo odaberite primatelja - i gotovi ste.

Ali je li to toliko pouzdano, budući da računi sadrže osobne podatke? Kako biste zaštitili svoju organizaciju od kazni regulatornih tijela, trebali biste odobriti postupak slanja potvrda putem e-pošte (na temelju dopisa Ministarstva rada od 21. veljače 2017. br. 14-1/OOG-1560).

Recimo da nemaju svi zaposlenici organizacije priliku i potrebne vještine za korištenje računala i e-pošte. U ovom slučaju potrebno je osigurati dvije mogućnosti prijenosa naselja. Oba naloga potvrditi nalogom i upoznati zaposlenike potpisom.

Obveza izrade platnih lista

Danas proučavamo članak 136 Zakona o radu Ruske Federacije. Prema ovom članku, poslodavac pri isplati plaće, mora pisanim putem obavijestiti radnika o podacima o obračunatim plaćama i drugim iznosima te o umanjenjima i iznosu koji će primiti zaposlenik.

Takvi podaci iskazuju se u obrascu platne liste koju poslodavac mora odobriti Nalogom.

Kada se izdaje platni list i kako potvrditi izdavanje

Platni list se radniku izdaje najkasnije na dan isplate plaće. Sama isplatna lista ne zahtijeva potpis niti pečat, ni od strane radnika ni od strane poslodavca, tj. to je samo oblik informacije. Postavlja se pitanje je li izdana platna lista?

Kako bi se izbjegli nesporazumi oko izdavanja platnih listića, poželjno je da poslodavac izradi i odobri obrazac dnevnika za evidentiranje izdavanja platnih listića, odredi osobu koja će voditi dnevnik te prikupi potpise radnika za prijem platnih lista. svaki put kada isplaćuju plaće.

S obzirom na to da se plaće isplaćuju najmanje svakih pola mjeseca, možemo zaključiti da se platni list mora izrađivati ​​i dva puta mjesečno.

Prilikom odlaska zaposlenika isplaćujemo mu zadnji radni dan.

Odgovornost poslodavca

Odgovornost je predviđena člankom 5.27 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije, članak 1 - kršenje radnog zakonodavstva. Pravnoj osobi izriče se novčana kazna u iznosu od 30 tisuća do 50 tisuća rubalja, a službeniku i individualnom poduzetniku novčana kazna u iznosu od 1 tisuće.

Dnevnik izdavanja platnih listića

do 5 tisuća rubalja.

Uzorci potrebnih dokumenata

1. Nalog o odobrenju obrasca obračuna plaće
2. Obrazac platne liste
3. Dnevnik za izdavanje platnih listića

U našem smo članku ukratko pokušali pokriti glavna pitanja vezana uz izradu platnih lista. Također, koristeći uzorke dokumenata, možete sami pripremiti potrebne podatke za zaposlenika.

Ukoliko želite saznati cijenu računovodstvenih usluga ili samo kadrovsku evidenciju, nazovite brojeve navedene na web stranici.

Sadašnje radno zakonodavstvo sadrži zahtjev da se prilikom isplate plaća pismeno obavijesti svaki zaposlenik o sastavnim dijelovima plaće i izvršenim odbicima, kao io ukupnom iznosu novca koji treba platiti (članak 136. Zakona o radu Ruske Federacije). Ti se podaci dobivaju izdavanjem tzv. platne liste. Razmotrimo pitanja vezana uz to.

Platni list mora sadržavati sljedeće podatke:

1. o sastavnim dijelovima plaće koja pripada zaposleniku za relevantno razdoblje. Na primjer, plaća, stopa, broj sati, bonusi, dodaci, dodatne isplate, koeficijenti itd.;
2. iznos naknade za godišnji odmor, bolovanje, otpremnine i (ili) druga plaćanja zaposlenika;
3. iznose drugih iznosa obračunatih zaposleniku, uključujući novčanu naknadu za kršenje utvrđenog roka za isplatu plaća od strane poslodavca (članak 236. Zakona o radu Ruske Federacije);
4. iznos izvršenih odbitaka, s naznakom osnova (alimentacija, porez na dohodak, odbici na zahtjev zaposlenika);
5. ukupan iznos novca koji treba platiti.

Platni list ne može sadržavati samo ukupni obračunati iznos i zadržani iznos. Treba navesti potpune i pouzdane podatke o tome od čega se točno sastoji plaća koju je zaposlenik primio, kako bi se osigurao nadzor nad pridržavanjem poslodavaca uvjeta rada propisanih ugovorom o radu. Slično mišljenje izrazio je, primjerice, sud u žalbenoj odluci Okružnog suda u Magadanu od 2. rujna 2015. br. 33-922/2015 u predmetu br. 2-2695/2015.

Obrazac platne liste

Trenutačno zakonodavstvo ne predviđa ni obvezni ni preporučeni oblik platne liste. Stoga ga poslodavac mora samostalno izraditi na temelju čl. 136 Zakona o radu Ruske Federacije i odobreno uzimajući u obzir mišljenje predstavničkog tijela radnika na način utvrđen čl. 372 Zakona o radu Ruske Federacije za donošenje lokalnih propisa.

Korištenje obrasca platne liste koji nije odobrio poslodavac ili nepotpun ili netočan prikaz svih potrebnih podataka u njima predstavlja kršenje radnog zakonodavstva i može dovesti do odgovornosti prema 1. dijelu čl. 5.27 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije (rješenje Vrhovnog suda Ruske Federacije od 23. prosinca 2010. br. 75-AD10-3, odluka Regionalnog suda u Permu od 24. veljače 2014. br. 7-271 -2013-21-185-2014). A ako je takvo kršenje počinjeno opetovano - prema dijelu 4. čl. 5.27 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije.

Usput, nepostojanje odobrenog obrasca za nagodbu u organizaciji neće joj pomoći u rješavanju pravnih sporova sa zaposlenicima.

Arbitražna praksa

Sažmi emisiju

Sud će prihvatiti kao dokaz krivnje poslodavca svaki platni list, čak i ako ga poslodavac nije odobrio (presuda po žalbi Transbajkalskog regionalnog suda od 25. lipnja 2014. br. 33-2498-2014).

Platne liste nije potrebno ovjeravati potpisom osobe odgovorne za izdavanje istih ili čelnika organizacije, kao ni pečatom organizacije, budući da takva obveza nije sadržana u važećem zakonodavstvu i platna lista nije jedna dokumenata koji moraju biti propisno ovjereni. No, takve radnje nisu zabranjene, a po želji ili zahtjevu zaposlenika isplatne liste mogu se ovjeriti.

Arbitražna praksa

Sažmi emisiju

Sudovi mogu tražiti i ovjerene platne liste, jer nepostojanje pečata ne dopušta identifikaciju osobe koja je izdala odgovarajući dokument (presuda po žalbi Vrhovnog suda Republike Baškortostan od 29. svibnja 2014. br. 33-5719/2014).

Kada izdati platni list

Prilikom isplate plaća treba izdati platni list (članak 136. Zakona o radu Ruske Federacije). Zakon ne propisuje u kojem točno trenutku, stoga bi se razdoblje i postupak izdavanja trebali samostalno odrediti unutar organizacije i ugraditi u lokalni regulatorni akt. Uspostavljanje načina priopćavanja informacija na platnom listu zaposleniku je prerogativ poslodavca (presuda po žalbi Okružnog suda u Magadanu od 02.09.2015. br. 33-922/2015 u predmetu br. 2-2695/2015, pismo Rostruda od 18.03.2010 br. 739-6-1) .

U tom slučaju plaće se isplaćuju najmanje svakih pola mjeseca na dan utvrđen internim propisima o radu, kolektivnim ugovorom i ugovorom o radu (članak 136. Zakona o radu Ruske Federacije). Tako, Dovoljno je izdati platne liste prilikom obračuna i isplate plaća za drugu polovicu mjeseca, kada su utvrđeni svi njezini sastavni dijelovi, budući da kod isplate plaće za prvu polovicu mjeseca (tzv. akontacija) ne smiju još biti utvrđeni njegovi pojedini dijelovi.

Na pitanje Trebam li prilikom isplate godišnjeg odmora izdati platne liste?, Rostrud je u pismu od 24. prosinca 2007. br. 5277-6-1 odgovorio da, budući da isplata godišnjeg odmora na temelju prosječne zarade nije isplata plaće, nema razloga da se zaposleniku posebno izda platni list kada plaćanje iznosa za godišnji odmor. I ovdje Prilikom otkaza radniku isplatna lista se izdaje na dan otkaza, jer nakon raskida ugovora o radu, poslodavac je dužan s njim izvršiti konačnu nagodbu u obliku plaća i drugih iznosa koji zaposleniku pripadaju na dan otpuštanja (članak 140. Zakona o radu Ruske Federacije).

Postupak i uvjeti izdavanja platnih lista ne ovise o načinu isplate plaće, moraju biti isti i za prijenos na platne kartice banke i za isplatu gotovine iz blagajne. Prilikom utvrđivanja postupka izdavanja platnih lista, trebali biste imati na umu da ona sadrži osobne podatke zaposlenika, čije otkrivanje nije dopušteno (članak 88. Zakona o radu Ruske Federacije, članak 7. Saveznog zakona od 27. srpnja 2006. br. 152-FZ “O osobnim podacima”).

Posljedice neizdavanja platne liste

Neizdavanje platne liste predstavlja kršenje radnog zakonodavstva i drugih regulatornih pravnih akata koji sadrže norme radnog prava (1. dio članka 5.27 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije). Službeniku se može izreći novčana kazna u iznosu od 1.000 do 5.000 rubalja, a organizaciji - od 30.000 do 50.000 rubalja. Kazne se povećavaju ako je prekršaj počinila osoba koja je prethodno bila podvrgnuta administrativnoj kazni za sličan upravni prekršaj (4. dio članka 5.27 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije). Dakle, za službenu osobu maksimalna kazna može porasti na 20.000 rubalja, za organizaciju - do 70.000 rubalja. Osim toga, odgovorni zaposlenik može biti diskvalificiran na razdoblje od jedne do tri godine.

Za tvoju informaciju

Sažmi emisiju

Osoba kojoj je dodijeljena upravna kazna za počinjenje upravnog prekršaja smatra se predmetom ove kazne od dana stupanja na snagu odluke o izricanju upravne kazne do isteka godine dana od dana završetka ( rezolucija) izvršenje (članak 4.6 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije).

Još jedna važna točka. Ukoliko se zaposlenik odluči na tužbeni zahtjev kod poslodavca sudom, tada podnosi tužbeni zahtjev sukladno čl. 392 Zakona o radu Ruske Federacije, ima pravo u roku od tri mjeseca od dana kada je saznao ili je trebao saznati za povredu svog prava, au sporovima o otkazu - u roku od mjesec dana od dana kada je dobio kopiju rješenja o otkazu ili od dana izdavanja radne knjižice. A ako zaposlenik zakasni s podnošenjem prijave, organizacija će moći na sudu proglasiti propušten rok za podnošenje tužbe i tako izbjeći daljnji postupak. Datum potvrde takvog razdoblja je upravo datum izdavanja platne liste. Sukladno tome, neizdavanje platne liste zaposleniku može na neodređeno vrijeme odgoditi datum „povrede nečijeg prava“.

Potvrda o izdavanju platnih lista

Isplatne liste se dostavljaju zaposlenicima, ali se često postavlja pitanje kako potvrditi samu činjenicu izdavanja istih i činjenicu da se izdaju redovito. Dapače, tijekom inspekcijskog nadzora može se dogoditi presedan kada inspektori traže te podatke ili u slučaju sudskog spora kada će se činjenica izdavanja platnih lista zaposlenicima morati potvrditi na sudu.

Sadašnje zakonodavstvo, opet, ne predviđa ovu točku i, stoga, poslodavac će morati voditi računa o tome. Drugim riječima, razmislite o najoptimalnijem načinu potvrde za njega i ugradite ga u lokalni regulatorni akt.

U praksi poslodavci koriste sljedeće metode:

Izdavanje kopija

Prema čl. 62 Zakona o radu Ruske Federacije, na pisani zahtjev zaposlenika, poslodavac je dužan najkasnije u roku od tri radna dana od dana podnošenja ovog zahtjeva dati mu kopije dokumenata koji se odnose na rad. Platne liste mogu se svrstati u dokumente vezane uz rad, pa stoga poslodavac nema pravo odbiti izdavanje istih.

Čuvanje platnih lista

Platne liste za izdavanje plaća moraju se čuvati podložne reviziji (reviziji) 5 godina, au nedostatku osobnih računa - 75 godina (članak 412. Popisa standardnih administrativnih arhivskih dokumenata nastalih tijekom djelatnosti državna tijela, lokalne samouprave i organizacije, s naznakom roka trajanja, odobrenog nalogom Ministarstva kulture Ruske Federacije od 25. kolovoza 2010. br. 558). Također, primjerak ispisa platne liste s podacima o sastavnim dijelovima plaće, visini i razlozima umanjenja te ukupnom novčanom iznosu za isplatu mjesečno se polaže (lijepi) na osobni račun zaposlenika ( po) na papiru.

Sažmi emisiju

Galina Izotova, voditeljica pravne službe revizorske kuće MKPTs

Kadrovici i računovođe jednoglasni su: vrijeme je za promjenu oblika platne liste. Naveliko koristimo suvremene tehnologije u radu iu životu, ali zakon još uvijek nalaže obavezni pisani oblik platne liste. Ovo pitanje također se postavlja na web stranici Onlineinspektsiya.rf, gdje se raspravlja o pretjeranim zahtjevima radnog zakonodavstva. Logično bi bilo predvidjeti mogućnost da se, dogovorom između radnika i poslodavca, isplata plaće izda u elektroničkom obliku, slanjem na osobni ili poslovni e-mail zaposlenika. Na taj će način zaposlenik brzo i u praktičnom formatu dobiti informaciju o obračunima koji su mu napravljeni, a poslodavac će značajno uštedjeti vrijeme i druge resurse: neće morati ispisivati ​​platne liste ili ih slati poštom, kada je nemoguće predati platni list iz ovog ili onog razloga. Osim toga, slanje platnih lista zaposlenicima e-mailom puno je jednostavnije nego izdavanje na potpis prilikom isplate mjesečnih plaća. Neki poslodavci smatraju – i, napominjem, pogrešno – da, promjenom postupka isplate plaće s gotovinske na bezgotovinsku isplatu, ne bi trebali izdavati isplatne liste zaposlenicima (osobito u slučaju kada zaposlenik dobije poruku na mobitel). telefon o prijenosu sredstava na njegov račun od poslodavca , što označava određeni iznos iznosa). Obveza informiranja zaposlenika o obračunatim i isplaćenim plaćama, o svim njihovim sastavnim dijelovima, kao io visini odbitaka, nije ukinuta. Isto mišljenje dijele i stručnjaci Savezne službe za rad i zapošljavanje u komentarima na web stranici Onlineinspektsiya.rf. Nedavno je putem ove usluge postavljeno pitanje: „Isplata plaća je prebačena na karticu. Od tada više nemam kontrolu nad svojom plaćom. Treba li računovodstvo svaki mjesec dati pojedinačni ispis vremenskih razgraničenja? Stručnjaci Rostruda odgovorili su: „Prilikom isplate plaća, poslodavac vam je dužan izdati platni list. Platni list sadrži podatke o ukupnom iznosu za isplatu i svim njegovim sastavnim dijelovima.”

Poslodavci su dužni obavijestiti zaposlenike o tome od čega se sastoji njihova zarada. Da biste to učinili, morate izdati platni list. Reći ćemo vam kako to ispravno formalizirati i koliko puta mjesečno izdavati, uzimajući u obzir najnovija pojašnjenja Ministarstva rada.

U skladu s radnim zakonodavstvom Ruske Federacije, poslodavci su dužni obavijestiti sve svoje zaposlenike o obračunu zarade. Da bi to učinili, zaposlenicima se šalje ili daje platni list.

Međutim, budući da postupak obavješćivanja zaposlenika o komponentama plaće nije reguliran Zakonom o radu Ruske Federacije, često se postavljaju pitanja u vezi s izdavanjem potvrda - njihovim ispravnim izvršenjem i postupkom njihovog dostavljanja zaposlenicima. Reći ćemo vam kako pravilno izdati obavijesti zaposlenicima.

Kako izdati platni list

Za neizdavanje platnih listića zaposlenicima, organizacija se suočava s novčanom kaznom od 30 do 50 tisuća rubalja, a poslodavac-pojedinačni poduzetnik (službenik tvrtke) - od 1 do 5 tisuća rubalja (klauzula 1 članka 5.27 Upravnog zakona). U nastavku pogledajte kako pravilno izdati platne liste u 2019. godini:

Izdavati platne liste zaposlenicima najmanje jednom mjesečno. Poslodavci ne moraju zaposlenicima izdavati platne liste dva puta mjesečno. Takva obveza ne postoji u Zakonu o radu. Za informiranje zaposlenika o sastavnim dijelovima plaće dovoljno je izdati platni list jednom mjesečno. Ovaj zaključak donijelo je Ministarstvo rada dopisom od 24. svibnja 2018. br. 14-1/OOG-4375.

Obrazac platne liste mora biti odobren lokalnim propisima. Obrazac lista nije normativno odobren, pa ga poslodavac ima pravo samostalno odobriti posebnim nalogom. Možete koristiti obrazac certifikata iz računovodstvenog programa ili izraditi vlastiti. Glavna stvar je odobriti obrazac koji se koristi na način utvrđen za donošenje lokalnih propisa. Korištenje neodobrenog obrasca osnova je za naplatu novčane kazne za kršenje zakona o radu.

Platni list izdaje se samo za odgovarajuće razdoblje na kojem su navedeni svi iznosi koji su zaposleniku obračunani i odbijeni od prihoda. Nepotpuno popunjavanje predstavlja kršenje Zakona o radu Ruske Federacije.

Platni list pokazuje (članak 136 Zakona o radu Ruske Federacije):

1. Komponente plaće za odgovarajuće razdoblje (plaća, dodaci, bonusi, koeficijenti i dr.);
2. Ostala vremenska razgraničenja (bolovanje, naknade za zakašnjele plaće ili druge isplate);
3. Odbici od plaće i njihovi razlozi (porez na dohodak, alimentacija itd.);
4. Ukupni iznos za plaćanje.

Isplatnice se mogu izdati u papirnatom i elektroničkom obliku. Zakon o radu ne sadrži pravila koja bi određivala postupak izdavanja obavijesti o plaći zaposlenicima, pa se listovi mogu izdavati u tiskanom (papirnatom) obliku ili slati elektroničkom poštom, ako je takav postupak propisan ugovorom o radu, kolektivnim ugovorom. ili drugi lokalni regulatorni akt (pismo Ministarstva rada od 21. veljače 2017. br. 14-1/OOG-1560).

Korištenje redovne e-pošte nije sigurno. Poslodavac prenosi osobne podatke radnika. Da biste spriječili njihovo curenje, sigurnije je koristiti posebne programe. Istina, nisu besplatni.

Isplatne liste nije potrebno ovjeravati pečatom ili potpisom. Zakon o radu ne zahtijeva stavljanje pečata ili potpisa na njih. Međutim, ako zaposlenik zatraži ili vi predočite dokumente kao dokaz na sudu, onda ih možete ovjeriti. Ovo nije prekršaj.

Prilikom isplate regresa za godišnji odmor nije potrebno izdavati platni list. Regres nije plaća, pa poslodavac nije dužan izdati otkaz. No, prilikom otkaza zaposleniku se isplaćuju svi dospjeli iznosi, uključujući i plaću, pa je na dan otkaza obavezno izdati list.

Činjenica izdavanja platnih listića mora biti dokumentirana. Ovdje postoje tri opcije:

• voditi dnevnik za izdavanje platnih listića, gdje će se zaposlenici potpisivati;
• dodati poseban stupac na platni popis za zaposlenike da potpišu primitak;
• napravite obrazac lista od dva dijela - jedan od njih s potpisom zaposlenika ostaje u organizaciji.

Vijeće UNP-a

Sigurnije je odmah odrediti postupak rada s platnim listama u lokalnom regulatornom aktu, na primjer, u propisima o plaćama. Njime se može odrediti oblik obavijesti, učestalost i način izdavanja.

Za neizdavanje platnih listića zaposlenicima, organizacija se suočava s novčanom kaznom od 30 do 50 tisuća rubalja, a poslodavac-pojedinačni poduzetnik (službenik tvrtke) - od 1 do 5 tisuća rubalja (klauzula 1 članka 5.27 Upravnog zakona).

Kako potvrditi izdavanje platnih listića u 2019

Tvrtku u kojoj radi naš čitatelj inspekcija rada kaznila je s 50 tisuća rubalja zbog neizdavanja platnih lista. Zapravo ih je šefica računovodstva izdala, ali to nigdje nije evidentirala. Pitali smo kolege kako potvrđuju da obavještavaju zaposlenike o obračunskim razgraničenjima.

15%
Ostavljamo otrgnuti dio lista s potpisom zaposlenika

„Obrascu letaka dodali smo dio za otkinuće, na kojem zaposlenici potpisuju da su primili dokument," kaže Marina Zhideleva, glavni računovođa NordStar LLC, Moskva. „Hrabe za otkinuće s potpisima pohranjujemo u zasebnu mapu u arhivi.”

39 %
Vođenje dnevnika letaka

"Počeli smo voditi poseban dnevnik listova", kaže Elena Vladimirova, glavni računovođa Tekhno-Krona LLC, Perm. "Zaposlenici se upisuju u njega kada podignu svoje listove od računovođe. Ako je zaposlenik bio bolestan ili na odmoru na dan dan izdavanja", to je odmah jasno iz časopisa. Čim se zaposlenik vrati, molimo ga da podigne list i potpiše ga."

46 %
Radnici potpisuju platne liste

„Našim zaposlenicima dajemo plaće u gotovini," kaže Anna Soboleva, glavni računovođa ElElectronics LLC, St. Petersburg. „Zato smo dodali poseban stupac o primanju popisa na platni list. Zaposlenici ga potpisuju kada dođu po svoje plaće.”

Kako se pohranjuju drugi primjerci letaka?

Ministarstvo financija pojašnjava da institucije nisu dužne pohranjivati ​​drugi primjerak platnih lista (dopis od 14. travnja 2016. br. 02-06-05/21573). Ali trgovačka društva mogu primjenjivati ​​ista pravila. Uostalom, Zakon o radu Ruske Federacije ne obvezuje poslodavce da naprave dvije kopije dokumenata. Odlučili smo pitati naše kolege kako pohranjuju duplikate.

10% Čuvamo drugu kopiju s potpisom zaposlenika „Izrađujemo dvije kopije lista i tražimo od zaposlenika da se potpišu na drugoj", kaže Valentina Kirillova, glavni računovođa Voskhozhdenie LLC, Ufa. „Potpis potvrđuje da smo obavijestili zaposlenika o sastavnim dijelovima plaće.” .

26% Pohranjujemo kopije bez potpisa "Ispisujemo dva lista. Jedan dajemo zaposleniku, a drugi arhiviramo na osobnim računima", kaže Ekaterina Fadeeva, glavni računovođa TorgSib LLC, Naro-Fominsk. "Inspektori mogu zahtijevati duplikate, tako da smo uvijek spremni dati ih."

64% Ne pohranjujemo duplikate listova „Izrađujemo jednu kopiju lista i dajemo je zaposleniku", dijeli Anfisa Samoilova, glavni računovođa Raduga LLC, Omsk. „Uvijek možemo ispisati kopije iz programa."

Nemojte paničariti ako vam je upravitelj naložio da sastavite dnevnik za izdavanje platnih lista za 2017.: uzorak se može preuzeti na internetu, a osnovna pravila računovodstva propisana su internom regulativnom dokumentacijom.

Iz članka ćete naučiti:

Prilikom isplate plaće, poslodavac ga je dužan pisanim putem obavijestiti o točnom iznosu dospjele plaće za određeno razdoblje (obično mjesečno). U tu svrhu koristi se poseban obrazac - platni list, koji sadrži sve potrebne podatke. Dokument se zaposleniku izdaje po primitku plaće. Neke organizacije izdaju isplatne liste isključivo uz potpis i unose podatke o svakom izdanom primjerku u dnevnik izdavanja isplatnih lista, dok druge ne vode dokumentaciju o njihovom izdavanju, ograničavajući se na slanje e-mailom.

Platni list: pravila oblikovanja

Izdavanje obrasca u kojem su naznačene komponente plaće, kao i vrste i iznosi odbitaka od nje, smatra se jednom od obveznih faza postupka poravnanja sa zaposlenikom. Tako mu poslodavac daje detaljne informacije o postupku obračuna plaća (uzimajući u obzir sve uvjete ugovora o radu i dodatke, dodatne isplate, regionalne koeficijente, bonuse itd., koji su navedeni u njemu). Preporučujemo da pročitate članke „Kako odabrati i zapišite u ugovor. Pet formulacija za različite situacije", "Kako plaće" i "Kako zaposlenici." Naši stručnjaci će govoriti o mogućnostima i posljedicama korištenja različitih sustava nagrađivanja, uzimajući u obzir specifičnosti poduzeća.

Preuzmite dokumente na temu:

Važno: ako platni list sadrži nepouzdane ili nepotpune podatke o plaćanjima, poslodavac može biti administrativno odgovoran prema članku 5.27 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije (iznos novčane kazne kreće se od 30 000 do 50 000 rubalja za tvrtku, od 1000 do 5.000 rubalja za odgovorne službenike - upravitelja i računovođu).

Potreba za izradom platne liste sadržana je u članku 136. Zakona o radu Ruske Federacije. Pritom način isplate plaća nije od velike važnosti, bilo da se radi o plaćanju u gotovini putem blagajne poduzeća, bezgotovinskom prijenosu sredstava na bankovnu karticu ili plaćanju u naravi. Upravo je to stajalište Rostruda u pismu objašnjenja br. 739-6-1 od 18. ožujka 2010. Više o načinima plaćanja i kompromisima koje poslodavci ponekad moraju činiti pročitajte u člancima “Kada možete platiti " i "Kako se registrirati ».

Plaće se po zakonu isplaćuju najmanje dva puta mjesečno. Platne liste ne mogu se izdati uz svaku isplatu, već najmanje jednom mjesečno - u vrijeme izdavanja posljednjeg dijela plaće (vidi pismo Rostruda br. 5277-6-1 od 24. prosinca 2007.). Nakon čitanja napomene „Koja je odgovornost predviđena “, saznat ćete koliko često treba izvršiti isplate zaposlenicima te što poslodavca čeka ako se ne pridržava rokova propisanih zakonom.

Važno: budući da se porez na dohodak obustavlja samo od završnog dijela mjesečne plaće, a ne od akontacije, preporučljivo je uz drugu, posljednju isplatu izdati i „obračun“.

Zahtjevi za obrazac platne liste

Zakonodavac nije odobrio jedinstveni obrazac za takve slučajeve. Stoga svaka tvrtka razvija vlastiti obrazac u skladu s člankom 9. Saveznog zakona br. 402-FZ od 6. prosinca 2011. U pravilu se njegov razvoj povjerava računovodstvenom ili kadrovskom odjelu, koji zatim podnosi nacrt dokumenta na odobrenje voditelju organizacije. Ako postoji izabrano tijelo koje zastupa interese zaposlenika, potrebno je uzeti u obzir njegovo obrazloženo mišljenje na način propisan člankom 372. Zakona o radu Ruske Federacije.

Zahtjevi za sadržaj obrasca navedeni su u dijelovima 1. i 2. članka 136. Zakona o radu Ruske Federacije. Provjerite odražava li dokument sljedeće vrste informacija:

1. ukupni iznos koji treba platiti;
2. sve komponente plaće koje pripadaju zaposleniku (plaća, bonus, dodaci za kombinirani ili noćni rad, "sjeverni" dodaci itd.);
3. iznos ostalih obračunatih iznosa (plaće za godišnji odmor, naknade, naknade za neiskorišteni godišnji odmor nakon otkaza, kao i sredstva dodijeljena u skladu s lokalnim propisima za plaćanje hrane i putovanja);
4. odbici od plaće (porez na dohodak, predujmovi za službena putovanja, alimentacija, plaćanja po ovršnim rješenjima itd.).

Ako zaposlenik ima pravo na novčanu naknadu zbog neisplate plaće na vrijeme, to se također iskazuje na platnoj listi, posebno ili u stupcu "Ostali obračunati iznosi". Ako nema kašnjenja, možete jednostavno označiti da je iznos naknade nula. Detalji su u članku “Kako izračunati " Pročitajte o zakonitosti odbitaka u članku " : kada sud stane na stranu poslodavca.” Saznat ćete koliko poslodavac ima pravo uskratiti za podmirenje duga zaposlenika ili nadoknadu materijalne štete, u kojim slučajevima iznos odbitaka može doseći 70% mjesečne plaće te kako dobiti sudski spor o zakonitosti izvršenih ustezanja.

Obrazac platne liste odobrava se nalogom sastavljenim u bilo kojem obliku:

Još jedan popularan način organiziranja računovodstva je priprema platnih lista u dva primjerka (jedan se daje zaposleniku, drugi ostaje kod poslodavca). Ovu metodu preporučuje Ministarstvo financija Ruske Federacije kao alat za dodatnu zaštitu poslodavca u slučaju spora (vidi naredbu Ministarstva financija Rusije br. 52n od 30. ožujka 2015.). Ne zaboravite provjeriti je li zaposlenik potpisao za primitak "nagodbe" na primjerku koji ostaje za pohranu u organizaciji.

Ali najjednostavnije i najpovoljnije rješenje je kreiranje dnevnika za izdavanje platnih lista (možete preuzeti uzorak na internetu ili ga sami izraditi, jer ne postoji jedinstveni standardni obrazac). Neke tvrtke koriste objedinjeni obrazac T-49 ("Platni list") kako bi ga koristile za izradu dnevnika za izdavanje platnih listića u 2017.: uzorak obrasca priložen je Rezoluciji Državnog odbora za statistiku Ruske Federacije br. 1 od siječnja 5, 2004. („O odobrenju jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije za evidentiranje rada i njegovo plaćanje“).

Ogledni dnevnik za izdavanje platnih lista zaposlenicima

Poslodavac odlučuje kako bi trebao izgledati dnevnik izdavanja platnog lista (uzorak) u 2017. godini i koje će se vrste informacija u njemu odraziti. Obično su svi podaci organizirani u obliku tablice podijeljene u stupce. Svaki stupac odgovara određenoj vrsti informacija, odražavajući:

• serijski broj zapisa;
• prezime, ime i patronim zaposlenika;
• položaj zaposlenika;
• broj osoblja;
• datum izdavanja platne liste;
• potpis o primitku "nagodbe" itd.

Broj stupaca može biti bilo koji. Što se više različitih vrsta informacija odražava u dnevniku, to je tablica opširnija. Svaki novi unos ima serijski broj i unosi se u poseban redak. Podaci o organizaciji i opsegu razdoblja u kojem izlazi navedeni su na naslovnici ili u „zaglavlju“ časopisa. Savjeti poslodavcima koji ne žele gubiti vrijeme i samostalno izraditi dnevnik za izdavanje platnih listića (uzorak): jedinstveni obrazac T-49 možete preuzeti na internetu. Dodajte stupce koji nedostaju u standardni obrazac (datum izdavanja "izračuna" i mjesto za potpis zaposlenika) kako biste izradili prikladan računovodstveni dokument.

Važno: ne zaboravite osigurati polje za potvrdu u dnevniku za potpis službene osobe odgovorne za izdavanje platnih lista osoblju.

Vođenje dnevnika za izdavanje platnih lista

Dvostruke kopije platnih lista koje ostaju kod poslodavca pohranjuju se 5 godina, uz reviziju ili provjeru, a najmanje 75 godina ako ne postoje osobni računi zaposlenika (čl. 412. čl. 4.1. Naredbe Ministarstva kulture o Rusija br. 558 od 25.08.2010. „O odobrenju popisa standardnih upravljačkih arhivskih dokumenata nastalih u procesu aktivnosti državnih tijela, lokalnih vlasti i organizacija, s naznakom razdoblja pohrane").

Ovi se zahtjevi odnose i na računovodstvene dnevnike koji potvrđuju činjenicu izdavanja "naselja". Za pomoć kadrovskom službeniku - članak „Časopisi koje će provjeriti inspektor. Kako i rješavati druge probleme." O nijansama arhivskog skladištenja važnih dokumenata pročitajte u člancima “ . Što će se dogoditi za to i kako brzo ispraviti situaciju" i "Pravila i ».

Odbijanje evidentiranja izdavanja "nagodbi"

Niz tvrtki, unatoč evidentnim rizicima, ne vodi dokumentaciju o izdavanju platnih lista. Umjesto toga, poslodavci objavljuju osoblju vrijeme, mjesto i postupak za izdavanje "nagodbi" ili ih jednostavno objavljuju na osobnim računima zaposlenika na korporativnoj web stranici.

Ova praksa nije zabranjena zakonom. Čak i prisutnost u Zakonu o radu Ruske Federacije klauzule o potrebi pismenog obavještavanja zaposlenika o komponentama plaće ne sprječava sudove da vrlo široko tumače ovu normu, stoga u većini slučajeva šalju „izračun ” e-poštom ili objavljivanjem na korporativnoj web stranici ne smatra se kršenjem (vidi žalbenu odluku Vrhovnog suda Karačajevo-Čerkeske Republike u slučaju br. 33-204/2013 od 29. travnja 2013.).

Važno: ako zaposlenici nemaju ništa protiv primanja dokumenata o plaćanju putem e-pošte, vrijedi pribaviti odgovarajuće pisane izjave:

Preuzmi u.doc

Preuzmi u.doc

Međutim, prilikom sljedeće kontrole GIT-a ili u slučaju sukoba, morat ćete tražiti načine za potvrdu izdavanja platnih lista. A nedostatak računovodstvenih dokumenata značajno će komplicirati ovaj zadatak. Činjenicu pravovremenog primitka platnih lista morat ćete dokazati alternativnim metodama - ispisivanjem elektroničkih poruka s priloženim „potvrdama o poravnanju“ ili poveznicama na njih, prikupljanjem izjava svjedoka, potvrđivanjem prijave zaposlenika pod njegovom osobnom prijavom u korporativni elektronički sustav na stranica sa traženim dokumentom itd.

Pravo na izdavanje i distribuciju elektroničkih platnih lista bez tiskanja također je potvrđeno pismom Ministarstva rada Rusije br. 14-1/OOG-1560 od 21.02.2017. Sudovi također često staju na stranu poslodavca u ovakvim sporovima. No dovođenje stvari do suđenja nije najbolji izlaz iz situacije, a lokalni inspektori Državnog inspektorata nisu uvijek lojalni potpunom odustajanju od papirnatih platnih lista. Ako i ako želite ne možete izbjeći ulogu tuženika, pripremite se za sudsku raspravu po svim pravilima - prikupite dokaze, napravite sve potrebne preslike i izvatke, imenujte ovlaštenog predstavnika tvrtke (vidi članke “Kako se registrirati “, „Kuhanje . Za sud, na zahtjev zaposlenika, za inspektore).

Naredba o postupku izdavanja platnih lista osoblju

Bez obzira na postupak izdavanja "naselja" koji je odabrao određeni poslodavac, on bi trebao biti fiksiran na lokalnoj razini: naveden u regulatornim dokumentima poduzeća ili izdan posebnim nalogom.

Naredbom se utvrđuju uvjeti i način izdavanja isprava za namirenje i imenuju odgovorne osobe. Uz narudžbu je preporučljivo priložiti uzorke korištenih obrazaca - platne liste i dnevnika u koji se bilježe podaci o izdanju. Napomena “Kako se registrirati u teškim situacijama“ pomoći će Vam da lakše sastavite i ovjerite upravne isprave u netipičnim slučajevima.

Važno: ako poslodavac planira koristiti elektronička "plaćanja", potrebno je dodati odgovarajuću klauzulu internim propisima o radu, propisima o plaćama ili drugim lokalnim propisima organizacije.

Visina naknade velika je briga svakog zaposlenika. Oni koji su malo upoznati s ruskim zakonodavstvom imaju pitanja u vezi s ispravnošću iznosa obračuna i odbitaka. Platni list se sastavlja kako bi se riješila mnoga pitanja vezana uz plaćanje radnika.

U skladu sa zahtjevima članka 136. Zakona o radu Ruske Federacije, List mora sadržavati sljedeće podatke:

1. Podaci o dijelovima plaće za izvještajno razdoblje. Iznos uključuje:

• plaća;
• obračunati bonus;
• utvrđene naknade (za opasne uvjete, za rad u sjevernoj regiji itd.);
• naknade, na primjer, za korištenje vlastitog alata ili za rad na slobodan dan.

1. Odbici od plaće:

• porez na osobni dohodak;
• mirovinski doprinosi;
• sindikalne članarine;
• ostali odbici (na primjer, nevraćeni predujam putovanja);
• zadržavanje po ovrsi, na primjer, alimentacija.

1. Dodatni troškovi:

• isplata naknade za godišnji odmor;
• plaćanje po otkazu;
• naknada za kršenje zakona o radu od strane poslodavca;
• ostala plaćanja.

1. Sažetak informacija o iznosu koji treba platiti.

Bilješka! Prethodno uplaćeni predujam može se posebno izdvojiti.

Računovođe na platnoj listi dodatno navode sljedeće podatke:

• PUNO IME. i položaj zaposlenika;
• Naziv strukturne jedinice (radionica ili odjel);
• Broj osoblja, ako je dostupan;
• Vremensko razdoblje (obično mjesec dana);
• Broj odrađenih sati i sati rada u izvještajnom razdoblju prema utvrđenom radnom vremenu.

Dokument može sadržavati i druge podatke ako je to potrebno radi potpunog informiranja zaposlenika o visini njihove zarade.

U nekim slučajevima, paralelno s unosima na obrascu, upisuju se računovodstvene šifre koje odgovaraju namjeni svakog plaćanja.

Kako pravilno izdati

Budući da je davanje podataka o visini primanja u obliku platne liste obveza poslodavca, potrebno je voditi računa o dokumentiranju prijenosa tih dokumenata zaposlenicima.

Postoje 2 najčešća načina za to. Prvi je napraviti komad papira s dijelom za otkidanje. Papiri se predaju voditelju odjela koji listove dijeli djelatnicima i prikuplja njihove potpise, a potom izvješća dostavlja računovodstvu. Ovo je preporučljivo ako govorimo o velikom poduzeću.

Druga opcija je vođenje posebnog dnevnika u kojem će se zaposlenici potpisati za primitak dokumenta.

Bilješka! Isplatnice su također obvezne izdati prilikom prijenosa novca na bankovne kartice.

Datumi za izdavanje zaposlenicima

Plaće se isplaćuju najmanje 2 puta mjesečno, kako je predviđeno člankom 136. Zakona o radu Ruske Federacije. U istom članku stoji da je poslodavac dužan izdati isplatnu listu kod opće isplate novca.

Ministarstvo rada u dopisu br. 739-6-1 od 18. ožujka 2010. ukazuje da postupak izdavanja ovih dokumenata treba regulirati lokalnim propisima poslodavca. U tom slučaju zaposlenici moraju dobiti slipove najkasnije na dan izravnog izdavanja novca. U ovom dopisu također stoji da se zaposlenici mogu informirati jednom mjesečno.

Na temelju toga možemo izvući sljedeći zaključak: slipovi se izdaju jednom mjesečno najkasnije na dan prijenosa glavnog dijela plaće. Preporučljivo je to učiniti 2 dana unaprijed kako bi zaposlenici mogli izraziti svoje primjedbe prije prijenosa novca.

Rok trajanja

Platne liste moraju se čuvati 5 godina, podložne ovjeri. Ovaj postupak sadržan je u Naredbi br. 558 Ministarstva kulture od 25. kolovoza 2010., koja odražava rokove čuvanja većine poslovnih dokumenata.

Ovaj dokument se izrađuje u svakom odjelu tvrtke ili jedan za cijelu organizaciju. Dnevnik bi trebao sadržavati sljedeće stupce:

• Broj evidencije;
• Datum izdavanja;
• PUNO IME. zaposlenik;
• Naziv radnog mjesta;
• Potpis zaposlenika;
• Potpis osobe odgovorne za izdavanje.

Na naslovnici časopisa trebaju biti navedeni sljedeći podaci:

• Datum početka i završetka;
• Naslov dokumenta;
• Naziv organizacije i odjela u kojem se dokument čuva;
• PUNO IME. te radno mjesto djelatnika odgovornog za izdavanje letaka.

Vođenje dnevnika povjerava se računovođama ili referentima odjela.

Nalog o odobrenju obrasca obračuna plaće

Oblik platne liste nije fiksiran na zakonodavnoj razini. Uzimajući u obzir činjenicu da se ovaj dokument mora izdati zaposleniku, svaka organizacija mora razviti vlastitu verziju i odobriti je nalogom upravitelja.

Narudžba mora sadržavati sljedeće podatke:

• Detalji – datum, broj, naziv dokumenta i predmet;
• Podaci o organizaciji – naziv, adresa, sjedište;
• Upućivanje na zahtjeve 2. dijela članka 136. Zakona o radu Ruske Federacije;
• Utvrđivanje obrasca platne liste u prilogu naloga, s naznakom datuma početka ove odredbe;
• Uputa određenom zaposleniku da osigura izdavanje platnih lista zaposlenicima 2 dana prije prijenosa plaća (na primjer, blagajniku ili računovođi);
• Upućivanje zaposlenika organizacije (na primjer, voditelja odjela) da osiguraju vođenje dnevnika za izdavanje platnih listića u skladu s dodatkom naloga;
• Dodjeljivanje kontrole nad izvršenjem naloga jednom od računovođa organizacije;
• Prilozi: obrazac isplatnice na 1 listu i uzorak dnevnika izdavanja listića na 1 listu;
• Datum, potpis, funkcija, prezime i inicijali čelnika društva.

Bilješka! Prije izdavanja naloga, poslodavac treba dobiti suglasnost sindikalnih predstavnika za odobravanje obrasca letka u skladu s člankom 372. Zakona o radu Ruske Federacije.

S nalogom se uz potpis upoznaju zaposlenici kojima je povjereno izvršenje isprave.

Izdavanje platnih lista nije samo obveza poslodavca, propisana zakonom, već i prilika da zaposlenici na jednostavan način dobiju podatke o svojim trenutnim primanjima.