O programe. Úloha kontrolných zoznamov pri efektívnom testovaní aplikácií V ktorom programe vytvoriť kontrolný zoznam

30. októbra 1935. Americké letectvo vykonáva letové testy. Na pristávaciu dráhu roluje Model 299, nový vyvinutý Boeing, ktorý v mnohých smeroch prevyšuje svojich konkurentov. Lietadlo sa zdvihne 300 metrov do vzduchu, spadne na jedno krídlo, spadne a vybuchne. Auto pilotoval skúsený pilot major Ploer Peter Hill.

Boeing B-17 alias model 299

Príčinou nehody bola chyba majora, nie mechanické zlyhanie. Model 299 bol zložitejší ako jeho predchodcovia. Ak chcete vzlietnuť, musíte dodržiavať prísny postup. Pán Hill podľa algoritmu vo svojej mysli zabudol odomknúť ovládanie kormidla a výškovky. Zahynuli dvaja z piatich členov posádky vrátane pilota.

Ale armáda nestratila záujem o lietadlo. Bolo to ideálne ako bombardér. Bolo potrebné prísť na to, ako jeden pilot dokáže ovládať zložitý stroj a vyhnúť sa chybám. Riešením bolo vytvorenie kontrolných zoznamov.

Kontrolný zoznam je kontrolný zoznam úloh. Po dokončení ďalšej položky sa prečiarkne a začne sa pracovať na ďalšej. Dnes sa kontrolné zoznamy používajú úplne všade. V osobnom plánovaní, vedeckom výskume, vesmírnych misiách, vývoji programov, testovaní a mnoho ďalších.

Medzi incidentom z roku 1935 a životom každého z nás možno nájsť analógiu. Ak si všetko ponecháme v hlave, jedného dňa niečo stratíme zo zreteľa. „Padáme na bok a padáme,“ rovnako ako model 299. Dobrým nástrojom, ako sa tomu vyhnúť, je kontrolný zoznam. Tupá ceruzka je lepšia ako ostrá pamäť.

Ešte lepšie sú aplikácie, ktoré umožňujú vytvárať a spravovať kontrolné zoznamy. Programy vám môžu láskavo pripomenúť nadchádzajúce úlohy. V aplikáciách môžete nastavovať termíny, uprednostňovať úlohy, používať prílohy, vytvárať a triediť zoznamy. A to všetko sa dá kedykoľvek jednoducho zmeniť bez zašpinenia listov papiera.

Väčšina služieb na vytváranie kontrolných zoznamov sa vyznačuje jednoduchosťou a intuitívnym rozhraním.

Evernote

Vytvorenie kontrolného zoznamu v Evernote

Prečítajte si tiež

• Trello. Husky, ktorý pomôže riadiť projekty a...

Pristihli ste sa niekedy pri myšlienke, že to nie je prvýkrát, čo niečo opakujete zamestnancovi?

Alebo si všimnete, že pri vykonávaní známej úlohy robia zamestnanci rovnaké nepríjemné chyby a strácajú čas?

Ak áno, potom je čas dať pokyn zamestnancom, aby vypracovali kontrolné zoznamy.

Kontrolný zoznam(Kontrolný zoznam) – zoznam obsahujúci množstvo potrebných kontrol pre akúkoľvek prácu. Označením položiek v zozname sa zamestnanec môže dozvedieť o stave/správnosti tejto práce.

Dôležitosť kontrolných zoznamov nemožno preceňovať. Bez ohľadu na to, ako skúsený je zamestnanec, v zhone môže ľahko zabudnúť na dôležitý detail. Vezmime si napríklad bežnú situáciu – príprava na účasť na výstave. Ide o veľmi nákladný podnik. Jeden vynechaný detail – letáky nevytlačené včas – môže stáť polovicu rozpočtu.

Môžu sa použiť kontrolné zoznamy v rôznych oblastiach: existujú kontrolné zoznamy pre čašníkov, pilotov, obchodníkov, webdizajnérov.

Nižšie sú uvedené pravidlá pre vytváranie kontrolných zoznamov, ktoré pomôžu vašim zamestnancom vytvoriť užitočný a kvalitný nástroj.

Pravidlá zostavovania kontrolných zoznamov

1. Jeden bod – jedna operácia

Položky kontrolného zoznamu predstavujú minimálne dokončené operácie. Čo to znamená?

Objednávka výroby vizitiek a doručenie vizitiek do kancelárie sú 2 rôzne operácie.

Preto sú v kontrolnom zozname zobrazené ako samostatné položky:

boli objednané vizitky

vizitky doručené do kancelárie

2. Body sa píšu kladne

Účelom kontrolného zoznamu je skontrolovať pripravenosť, preto je lepšie zostaviť položky v kladnej forme - „objednané, doručené“. Porovnaj znenie:
„objednať vizitky“ a „vizitky sú objednané“. Druhá možnosť si vyžaduje väčšiu zodpovednosť.

3. Optimálny počet bodov je do 20

Kontrolné zoznamy by nemali byť dlhé. Optimálny počet bodov je do 20. V prípade potreby je lepšie rozdeliť úlohu do niekoľkých etáp a vytvoriť samostatný kontrolný zoznam pre každú fázu.
Príklad kontrolného zoznamu:

Efektívna implementácia kontrolných zoznamov

1. Testovanie

Po zostavení kontrolného zoznamu si spolu so zamestnancom v duchu prejdite všetky body. Napíšte, čo ste zmeškali. Umiestnite body v správnom poradí. Vykonajte úpravy.

2. Dizajn

Kontrolný zoznam by mal vyzerať esteticky - potom sa s ním bude pracovať príjemnejšie.

3. Pohodlný prístup

Zorganizujte zdieľaný prístup k dokumentom pre zamestnancov, aby sa dali ľahko vytlačiť v správnom čase. Vytlačte výsledný zoznam vo forme tabuľky (ak sa kontrolný hárok vypĺňa každý deň).

Výhody používania kontrolných zoznamov

• Štruktúrovanie informácií v hlave zamestnanca. Pri zapisovaní potrebných úkonov zamestnanec jasne chápe požadovanú postupnosť úloh.
• Zvýšenie rýchlosti zaškolenia nových zamestnancov. Nie je potrebné opakovať postupnosť operácií po stýkrát. Stačí poskytnúť krátku inštruktáž a dať kontrolný zoznam pre samostatnú prácu.
• Vysoké výsledky, znížený počet chýb. Ako už bolo spomenuté na začiatku článku, kontrolné zoznamy pomáhajú vyhnúť sa prepichnutiu a chybám z nepozornosti.
• Zameniteľnosť zamestnancov.
• — zamestnanci strávia podstatne menej času opakovaním úloh.

Príklady užitočných kontrolných zoznamov pre online podnikanie

Pri vytváraní kontrolného zoznamu pamätajte: vytvárate ho predovšetkým pre zamestnanca, on musí intuitívne pochopiť, čo je čo, a nesmie sa stratiť medzi všetkými bodmi, ktoré ste si zapísali. A je lepšie analyzovať vykonávanie úloh pomocou špecializovaných programov. Napríklad, Yaware.TimeTracker, ktorý umožňuje nielen vytvárať a delegovať projekty a úlohy, ale ich aj kontrolovať vo všetkých fázach implementácie, analyzovať štatistiky a produktivitu každého zamestnanca. Môžete vyskúšať nové funkcie. Alebo sa zaregistrujte a získajte 14 dní zadarmo – otestujte pred nákupom!

Vyskúšajte Yaware.TimeTracker zadarmo 14 dní, all inclusive

Firemný blog / Elektronický kontrolný zoznam. Výber najlepšej cloudovej služby pre kontroly, inšpekcie a audity

Elektronický kontrolný zoznam. Výber najlepšej cloudovej služby pre kontroly, inšpekcie a audity

Elektronický kontrolný zoznam je pohodlná mobilná aplikácia, v ktorej sa pracuje na dokumente organizovanom v určitom poradí, ktorý obsahuje zoznam otázok (položiek, kritérií) kombinovaných do kategórií (skupín) podľa jedného sémantického kritéria. Elektronický kontrolný zoznam vám umožňuje efektívne vyhodnocovať a monitorovať implementáciu určitých faktorov, parametrov, metrík, aspektov, komponentov, kritérií a úloh v takmer akejkoľvek oblasti ľudskej činnosti. Kontrolné zoznamy sa aktívne používajú v obchode, stavebníctve, výrobe, medicíne, letectve a mnohých ďalších odvetviach. Elektronické kontrolné zoznamy sú žiadané najmä v maloobchode a službách ako pohodlný nástroj na vykonávanie všetkých typov kontrol, inšpekcií, obchodných auditov, kontroly kvality, dodržiavania podnikových noriem a poskytovanie záverečných správ manažérom spoločností o aktuálnom stave vecí. Hlavnými spotrebiteľmi tejto technológie sú siete rôznych obchodov, reštaurácií, hotelov, čerpacích staníc, lekární, bánk, poisťovní, štruktúr na poskytovanie úverov a mikropôžičiek, kiná, lekárske a fitness centrá atď.

Výhody použitia

Možnosti tarifného plánu

Kontrolné zoznamy online

Elektronický kontrolný zoznam v cloude

Kontrolný zoznam sa niekedy nazýva prehľad výsledkov, kontrolný zoznam alebo kontrolný zoznam. Pred rozšírením mobilných zariadení sa používali výlučne papierové kontrolné zoznamy a kontrolné zoznamy, niekedy doplnené o používanie hlasového záznamníka. Papierové verzie sa však vďaka univerzálnemu prieniku mobilných technológií a gadgetov do nášho každodenného života rýchlo posunuli na kvalitatívne inú úroveň používania a pretransformovali sa do svojej elektronickej verzie na tabletoch a smartfónoch. Pohodlie elektronických kontrolných zoznamov v porovnaní s papierovými je zrejmé – mobilné zariadenia sú kompaktného charakteru a obsahujú celkom výkonné vstavané nástroje na kvalitnú fotografiu, nahrávanie zvuku a videa. Na vyplnenie elektronického kontrolného zoznamu nemusíte mať so sebou pero a ceruzku, všetka práca sa vykonáva bežným a ľahkým dotykom prstov na obrazovke smartfónu a tabletu. Navyše už má smartfón takmer každý a napríklad tajný nakupujúci, ktorý si v tichosti fotí vystavenie tovaru a svoje postrehy nadiktuje do audionahrávky, vzbudí v supermarkete oveľa menšiu pozornosť ako ten, kto ručne vypĺňa stĺpce a zoznamy pomocou kus papiera, kopírovanie cien po ceste. . Prvými ľuďmi v maloobchode, ktorí zažili krásu používania kontrolných zoznamov na mobilných zariadeniach, boli obchodní audítori, zamestnanci oddelenia kontroly kvality, vedúci veľkých obchodných reťazcov a tajní zákazníci. Na druhej strane sa na trhu začali objavovať inovatívne cloudové služby, ktoré umožňujú organizovať inšpekcie, audity, obchodné audity a kontrolu kvality práce spoločnosti výlučne pomocou elektronických kontrolných zoznamov s ukladaním všetkých zozbieraných údajov v cloude.

Samotný kontrolný zoznam na mobilnom zariadení nebude veľmi užitočný, ak nie je súčasťou cloudovej služby pre elektronické kontrolné zoznamy. Cloudová služba elektronických kontrolných zoznamov je softvérový balík na plánovanie a vykonávanie akýchkoľvek kontrol, inšpekcií a auditov, ako aj na poskytovanie operatívneho a analytického reportovania manažérovi o zistených porušeniach, nedostatkoch, nedostatkoch a odchýlkach. Služba sa zvyčajne skladá z webovej stránky (serveru) a mobilnej aplikácie (klient). Webová stránka spravuje adresáre podnikových zariadení alebo predajní (obchody, reštaurácie, kancelárie atď.), regióny, kontrolné zoznamy, pohľadávky, používateľov a ich úlohy. Bežní používatelia sú nakonfigurovaní tak, aby dostávali informačné upozornenia o aktívnych a oneskorených kontrolách, servisné oddelenia - upozornenia na porušenia v položkách kontrolného zoznamu v „oblasti ich zodpovednosti“, vedúci spoločnosti - po dokončení práce dostávali záverečné fotosprávy. inšpektor a ďalšie zodpovedné osoby podieľajúce sa na kontrole. Na webovej stránke služby sa vykonáva aj hromadné plánovanie kontrol, inšpekcií a auditov, ktoré distribuuje zodpovedná osoba (koordinátor) inšpektorom (dozorcom, inšpektorom, audítorom a mystery shopperom). Špeciálny návrhár umožňuje vytvárať neobmedzené množstvo kontrolných zoznamov ľubovoľnej zložitosti a ľubovoľnej veľkosti pre rôzne typy hodnotení (áno/nie, body, výber zo zoznamu, numerické/kvantitatívne hodnotenie, komentár atď.) Každá položka (kritérium) kontrolného zoznamu môže mať vlastný typ hodnotenia. Pre pohodlie inšpektora môžete pomocou konštruktora kontrolného zoznamu nastaviť trasu na sledovanie objektu kontroly, aby ste sa nevracali dvakrát do už kontrolovaných oblastí a vykonali kontrolu „na jeden záťah“. To výrazne znižuje čas strávený kontrolou a výrazne zvyšuje prijatú „návratnosť“ z práce každého zamestnanca vykonávajúceho kontrolu pomocou elektronického kontrolného zoznamu.

V najjednoduchších prípadoch je elektronický kontrolný zoznam iba zoznamom položiek, ktoré možno označiť ako „Áno“ alebo „Nie“, avšak v špeciálnych cloudových službách a systémoch, ktoré používajú veľké spoločnosti na federálnej úrovni, je množstvo informácií vždy postavené okolo. elektronický kontrolný zoznam dodatočná a často špecifická funkcia „šitá na mieru“ pre konkrétnu oblasť podnikania, ktorá vám umožňuje používať tento nástroj najefektívnejším spôsobom na vykonávanie auditov, inšpekcií a akýchkoľvek iných kontrol. Položky kontrolného zoznamu môžu mať „váhu“ vo forme bodov alebo vo forme peňažnej pokuty. Dostupné prevádzkové a analytické hlásenia vám umožňujú zostavovať hlásenia o porušeniach v rôznych sekciách na ľubovoľné časové obdobie, pričom identifikujú „slabé miesta“, kde dochádza k porušovaniu najčastejšie, a hlavných „outsiderov“, ktorí so zlým úmyslom porušujú prijaté pracovné pravidlá a podnikové štandardy. Pomocou dostupného reportingu môže vedúci spoločnosti na základe vykonaných auditov vygenerovať a poslať priamo do účtovného oddelenia osobitnú správu o odpočítaní odmien pre pochybených zamestnancov. Cloudová služba elektronických kontrolných zoznamov vám umožňuje nielen vykonávať interné, krížové, plánované a neplánované kontroly pomocou vlastného oddelenia kontroly kvality (oddelenie monitorovania), ale aj zapojiť špecialistov z marketingových agentúr (outsourcingov) a tajných nákupcov, ktorí organizujú ich spoločné pracovať v jednom informačnom systéme.priestoru spolu s ostatnými divíziami a podpornými službami spoločnosti. To všetko umožňuje šéfovi spoločnosti dostávať konsolidované správy o všetkých kontrolách (vlastných aj externých) na jednom mieste naraz, bez toho, aby strácali čas „prepájaním dát“ a rozptyľovali svoju pozornosť na rôzne formáty správ v klientskych účtoch na webové stránky marketingových agentúr.

Počas práce v službe inšpektor (inšpektor alebo audítor) vykonáva kontrolu pomocou elektronického kontrolného zoznamu na svojom mobilnom zariadení, pričom zaznamenáva porušenia a odchýlky, priraďuje ku každej položke hodnotenie a pripája fotografie s komentármi. Pri každej položke kontrolného zoznamu môže inšpektor vidieť aj vzorovú fotografiu toho, čo by malo byť „správne“, „bez priestupkov“, takže môže jednoducho porovnať normu s tým, čo v skutočnosti je. Ku každej položke môžete okrem fotografií a komentárov vytvoriť a pripojiť aj zvukový alebo video záznam. Funkcia geolokácie mobilného zariadenia vám umožňuje potvrdiť skutočnosť, že inšpektor navštívil lokalitu, a zaznamenanie dátumu a času vytvorenia inšpekcie (auditu), prijatia do zamestnania, presunu do ďalšej fázy a ukončenia vám umožní vyhnúť sa žonglovaniu. reálny čas strávený prácou. Po ukončení práce kontrolóra na kontrolnom zozname môže byť kontrola presunutá do ďalšej fázy na podpis zodpovednou osobou s následnou elimináciou identifikovaných pripomienok, ako aj na vytváranie reklamácií na servisné oddelenia spoločnosti (IT servis, Upratovanie , donáška atď. .) V maloobchode a službách sú zodpovednými osobami zvyčajne riaditelia predajní alebo manažéri reštaurácií/hotelov/hotelov/kancelárií v závislosti od oblasti činnosti spoločnosti. Je potrebné poznamenať, že akýkoľvek pokus o manipuláciu výsledkov práce na chybách zo strany zodpovedných osôb priložením vopred pripravených „opravených“ a „retušovaných“ fotografií je vylúčený, pretože Služba voliteľne nastavuje zákaz pripájania fotografií v mobilnej aplikácii z galérie a dátum a čas vytvorenia fotografie a komentára budú slúžiť ako dodatočný dôkaz o skutočne vykonanej práci, a to zo strany kontrolóra aj zo strany kontrolóra. súčasťou všetkých zodpovedných osôb. Podpora viacerých etáp realizácie, zapojenie zodpovedných osôb a servisných oddelení spoločnosti do kontroly, rýchly príjem hlásení – výrazná funkcionalita, „trik“ dobre postavenej služby elektronického kontrolného zoznamu, ktorú nie je možné efektívne organizovať a opakovať počas „ kontroly na papieri“. Papierový kontrolný zoznam sa ľahko stratí, je mimoriadne ťažké k nemu pripojiť fotografie a pri spätnej väzbe od zodpovedných je ťažké skontrolovať, či boli chyby skutočne opravené alebo nie. Generovanie aspoň nejakého „rozumného hlásenia“ sa mení na strašnú bolesť hlavy a zaberá veľa času, ktorý by sa dal venovať oveľa užitočnejšej práci. Všetky tieto problémy možno ľahko vyriešiť automatizáciou kontrolných zoznamov a prenesením všetkej papierovačky a zastaraných riadiacich technológií na „elektronické koľajnice“.

Akákoľvek kontrola pomocou elektronického kontrolného zoznamu môže pozostávať z niekoľkých etáp – „iba skontrolovať“, „skontrolovať a podpísať“, „skontrolovať, podpísať a pracovať na chybách“ alebo „skontrolovať, podpísať, preniesť a pracovať na chybách“. Ak je kontrola vykonaná procesom „iba kontrola“, potom kontrolór vykoná kontrolu a okamžite ju uzavrie, pretože tento proces nezahŕňa zapojenie zodpovedných osôb. Účelom kontroly tohto procesu je výlučne identifikovať a zaznamenávať porušenia. Ak sa kontrola vykonáva iným procesom, všetky zodpovedné osoby zapojené do kontroly môžu v závislosti od aktuálnej fázy, svojich úloh a práv pridať vlastné pripomienky, vyjadriť nesúhlas s priestupkami, uviesť spôsoby a termíny na odstránenie priestupkov. , vysvetľovať dôvody ich vzniku, vytvárať sťažnosti na servisné oddelenia a pod. Pri každej kontrole sa tak vygeneruje pre manažéra celkom zaujímavá a poučná „korešpondencia“, ktorá názorne demonštruje obraz o priestupkoch a sprievodnej reakcii všetkých zainteresovaných osôb a zodpovedných útvarov. Všetky informácie zhromaždené ako výsledok auditu sa rýchlo stanú dostupnými pre vedúceho spoločnosti, územných (klastrových) manažérov a kurátorov v správach na webovej stránke služby a e-mailových/push notifikáciách automaticky odosielaných na e-mail a mobilné zariadenia. Vo veľkých spoločnostiach môže plánovanie a distribúciu inšpekcií medzi inšpektorov vykonávať koordinátor, ktorým je zvyčajne špecialista z oddelenia kontroly a monitorovania kvality. V tomto prípade sa pomerne často používa proces „kontroly, podpisu, prenosu a práce na chybách“. Po vykonaní inšpekcie inšpektor odovzdá inšpekciu riaditeľovi alebo manažérovi na podpis, následne inšpekciu prenesie na koordinátora. Tu sa práca inšpektora s kontrolou končí, zvyšok vykonáva koordinátor, ktorý preberá od riaditeľa alebo manažéra prácu na chybách, uzatváranie priestupkov a následne celú kontrolu ako celok.

Ďalšou charakteristickou črtou, a možno dokonca povedať životnou nevyhnutnosťou cloudovej služby elektronických kontrolných zoznamov, je možnosť pracovať offline, keď inšpektor (inšpektor alebo audítor) vykoná kontrolu oproti kontrolnému zoznamu na svojom mobilnom zariadení so slabým alebo úplným chýbajúci internetový kanál. Problémy s internetovým pripojením môžu nastať z rôznych dôvodov – kontrolný bod sa nachádza v interiéri na prízemí alebo geograficky ďaleko vo „outbacku“, v rovnakej vzdialenosti od regionálnych a mestských centier. Ďalším dôvodom môže byť náhla porucha samotného mobilného zariadenia. Chýbajúce internetové pripojenie by nemalo zasahovať do výkonu kontrol a auditov, najmä ak je inšpektor preč, „na služobnej ceste“, preto by služba mala obsahovať možnosť „odloženej synchronizácie“ údajov. Pri absencii internetového pripojenia inšpektor pokojne vykoná kontrolu podľa kontrolného zoznamu na svojom smartfóne alebo tablete, po ktorej, len čo vstúpi do oblasti pokrytia stabilného internetu, sa údaje zozbierajú. Kontroly sú synchronizované so serverom, „do cloudu“, a potom sú okamžite dostupné vo všetkých prevádzkových a analytických správach.

Účelom akejkoľvek kontroly môže byť nielen predajňa, reštaurácia, kancelária či iné zariadenie ako celok, ale aj jednotlivec – zamestnanec. V tomto prípade inšpektor pri vytváraní kontroly vyberie proces zahŕňajúci konkrétneho zamestnanca do kontroly, pričom vyberie celé meno kontrolovaného zamestnanca zo zoznamu alebo ho zadá ručne do špeciálneho vstupného poľa. Tieto typy kontrol sú obzvlášť dôležité v predajných showroomoch, kde obchodný poradca zohráva dôležitú úlohu v procese predaja, rozvíja potrebu kupujúceho po produkte za chodu, „prekonáva“ námietky a presviedča ho, aby kúpil a ďalej predával. To najdôležitejšie – konečný predaj – závisí od toho, ako predajca vyzerá a ako sa správa, jeho schopnosti viesť dialóg so zákazníkmi, znalosti predajných techník a dodržiavania firemných štandardov. Ak si predajca zabudol obliecť odznak, vyžehliť košeľu, upraviť si vlasy alebo použiť dezodorant, potom môže potenciálneho kupca odradiť neupravený a „rozoberaný“ vzhľad. A tam, kde dochádza k porušeniam a neexistuje jasná kontrola, každé porušenie môže spôsobiť kaskádu ďalších porušení. Výsledkom je, že bez náležitej kontroly začnú zamestnanci bezstarostne pracovať a nedbajú na dodržiavanie firemných štandardov a plnenie si svojich pracovných povinností. Dohľad nad zamestnancami je nevyhnutný nielen vo vzťahu k technike predaja, ale aj vo vzťahu k hygiene a dodržiavaniu pravidiel správania sa na pracovisku. Takéto kontroly sú obzvlášť dôležité v sektore služieb – stravovanie. Napríklad zamestnanci reštaurácie pracujúci s jedlom musia nosiť uzavretú obuv, vlasy musia mať zopnuté, aby sa nedostali do pripravovaného jedla. Kuchár a každý iný zamestnanec pracujúci s jedlom si musí udržiavať čisté ruky a nosiť rukavice.

V cloudovej službe elektronických kontrolných zoznamov, ako v každom serióznom obchodnom a účtovnom systéme, neexistuje spôsob, ako sa zaobísť bez rozvinutého systému rolí a delimitácie užívateľských práv. Roly môžu regulovať prístup používateľov k určitým sekciám služby na webovej stránke, ako aj právo vykonávať určité akcie. Klasické roly v službe môžu byť „Inšpektor“, „Manažér“, „Kurátor“, „Koordinátor“, „Manažér porušení“, „Správca“. Každý zamestnanec môže mať niekoľko rolí naraz, prítomnosť viacerých rolí súčasne môže na jednej strane obmedzovať schopnosti zamestnanca a špeciálne ich rozširovať. Prístup k údajom môže byť obmedzený aj „regiónom“, takže zamestnanci v niektorých regiónoch nemajú prístup k údajom od zamestnancov v iných regiónoch. Služba tak môže organizovať izolovanú prácu viacerých spoločností pôsobiacich pod rovnakou značkou, ale na rôznych územiach, nezávisle od seba. Spoločnosti budú mať prístup k službe ako jeden „vstupný bod“ a budú používať rovnaké technológie prijaté „materskou“ spoločnosťou, ale nebudú mať vzájomný prístup k svojim údajom.

Základnou súčasťou služby je podávanie správ o výsledkoch kontrol a auditov manažérovi. Analytické a operatívne výkazníctvo umožňuje manažérovi robiť strategické rozhodnutia, identifikovať najhorších porušovateľov a outsiderov, zbaviť tých, ktorí sa previnili, a tiež pochopiť, kde a v ktorých oblastiach sa pácha najviac porušení a nedostatkov. Reporting pomáha manažérovi rýchlo vidieť celkový obraz o dodržiavaní podnikových štandardov a kvalite práce spoločnosti ako celku, a to aj napriek jej veľkosti a celkovému počtu vzdialených pobočiek, ktoré môžu byť rozptýlené nielen po celej krajine, ale aj mimo nej. hranice. Po vykonaní kontroly v ktoromkoľvek bode, aj keď sa nachádza tisíce kilometrov od ústredia, sa na e-mail manažéra okamžite odošle „rýchla fotoreportáž“, ktorá jasne ukáže celé „rozloženie“ zistených porušení s sprievodné komentáre od všetkých zamestnancov a služieb zapojených do inšpekcie (inšpektor, manažér, manažér, servisné oddelenia atď.) Služba by tiež mala poskytovať možnosť analyzovať zozbierané informácie o porušeniach v rôznych sekciách s možnosťou hĺbkovej analýzy od najvyššej úroveň zoskupenia až po konkrétnu inšpekciu.

Integrácia s účtovnými systémami

Integráciu služby checklist s účtovnými a manažérskymi systémami (SAP, GESTORI, 1C, Navision, Galaktika, R-Keeper - v maloobchode a verejnom stravovaní, PMS systémy - v hotelierstve a pod.) je možné realizovať niekoľkými spôsobmi - cez API a exportom/importom dát cez medzisklad (FTP, služby cloudového ukladania dát a pod.) Ak hovoríme o maloobchode, tak často je potrebná výmena dát s účtovným alebo ERP systémom pre dynamické načítanie tovaru do služby ( TOP-100, TOP-300), ktoré musí skontrolovať inšpektor. Účelom týchto typov kontrol môže byť kontrola zobrazenia a dostupnosti, ako aj kontrola cenoviek propagačného tovaru. Stojí za zmienku, že v rôznych maloobchodných predajniach môže byť zoznam vyloženého tovaru odlišný, takže služba kódu predajne by mala byť schopná načítať určitý tovar iba pri kontrole zodpovedajúcej predajne. Dynamické načítavanie položiek produktu by malo prebiehať pomerne flexibilne s možnosťou vložiť zoznam tovaru kamkoľvek do kontrolného zoznamu, pričom zostávajúce položky „odstrčiť“, avšak bez porušenia určeného priebežného číslovania.

Užšiu integráciu je možné vykonať vo fáze vytvárania alebo blokovania používateľov súčasne v účtovnom systéme aj v službe. Na tento účel vývojári na strane spoločnosti napíšu dodatočný kód do účtovného systému, ktorý pri vytváraní alebo úprave používateľa synchrónne volá rozhranie API služby kontrolného zoznamu a tam vykonáva podobné akcie. To eliminuje potrebu dodatočne nezávisle spravovať používateľov služieb. Alebo je možné pravidelne sťahovať aktuálny zoznam zamestnancov z účtovného systému a automaticky ho načítať do služby, čím sa používatelia dostanú do súladu, vytvárajú sa noví a blokujú sa prepustení. „Akrobaciou“ môže byť schopnosť overovať používateľov v službe prostredníctvom služby Active Directory spoločnosti.

Ak základné vykazovanie služby „out of the box“ nestačí a spoločnosť má k dispozícii tím analytikov vyzbrojených systémami OLAP a inými systémami na analýzu údajov (QlikView, Microsoft BI atď.), nahratie „ nespracované údaje“ možno konfigurovať pravidelne » - kontrolné body s fotografiami a komentármi. Dáta je možné nahrať na FTP server a potom ich importovať do „vášho“ systému na analýzu údajov, aby ste mohli zostaviť rôzne analytické správy.

Výhody použitia

Výhoda elektronických kontrolných zoznamov oproti papierovým je zrejmá - úplné odmietnutie papierových médií so sprievodným riešením všetkých problémov spojených s „usadzovaním“ papiera na stoloch, irelevantnosť a strata údajov, neschopnosť manažéra rýchlo a presne prijímať promptné a spoľahlivé informovanie o tom, čo sa skutočne deje „na miestach“. Hlavné problémy, ktorým čelia spoločnosti, ktoré stále používajú papierové kontrolné zoznamy, a ktoré sa naopak riešia používaním služby elektronického kontrolného zoznamu:

• Nedostatok jedného centralizovaného úložiska
• „Usporiadanie“ údajov v tabuľkách, strata údajov
• Nízka rýchlosť zadávania údajov, súvisiace chyby
• Podvody a neférová manipulácia s údajmi
• Ťažkosti pri spájaní fotografií, zvukových a obrazových údajov s papierovými kontrolami
• Dlhé oneskorenia pri prijímaní údajov zo vzdialených miest a pobočiek
• Nedostatok informačných oznámení o oneskorených a neuskutočnených kontrolách
• Nedostatok mechanizmov na hromadné plánovanie a koordináciu kontrol
• Neschopnosť rýchlo zapojiť servisné oddelenia do riešenia zistených problémov
• Problémy s pripojením heterogénnych údajov pri prilákaní tajných zákazníkov
• Neschopnosť vykonávať inšpekcie alebo audity relatívne skryto
• Manuálna tvorba reportov, neschopnosť poskytnúť ich manažmentu včas

Medzi ďalšie výhody používania systému elektronického kontrolného zoznamu patrí absencia nutnosti nasadzovania vlastnej infraštruktúry, náklady na údržbu a možnosť flexibilného využívania mesačného predplatného poskytovaných služieb. Pretože služba funguje „v cloude“, potom si užívatelia na spustenie stačí stiahnuť mobilnú aplikáciu z App Store a Google Play do svojho osobného smartfónu alebo tabletu a okamžite začať pracovať. K dátam je možné pristupovať odkiaľkoľvek na svete prostredníctvom internetového prehliadača a mobilnej aplikácie. Spoločnosť nemusí investovať dodatočne do infraštruktúry, hardvéru či technickej podpory a tiež nemusí svojim zamestnancom kupovať konkrétne mobilné zariadenia. Čas potrebný na nasadenie a spustenie služby vo firme je minimálny a je limitovaný len časom stráveným importovaním prvotných údajov o objektoch kontroly, existujúcich kontrolných zoznamoch a zamestnancoch, ktorí budú pracovať. Je potrebné vziať do úvahy aj to, že služba, testovaná na mnohých desiatkach a dokonca stovkách spoločností z rôznych oblastí podnikania, môže poskytnúť pomerne výkonnú a „sofistikovanú“ funkcionalitu hneď po vybalení, ktorú predtým požadovali iní používatelia. služby. Spoločnosť, ktorá sa rozhodne pripojiť k systému elektronického kontrolného zoznamu, tak môže okamžite získať množstvo už vyvinutých užitočných „trikov“, technológií a princípov práce na organizovanie a vykonávanie kontrol, o ktorých existencii nikto v samotnej spoločnosti dokonca vedel, ale bol by som rád, keby som ich mal k dispozícii.

Ak sú tajní nakupujúci zapojení do kontrol, môžu jednoducho začať pracovať v službe tak, ako ostatní zamestnanci firmy, stiahnutím mobilnej aplikácie do smartfónu alebo tabletu. Prácu všetkých kontrolných štruktúr (ich oddelenia kontroly kvality, supervízorov a nezávislých tajných nákupcov) tak možno organizovať v jedinom informačnom priestore, bez potreby spracovávať zozbierané dáta niekde inde a importovať ich do služby. To vedie k tomu, že údaje v kontrolných správach vykonaných mystery shoppermi sa objavia okamžite a bezodkladne. Ak by prácu tajných nakupujúcich organizovali špeciálne marketingové agentúry, najskôr by zbierali údaje vo vlastných systémoch a službách, agregovali by ich do jedného celku a poskytovali vo forme reportu, ktorý by sa neskôr musel nejako spojiť a kombinovať a importovať s údajmi zozbieranými ako výsledok auditov vykonaných vašimi vlastnými zamestnancami. Pri práci s elektronickým kontrolným zoznamom môže spoločnosť dokonca odmietnuť služby marketingových agentúr a najímať tajných kupujúcich sama, čím poskytuje hotový nástroj pre prácu vo forme špeciálnej mobilnej aplikácie. S neobmedzeným a nekontrolovaným zavádzaním nových používateľov do služby však môže vzniknúť množstvo problémov súvisiacich s tarifnou politikou používanou väčšinou služieb elektronického kontrolného zoznamu vyvinutých na Západe, o ktorých sa bude diskutovať nižšie.

Možnosti tarifného plánu

Používanie cloudových služieb vždy zahŕňa mesačné predplatné. Medzi výhody mesačného predplatného patria nízke náklady na používanie služby v porovnaní s nákladmi na akýkoľvek vlastný vývoj od začiatku a na kľúč. Stojí za zmienku, že náklady na služby môžu byť tvorené úplne odlišnými spôsobmi. Takmer všetky západné služby pôsobiace na americkom a európskom trhu a poskytujúce služby elektronického kontrolného zoznamu nie sú prispôsobené „domácim špecifikám“, nie sú lokalizované do ruštiny a počítajú náklady na mesačné predplatné v dolároch alebo eurách na základe počtu používateľov (vrátane a neaktívny) Ak je počet používateľov služby relatívne malý, potom môžu byť náklady na predplatné založené na počte používateľov relatívne nízke. Pre niektorých veľkých predajcov potravín so stovkami internetových obchodov však môžu byť mesačné náklady na službu, ktorá si účtuje peniaze podľa počtu používateľov, jednoducho nedostupné. Dôvodom je, že „seriózny“, funkčne prepracovaný systém elektronických kontrolných zoznamov nielenže môže, ale MAL by umožniť zapojenie nielen inšpektorov, ale aj mnohých ďalších zamestnancov a útvarov do kontrol. Napríklad v maloobchodnom reťazci potravín, ktorý tvorí 100 supermarketov, môže kontroly vykonávať 10 ľudí z oddelenia kontroly kvality a 5 územných manažérov (dozorcov). Každá predajňa má minimálne jedného riaditeľa a jeho zástupcu, nehovoriac o radových manažéroch, pokladníkoch a ochrankároch, ktorí môžu tiež podliehať kontrole. Nechýbajú ani servisní pracovníci, ktorí musia odstraňovať zistené porušenia (IT servis, Upratovanie, Donáška a pod.) a samozrejmosťou je vedenie spoločnosti, vedúci rôznych oddelení a divízií, ktorí si prehľady aspoň pozrú a môžu aj samostatne napadnúť akýkoľvek obchod s náhlou neplánovanou kontrolou. Všetci títo používatelia musia byť zapísaní do systému a zaplatení podľa tarifného plánu. Pri funkčne „pokročilej“ službe môže klasická kontrola zapojiť nielen zamestnanca vykonávajúceho kontrolu, ale aj vedúceho (prípadne jeho zástupcu), ako aj obsluhujúceho zamestnanca pri vytváraní reklamácie. Ak sa skontroluje každý obchod zo sto supermarketov, potom sa počet používateľov v systéme môže pohybovať od 100 do 200 alebo viac aktívnych používateľov. Rozsah mesačných nákladov na používateľa za mesiac medzi najznámejšími západnými službami ponúkajúcimi funkčnosť elektronického kontrolného zoznamu v tej či onej forme sa pohybuje od 12 do 28 dolárov, čo pri celkovom priemernom počte 150 používateľov za minimálnu cenu bude 150 * 12 = 1800 dolárov alebo viac ako 100. 000 rubľov mesačne (vypočítané podľa výmenného kurzu z apríla 2017). A vo väčších spoločnostiach s tisíckami zamestnancov môžu mesačné náklady na akúkoľvek službu viazanú na používateľov, dokonca aj pri zohľadnení „podnikovej zľavy“, dosahovať desiatky tisíc dolárov a dosahovať milióny rubľov.

Niektoré služby viažu svoje tarify na počet vykonaných kontrol a celkový počet kontrolných zoznamov, zatiaľ čo iné služby stavajú svoju tarifnú politiku na celkovom počte pripojených kontrolných bodov/objektov. Napríklad v našej službe Maloobchod sa uplatňuje najdemokratickejší a najrozumnejší prístup k cenotvorbe, v ktorom je tarifná politika založená na výpočte počtu kontrolovaných bodov/predmetov, pričom počet kontrol, kontrolných zoznamov a používateľov nie je obmedzený v akýmkoľvek spôsobom. Okrem toho, ak vezmeme do úvahy nahromadené odborné znalosti, nahromadené skúsenosti z práce so stovkami klientov z rôznych oblastí podnikania a pochopenie domácich špecifík práce mnohých spoločností, dôvodne sa domnievame, že takýto prístup k cenotvorbe robí z našej služby najziskovejší nákup pre spoločnosti akejkoľvek veľkosti, od malých sietí až po najväčších hráčov na federálnej úrovni.

Kontrolné zoznamy online

Existuje množstvo ďalších služieb, ktoré súvisia s prácou s online kontrolnými zoznamami. Online kontrolné zoznamy často znamenajú nielen elektronické služby kontrolných zoznamov, ale aj služby, ktoré umožňujú vytvárať a používať jednoduché kontrolné zoznamy Áno/Nie v prehliadači vo forme jednoduchého štandardného zoznamu. Tieto služby nemajú vo svojom arzenáli mobilnú aplikáciu a v klasickom zmysle neposkytujú žiadnu užitočnú funkcionalitu na vykonávanie kontrol, inšpekcií a auditov a nie sú vhodné na organizáciu kontroly kvality práce a dodržiavania firemných štandardov. Takéto služby nemajú prakticky nič spoločné so serióznou automatizáciou kontrolných zoznamov a ich používanie je väčšinou obmedzené na nejaké osobné účely, tzv. „domáce použitie“. Môžete si napríklad vytvoriť kontrolný zoznam na prípravu na dlhú cestu alebo upratovanie bytu.

Riziká a ťažkosti pri samostatnom vývoji

Vo veľkých spoločnostiach sú iniciátormi a hlavnými „lobistami“ automatizácie a implementácie systému elektronického kontrolného zoznamu spravidla riaditelia kvality, vývoja, vedúci oddelení kontroly a monitoringu kvality, personálni riaditelia, v menšej miere IT riaditelia. Tak či onak, ak agenda nastoľuje otázku zavádzania a integrácie nových softvérových produktov a technológií do podnikových procesov spoločnosti, kompetentný a skúsený IT riaditeľ, ktorý myslí výlučne na to, aby podnik a jeho rozvoj priniesol maximálny úžitok okamžite navrhnite na zváženie aspoň niekoľko alternatívnych možností:

• Rozvoj „urob si sám“.
• Zapojenie spoločností tretích strán do vývoja
• Vyhľadávanie a implementácia riešení tretích strán

Svojpomocný vývoj je možný len vtedy, ak máte vlastné silné a kompetentné vývojové oddelenie, ktoré má bohaté skúsenosti s tvorbou komplexných informačných systémov od nuly, ako aj veľa voľného času a nekriticky „rozmazané“ termíny implementácie. Vzhľadom na to, že vývojové oddelenie je spravidla ponorené do údržby vlastného účtovného systému alebo ERP systému a s tým súvisiacich služieb v podobe webovej stránky, dátových skladov, WMS systémov riadenia skladu, OLAP systémov a pod., ako aj skutočnosť, že Podľa štatistík , akýkoľvek časový rámec vývoja stanovený programátormi sa zvyčajne násobí jeden a pol, alebo dokonca dvakrát, nie každý si môže dovoliť robiť niečo sám kvôli obmedzeným ľudským, časovým a finančným zdrojom. A ak by sa aj takýto vývoj naplnil, z hľadiska funkčnosti out-of-the-box bude výrazne zaostávať za univerzálnymi riešeniami, pretože sa s najväčšou pravdepodobnosťou uskutoční s minimálnym rozpočtom, čo najrýchlejšie, narýchlo a „ušité“ výlučne na rýchle riešenie zadaných úloh. Ako „rýchle riešenie“ to nie je úplne zlé, ale z dlhodobého hľadiska to nie je úplne dobré. Nie je to zlé, pretože takýto vývoj zvyčajne aspoň nejakým spôsobom zohľadňuje špecifiká práce spoločnosti a môže byť prispôsobený existujúcim obchodným procesom. A nie je to úplne dobré, pretože služby a produkty tretích strán môžu obsahovať mnoho jedinečných a zaujímavých postupov, ktoré sú zhromaždené v rámci existujúcej funkcionality a sú dostupné, ako sa hovorí, „out of the box“, ktoré boli vyvinuté ako odborné znalosti na mnohých desiatkach a dokonca stovkami ďalších klientov a testované na tisíckach reálnych používateľov. Riešenie tretej strany je možné nasadiť v čo najkratšom čase, pričom už na začiatku implementácie poskytuje bohatú funkcionalitu, o ktorej „ich vývojári“ možno ani len netušili, a umožní vám pozrieť sa na existujúce procesy a praktiky z trocha odlišných uhly s „nezaslepeným“ vzhľadom. Okrem toho v dôsledku objavenia sa samostatnej dodatočnej služby budú mať vývojári ďalšiu záťaž a zodpovednosť. No tam, kde na začiatku nie sú problémy s výkonom, „chyby“, nedostatky, nepochopenia počiatočného vyhlásenia o úlohách a iné drsné hrany, ktoré sprevádzajú spustenie akéhokoľvek nového projektu.

Ak hovoríme o zapojení dodávateľa tretej strany do vývoja, potom seriózny a vysokokvalitný produkt bude vyžadovať rovnako seriózny rozpočet a vysokokvalifikovaného umelca. Okrem toho termíny vývoja tiež nikam nevedú a môžu sa výrazne oneskoriť a dokonca narušiť. Navyše sa pridáva faktor „poškodený telefón“, keď sa vo fáze odsúhlasovania technických špecifikácií diskutovalo o jednej veci, manažéri úloh na strane dodávateľa pochopili druhú, programátori urobili tretiu atď. A opäť sa vraciame k tomu, že ak zhotoviteľ vykonáva tento projekt po prvýkrát, hoci aj podľa kvalitnej technickej špecifikácie, tak ešte nemá skúsenosti a kompetencie, ktoré vyvinuli developeri špecializovaných služieb. a riešenia, ktorí majú za sebou desiatky a stovky úspešných implementácií s klientmi pôsobiacimi v rôznych oblastiach a odvetviach. V dôsledku toho môže finálny produkt vyrobený treťou stranou, aj keď vysoko kvalifikovaným dodávateľom, funkčne zaostávať za špecializovanými riešeniami, ktoré na trhu pôsobia už dlhšiu dobu, majú príklady úspešných implementácií a bohaté skúsenosti v rôznych oblastiach a odvetviach. Existujú aj určité riziká týkajúce sa možnej replikácie vyvinutého riešenia zo strany dodávateľa do iných spoločností, pokiaľ to nie je výslovne uvedené v uzatvorenej zmluve o vývoji. Pridanie muchy do masti je implementáciou ďalších vylepšení. Ak vypracované riešenie zostane pod kontrolou zhotoviteľa, musí byť vyčlenený rozpočet na zákazkové úpravy a dohodnuté termíny, ktoré sa určite zdržia a zmeškajú, najmä keď dokončený projekt už nebude pre zhotoviteľa vyvolávať výrazný peňažný záujem, a hlavné zdroje sú pridelené iným zákazníkom a iným projektom. V prípade prenosu zdrojového kódu vývojovému zákazníkovi vzniká ďalší problém – cudzí programový kód. Dokonca aj dobre napísaný a zdokumentovaný programový kód, podľa názoru takmer každého vývojára, podlieha okamžitému prepísaniu alebo likvidácii. Pochopiť kód niekoho iného je to najťažšie a najnepríjemnejšie, s čím sa môže stretnúť každý, dokonca aj vysokokvalifikovaný vývojár. To všetko je opäť spojené s možnými problémami s vylepšeniami alebo priamou sabotážou vývoja produktu zo strany interného vývojového oddelenia.

Pri vývoji od začiatku nielen služby elektronického kontrolného zoznamu, ale aj akejkoľvek inej mobilnej aplikácie, budú musieť vývojári čeliť aj ďalším ťažkostiam, ktoré pozostávajú z obrovského množstva modelov zariadení a rôznych verzií operačných systémov iOS a Android. Každý rok vydáva ten či onen výrobca nový produkt na novej platforme, ktorý sa môže ukázať ako nekompatibilný so zdanlivo dobre fungujúcou mobilnou aplikáciou. Napríklad to, čo perfektne fungovalo na smartfóne s operačným systémom Android 5, mysticky prestáva fungovať na novšom modeli zariadenia v Androide verzie 6. Navyše, moderné trendy a realita je taká, že z vývojárov mobilných aplikácií sa pomaly, ale isto stávajú najlepšie platení špecialisti na trhu práce. V spoločnostiach, ktoré nie sú kľúčové, je udržanie takýchto špecialistov „natrvalo“ pomerne nákladné vzhľadom na prebiehajúcu krízu a masívne škrty v rozpočte. Nezabudnite na organizáciu služby technickej podpory. Aj keď má spoločnosť vlastnú službu, bude mať ďalšiu záťaž a zodpovednosť v podobe údržby novej služby. Berúc do úvahy všetky vyššie uvedené riziká a ťažkosti, mnohé veľké spoločnosti na federálnej úrovni, ktoré disponujú solídnymi ľudskými a finančnými zdrojmi, radšej „neobjavujú svoje kolesá“, ale namiesto toho kupujú alebo prenajímajú hotové riešenia pre svoje potrebám, výsledkom čoho je získanie bohatej funkcionality. priamo z krabice“, ktoré sú po dohode s vývojárskou spoločnosťou dodatočne prispôsobené prípadným špecifikám a iným požiadavkám, vr. a branding rozhrania. Pre malé firmy, ktoré chcú zaviesť elektronický systém kontrolných zoznamov a nemajú seriózne zdroje na vlastný vývoj, je prenájom riešenia tretej strany jediným spôsobom, ako sa pomerne jednoducho „vžiť do trendov“ a relatívne lacno získať inovatívne technológie. že úspešne Najväčšie firmy ich využívajú pri svojej práci.

Príklady a scenáre praktických implementácií

Klasickým a najbežnejším scenárom využívania služby v maloobchode je sledovanie kvality práce spoločnosti prostredníctvom systematických kontrol zo strany supervízorov alebo územných manažérov „klastra“ ich „sponzorovaných“ predajní. Kontroly sa vykonávajú podľa kontrolného zoznamu, ktorý je rozdelený do kategórií (skupín), z ktorých každá pozostáva z určitých kritérií (položiek). Podľa štandardného kontrolného zoznamu predajne fasáda budovy, vstupný priestor, pokladničný priestor, práca pokladníkov, manažérov a predajcov, vystavenie tovaru, dodržiavanie planogramu, vybavenie predajne, práca oddelení, stav zvyčajne sa kontroluje sklad, technické miestnosti a pod. Pri kontrole kategórie „fasáda, ulica“ je predmetom kontroly prítomnosť a plnosť smetných nádob, výskyt snehu a ľadu v zime, špina a odpad, graffiti na stenách, stav nápisu a pod. V kategórii „vstupná skupina“ je možné kontrolovať čistotu predsiene, činnosť zatváračov dverí, prítomnosť a stav koberčekov atď. V klasických scenároch používania môže mať spoločnosť v službe niekoľko samostatných kontrolných zoznamov, napríklad – „Obchod“, „Supervízor“, „Záhadný nákupca“, „Otvorenie zľavnenej ponuky“, „Služba kontroly“, „Kontrola TOP produktov“ , „Prevzatie“ uložiť do prevádzky“, „Náhodná kontrola“, „Kontrola“, „Požiarna bezpečnosť“ atď. Každý kontrolný zoznam teda môže byť zameraný na kontrolu konkrétnej oblasti (oddelenie, zóna a pod.) Nemôžeme ignorovať a nespomenúť ani organizáciu kontrol pomocou elektronických kontrolných zoznamov vo firmách a podnikoch pôsobiacich v oblasti stravovania a hotelierstva. Pokiaľ ide o stravovanie, kontrolné zoznamy slúžia na kontrolu vzhľadu personálu a jeho práce s jedlom pri príprave a skladovaní jedla. Práve tu je povolený maximálny počet porušení, takže pre spoločnosť, ktorá starostlivo sleduje kvalitu poskytovaných služieb, môže byť automatizácia práce s kontrolnými zoznamami a prechod na používanie špeciálnych služieb otázkou prežitia na trhu, najmä vo svetle toho, ako internetom sa šíria rýchlo negatívne informácie od nespokojných návštevníkov, ktorí objavili kuchárkine chlpy vo svojej polievke a aká je medzi divákmi obľúbenosť programu a la „Revizorro“. Len prísna kontrola a systematické previerky personálu môžu zabezpečiť slušnú kvalitu a úroveň poskytovaných služieb. V gastronomickom priemysle sú najbežnejšími „smermi“ kontrolných zoznamov „Kontrolný zoznam otvárania...“, „Kontrolný zoznam uzatvárania...“, „Audit“, „Personál“, „Vybavenie“ atď.

Ďalším klasickým scenárom využívania služby je kontrola práce personálu, konkrétne predajných konzultantov, pomocou kontrolných zoznamov pre znalosť predajných techník a dodržiavanie štandardov zákazníckeho servisu spoločnosti. Tento scenár sme implementovali pre niekoľko veľkých spoločností na federálnej úrovni so stovkami predajných miest v takmer všetkých regiónoch Ruska. Na vyhodnotenie práce obchodných konzultantov boli vypracované špecifické reporty, ktoré manažmentu poskytujú súhrnné štatistiky výkonu konkrétneho zamestnanca v rôznych sekciách. Na základe výsledkov využívania služby boli získané veľmi komplexné informácie o existujúcich medzerách vo vedomostiach zamestnancov. Systematická práca firemných školiteľov na odstraňovaní „problémových oblastí“ a „vedomostných medzier“ viedla k výraznému pozitívnemu posunu a umožnila spoločnosti zvýšiť tržby a neustále „udržiavať zamestnancov v strehu“ kontrolami. Ďalším scenárom je vykonávanie denných autotestov (svojich a pripravenosti vášho pracoviska), ktoré vykonávajú všetci zamestnanci bez výnimky. Kontroly sú obmedzené na konkrétny čas a ak by zamestnanec nestíhal, mohol by byť zbavený prémií. Podobný scenár služieb sme implementovali pre jednu z najväčších spoločností pôsobiacich v oblasti digitálneho maloobchodu. Čas vykonávania denných kontrolných zoznamov bol kontrolovaný špeciálne navrhnutou správou, ktorá ukazovala disciplínu pri vypĺňaní kontrolných zoznamov podľa federálneho okresu s ďalšími podrobnosťami podľa regiónu, obchodu a konkrétnej kontroly. Ďalším zaujímavým scenárom je organizácia „trhu služieb“ spoločnosti zaoberajúcej sa predajom pneumatík a automobilových diskov. V službe checklist neboli zaznamenané spáchané porušenia, ale výsledky návštev zamestnancov trhu služieb u klientov vo forme zhromaždených informácií o lojalite klienta a jeho pripravenosti nakupovať.

Za zmienku stojí ďalšia možnosť využitia elektronického kontrolného zoznamu, ktorý slúžil ako základ pre vytvorenie našej ďalšej služby na sledovanie cien konkurencie. Sledovanie cien konkurencie na mobilnom zariadení je klasický kontrolný zoznam, ktorého položkami (kritériami) sú tovarové položky, ktoré sa zvyčajne automaticky sťahujú z účtovného systému podľa plánu (1C, GESTORI, SAP, Galaktika a pod.) Mobilný odber cien konkurencie Je obzvlášť žiadaný v sektore maloobchodu s potravinami, kde zvyčajne nie je zvykom zverejňovať ceny na internetovej stránke. V tomto prípade nie je k dispozícii „analýza“ cien zo stránky, jediným spôsobom zberu údajov je použitie špeciálnej mobilnej aplikácie. Služba má schopnosť fotografovať, skenovať a rozpoznávať čiarové kódy produktov, pričom vás automaticky umiestni do kontrolného zoznamu pre príslušnú položku produktu, aby ste mohli zadať cenu konkurencie. V kombinácii s existujúcou funkcionalitou na analýzu a zber cien z webových stránok konkurentov je takéto riešenie najlepšie z hľadiska šírky pokrytia všetkých možných zdrojov údajov.

Podľa našich skúseností, aj napriek pomerne bohatej funkcionalite služby hneď po vybalení, mnohé spoločnosti majú svoje špecifiká a chcú vidieť v servisných správach, ktoré sú pre nich individuálne vyhotovené, a ďalšie vylepšenia súvisiace so zmenami v logike práce. Napríklad jedno z univerzálnych vylepšení realizovaných našimi špecialistami pre jednu z najväčších sietí pôsobiacich v segmente drogérie umožnilo automaticky preniesť všetky zistené porušenia do nového auditu, ktorý bol automaticky naplánovaný na tri dni. Zodpovedná osoba tak dostala čas na odstránenie zistených porušení a nadriadený o tri dni neskôr vykonal opakovanú kontrolu, avšak nie podľa „štandardného kontrolného zoznamu“, ale len pri tých porušeniach, ktoré boli zistené skôr a zaradené do samostatnej kontroly. inšpekcia. Pre ďalší obchodný reťazec bolo možné vypočítať percento dokončenia kontrolného zoznamu nielen podľa „klasického vzorca“ 100 - (Súčet bodov za porušenie / Celkový počet bodov za kontrolný zoznam) * 100, ale aj podľa vzorca 5S (systém 5S, systémová štíhla výroba). Percento dokončenia kontrolného zoznamu 5S bolo zobrazené aj v základnom prehľade „percento dokončenia kontrolného zoznamu pre obchody“. A pre spoločnosť zaoberajúcu sa poskytovaním mikropôžičiek bola vypracovaná špeciálna správa o odpisoch odborníkov, ktorí poskytli úvery v rozpore s prijatými pravidlami a štandardmi. Výšky pokút boli zapísané do kontrolného zoznamu ako „váhy“ položiek a na základe výsledkov kontrol za určité obdobie bol vygenerovaný protokol s výškou pokuty pre každého špecialistu. A to je len niekoľko z celej galaxie početných príkladov, ktoré naznačujú, že popredné riešenie by malo byť schopné flexibilne sa prispôsobiť a prispôsobiť akejkoľvek oblasti a odvetviu a uspokojiť akékoľvek, dokonca aj tie najexotickejšie a ťažko realizovateľné potreby zákazníkov.

Ak si neberieme príklad z biznisu, kde automatizácia kontrolných zoznamov v podobe cloudových služieb len naberá na obrátkach, v letectve piloti Boeingov a Airbusov už dávno využívajú elektronické kontrolné zoznamy pomocou špeciálnych gadgetov. A v najnovších modeloch moderných lietadiel sú elektronické kontrolné zoznamy už zabudované do riadiacich systémov lietadla. Keďže hovoríme o letectve, elektronický kontrolný zoznam možno úspešne použiť na kontrolu rôznych letiskových služieb. Kontrolné zoznamy možno aktívne využívať aj v medicíne. Napríklad chirurg, ktorý sa pripravuje na operáciu, môže použiť kontrolný zoznam na kontrolu poradia všetkých svojich úkonov, od umývania rúk dezinfekčným prostriedkom až po inštruktáž pomocného personálu predtým, ako vezme skalpel. Ako už bolo spomenuté, kontrolný zoznam môže nájsť uplatnenie v tej či onej forme takmer v akejkoľvek oblasti ľudskej činnosti, od obchodu, bankovníctva po letectvo, od medicíny po vojenský priemysel a raketovú vedu.

Kontrolný zoznam je zoznam kontrolných kritérií, otázok alebo úloh, ktorý pomáha nepremeškať dôležité body práce, šetrí čas, vyhýba sa chybám a štruktúruje informácie. Môže sa stať prvkom multimediálneho materiálu, napríklad v návodoch, algoritmoch alebo pri riešení iných problémov. Pozrime sa, ako vytvoriť interaktívny kontrolný zoznam pomocou bezplatnej služby Kontrolný zoznam|Odborník .

Kontrolný zoznam|Odborník umožňuje:
- rýchlo vytvárať vlastné kontrolné zoznamy, vykonávať zmeny, ukladať ich do „cloudu“ služby;
- v popise uveďte odkazy (nedajú sa kliknúť);
- (prvok sa automaticky prispôsobí na prezeranie na stolných počítačoch, tabletoch a smartfónoch);
- vytlačiť dokument alebo ho uložiť ako PDF;
- použite hotové šablóny alebo vytvorte zoznam od začiatku;
- obmedziť možnosť ostatných používateľov služby zobraziť kontrolný zoznam;
- nainštalujte si aplikáciu do smartfónu a vytvorte si kontrolné zoznamy z mobilu (aplikácia nie je dostupná v oficiálnych obchodoch pre smartfóny, ale na stránke je odkaz na stiahnutie inštalačného APK súboru pre zariadenia s Androidom. Aplikácie pre iOS v čase od r. písanie - máj 2018 - nie) .

Hotovo, hotovo, hotovo

Po registrácii (môžete použiť svoje účty na sociálnych sieťach alebo e-mailovú adresu) si môžete vytvoriť svoj vlastný kontrolný zoznam na základe pripravenej šablóny alebo od začiatku – prehľadné rozhranie vám umožní rýchlo vytvárať personalizované zoznamy.

Vyberte si z 307 šablón alebo si vytvorte vlastnú

Pomenujte svoj kontrolný zoznam a vyberte príslušnú kategóriu. Je tu funkcia: „súkromná“ kategória skryje váš zoznam pred ostatnými používateľmi služby (ak však zdieľate odkaz, používatelia budú môcť použiť kontrolný zoznam). Výberom zostávajúcich kategórií sa kontrolný zoznam umiestni do všeobecnej galérie práce služby (administrátori ho však môžu presunúť do súkromných, ak to považujú za neužitočné).

Pomôcka nie je pre celý kontrolný zoznam, ale pre konkrétnu položku

Šípky na ľavej strane vám pomôžu zmeniť poradie položiek: kliknite na požadovaný prvok ľavým tlačidlom myši a podržte ho a potiahnite prvok vyššie alebo nižšie.

Napravo od položiek vidíte oranžové výkričníky – ak na ne prejdete kurzorom myši, zobrazí sa nápovedný text, ktorý používateľ uvidí.

Svoj názor môžete kedykoľvek zmeniť a zmeniť názov alebo úroveň ochrany osobných údajov svojho kontrolného zoznamu

Keď skončíte so zoznamom, prejdite do hornej časti pracovnej oblasti a kliknite na položku Uložiť a zverejniť.

Náhodou som objavil zaujímavý nástroj na vytváranie dobrých návykov. Najprv vám poviem príbeh a potom vám dám samotný nástroj.

Narazil som na tento problém

Začal som chodiť spať neskoro, často až po úsvite. V dôsledku toho som vstával neskoro, nemal som dostatok spánku a celý deň som sa cítil horšie. Večer som bol veľmi unavený, ale nemohol som zaspať a pozeral som do telefónu. Bol to začarovaný kruh.

Skúsil som nastaviť budíky a pripomienky

Začal som s pravidelným budíkom na večer. Signál znamenal, že je čas ísť spať. Ale budík nepomohol. Chytilo ma to uprostred niečoho a ja som to najprv s miernym podráždením a potom úplne automaticky vypol.

Pokúsil som sa vložiť udalosť do svojho kalendára s upozornením na obrazovke, v mojom e-maile a telefóne:

A teraz prestaň s tým, čo tam robíš, a choď spať. Inak P*****C!

Upozornenia prichádzali na všetky zariadenia naraz a zneli ako salva z pištole. Najprv to urobilo dojem na mozog a ten poslúchol. Potom ma párkrát chytila ​​salva na Skype, ktorý sa nedal rýchlo prerušiť a musel som ignorovať upozornenia. Zdá sa, že upozornenia už nie sú povinné. Čoskoro sa vnímaný význam zmenil na „do hodiny musíte spať“. Okamžitá reakcia na ne už nebola potrebná, a tak sa mozog rýchlo naučil úplne ich ignorovať. Neúspech!

Bolo načase zmeniť taktiku.

Rozhodol som sa zbierať informácie

Začal som papier A4 so 4 riadkami:

• Zobudil sa svieži
• Vstal pred 10. hodinou
• Ležať až 24 hodín
• Ľahnite si bez zásten

Tento papier s perom som položil na stôl v kúpeľni. Ráno mozog videl list a automaticky dal 4 klikyháky.

Niekoľko týždňov sa nič nedialo a potom sa začala mágia.

1. Všimol som si a cítil spojenie: "Išiel som spať bez obrazoviek a zobudil som sa odpočinutý." Dodávalo mi to silu.
2. Pochopil som súvislosť medzi listom a realitou. Objavilo sa nadšenie zo správy numerických metrík.
3. Už som nemohol tak ľahko ignorovať pripomienky. Predtým by zmeškaná pripomienka navždy zmizla. Na druhý deň prišiel nový a rovnako rýchlo bez stopy zmizol. A teraz ide všetko do tabuľky. Zmeškané pripomienky nezmiznú, ale sa sčítajú.

Tento mechanizmus sa ukázal ako mimoriadne úspešný

„Nálada“ sa stala samostatnou metrikou. Tak som si uvedomil, že 15 minút meditácie denne konzistentne a spoľahlivo zvyšuje moju náladu o jednu. Robí to aj hudba, komunikácia s priateľmi, silná motorka a aktívny šport. Pre mňa to už nie sú „knižné“, ale „vnútorné“ znalosti. Teda tie, na základe ktorých konám.

Potom sa mechanizmus presunul online

Prejsť na internet je veľkým rizikom, pretože každé ráno vám padne do oka samotný list a program si musíte špeciálne zapamätať. Začal by som chýbať dni a systém by sa zrútil. Tak som list vymenil za stary iPad, nechal som tam len 1 program a dal som ho presne na to iste miesto. Kvôli spoľahlivosti som vytvoril každodennú úlohu „Vyplňte osobný kontrolný zoznam“.

V obchode s aplikáciami nebola žiadna špeciálna aplikácia, ale Tabuľky Google odviedli s funkciou dobrú prácu. Viď screenshot na začiatku príspevku.

Výsledok

Prešlo 6 mesiacov, let je normálny. Problémy so spánkom už nie sú, takmer všetky ostatné ukazovatele sú v zelenej zóne. Priemerná nálada sa zvýšila z 5-6 na 7-8. A pre mňa to nie sú len čísla!)

Tu je finálna šablóna tabuľky, ktorú si môžete skopírovať a prispôsobiť pre seba. Zvýraznenie sa upravuje riadok po riadku pomocou podmieneného formátovania. Ale kus papiera a pero sú chladnejšie, úprimne.