Loggbok för utfärdande av lönebesked blankett. Journalen för utfärdande av lönebesked: hur du fyller i den korrekt

Varför behöver du en loggbok för att utfärda lönebesked?

Varje arbetsgivare är skyldig att varje månad meddela de anställda hur mycket löner, avdrag och betalningar som gjorts. Kravet är inskrivet i art. 136 Ryska federationens arbetslagstiftning. För att förenkla processen att informera om funktioner och finesser har arbetsgivaren rätt att godkänna en godtycklig form av lönebesked (nedan kallad lönebesked) och utfärda den till anställda varje månad.

Kvitton ska utfärdas oavsett metod för att ta emot löner, med iakttagande av den fastställda tidsramen - senast den dag då lönen betalades ut.

För brott mot gällande lagstiftning kan tillsynsmyndigheter utfärda böter: för en tjänsteman från 1 000 till 5 000 rubel och för en juridisk person från 30 000 till 50 000 rubel (artikel 5.27 i förvaltningskoden). Det är svårt att bevisa faktumet av snabb och regelbunden utfärdande av kvitton utan dokumentation. Utveckla och godkänn därför en provlogg för att ta emot lönebesked mot underskrift - detta gör att du slipper påföljder från yrkesinspektionen.

På vilken grund sammanställs tidskriften?

Det finns inget enhetligt formulär för lönebeskedboken, detta ger organisationer fullständig frihet i att utforma dokumentet. Formuläret bör utvecklas med hänsyn till särdragen i den offentliga organisationens verksamhet eller andra branschegenskaper. Nedan kan du ladda ner en exempelloggbok för utfärdande av lönebesked.

Dokumentet måste godkännas på order av organisationens chef. Om det finns flera divisioner med ett stort antal arbetare är det bekvämare att skapa ett dokument för varje division. Glöm inte tillfälligt anställda och frilansarbetare, lönebesked ska skickas ut till alla anställda utan undantag.

Tidningen är inbunden, och på sista sidan krävs att man sätta en stämpel och ange det totala antalet sidor (i siffror och i ord). Titelsidan anger grundläggande information om organisation (division), underhåll och lagringsperioder. Var noga med att ta med information om den tjänsteman som ansvarar för att upprätthålla dokumentet.

Glöm inte att i arbetsbeskrivningen för den tilldelade medarbetaren ta med ansvaret att underhålla och lagra loggen.

Provjournal för utfärdande av lönebesked

Det är bekvämare att föra en dagbok i form av en tabell. Namnen på kolumnerna kan vara vad som helst, men följande måste anges:

• postens serienummer;
• Fullständigt namn på den anställde;
• jobbtitel;
• Personalnummer;
• datum för utfärdandet av kvittot;
• signatur.

Godkänn detaljerna för underhåll och proceduren för att fylla i tillsammans med dokumentformuläret. Ange även där att det inte är tillåtet att göra ändringar retroaktivt. Ta fram och skriv ner i ordningsreglerna för rättelse av fel. Under underskrift, bekanta den ansvarige med reglerna för hantering av dokument.

Informationen som finns i kvittonen är personuppgifter, därför måste den ansvariga personen bekanta sig med reglerna för behandling och lagring av personuppgifter (federal lag "om personuppgifter" daterad 27 juli 2006 nr 152-FZ).

Vi erbjuder dig att ladda ner ett prov på utgivningsloggen för lönebeskeden.

Hur man fyller i en lönebok

Låt oss titta på hur man fyller i en provjournal för att utfärda lönebesked till anställda, med hjälp av ett exempel.

Steg 1. Titelsida.

Ange organisationens fullständiga namn, år för vilket räkenskapsboken sammanställdes, datum då den öppnades och den person som är ansvarig för den.

Journalen för utfärdande av lönebesked: hur du fyller i den korrekt

Tabelldel.

Att fylla i tabellen är inte svårt. Det är nödvändigt att ange information om den anställde (fullständigt namn, personalnummer, avdelning där han arbetar), ange datumet för utfärdandet av kvittot. Den anställde skriver under i sista kolumnen.

Lönekvitton via mail

En elektronisk metod för att överföra löneinformation till en anställd är:

• ekonomiskt: vi slösar inte papper eller trycksaker;
• snabbt: att ladda upp och skicka ett brev tar några minuter;
• enkelt: du behöver inte leta efter en anställd, välj bara mottagaren - och du är klar.

Men är det så tillförlitligt, eftersom kvittonen innehåller personuppgifter? För att skydda din organisation från böter från tillsynsmyndigheter bör du godkänna förfarandet för att överföra kvitton via e-post (baserat på skrivelsen från arbetsministeriet daterad 21 februari 2017 nr 14-1/OOG-1560).

Låt oss säga att inte alla anställda i organisationen har möjlighet och nödvändiga färdigheter att använda en dator och e-post. I det här fallet är det nödvändigt att tillhandahålla två alternativ för att överföra bosättningar. Godkänn båda beställningarna med en beställning och bekanta medarbetarna med signatur.

Skyldighet att upprätta lönebesked

Idag studerar vi artikel 136 i Ryska federationens arbetslagstiftning. Enligt denna artikel ska arbetsgivaren vid utbetalning av lön, måste meddela arbetstagaren skriftligen om uppgifterna om upplupna löner och andra belopp samt om avdrag och det belopp som arbetstagaren ska få.

Sådana uppgifter återspeglas i form av en lönebesked, som arbetsgivaren måste godkänna genom order.

När utfärdas ett lönebesked och hur man bekräftar frågan

Lönebeskedet utfärdas till den anställde senast den dag då lönen betalas ut. Själva lönebeskedet kräver ingen underskrift eller sigill, varken från arbetstagarens sida eller från arbetsgivarens sida, d.v.s. det är bara en form av information. Detta väcker frågan: utfärdades en lönebesked?

För att undvika missförstånd kring utfärdande av lönebesked är det lämpligt att arbetsgivaren tar fram och godkänner en form av journal för registrering av utfärdande av lönebesked, utser någon ansvarig för att föra journalen samt samlar in underskrifter från anställda för mottagande av lönebesked. varje gång de betalar lön.

På grund av att lön betalas ut minst varje halvmånad kan vi konstatera att lönebeskedet också ska upprättas två gånger i månaden.

När en anställd slutar utfärdar vi en lönebesked på dennes sista arbetsdag.

Arbetsgivar ansvar

Ansvaret anges i artikel 5.27 i Ryska federationens kod för administrativa brott, artikel 1 - brott mot arbetslagstiftningen. Böter åläggs en juridisk person på 30 tusen till 50 tusen rubel och för en officiell och enskild företagare böter på 1 tusen.

Lönebesked utfärdande journal

upp till 5 tusen rubel.

Exempel på nödvändiga dokument

1. Beställning om godkännande av lönebesked
2. Lönebeskedformulär
3. Loggbok för utfärdande av lönebesked

I vår artikel försökte vi kortfattat täcka huvudfrågorna kring upprättande av lönebesked. Med hjälp av exempeldokument kan du också förbereda nödvändiga uppgifter för den anställde själv.

Om du vill veta kostnaderna för redovisningstjänster eller bara personaluppgifter, ring numren som anges på webbplatsen.

Nuvarande arbetslagstiftning innehåller ett krav på att vid utbetalning av löner skriftligen meddela varje anställd om de delar av löner och avdrag som görs, såväl som det totala beloppet som ska betalas (artikel 136 i Ryska federationens arbetslag). Denna information lämnas genom att ett så kallat lönebesked utfärdas. Låt oss överväga frågorna relaterade till det.

Lönebeskedet ska innehålla följande uppgifter:

1. på de delar av lönen som arbetstagaren ska betala för den aktuella perioden. Till exempel lön, taxa, antal timmar, bonusar, traktamenten, tilläggsbetalningar, koefficienter, etc.;
2. beloppet för semesterersättning, sjukfrånvaro, uppsägningsersättning och (eller) andra ersättningar till den anställde;
3. beloppen för andra belopp som tillfallit den anställde, inklusive monetär kompensation för arbetsgivarens brott mot den fastställda tidsfristen för betalning av löner (artikel 236 i Rysslands arbetslagstiftning);
4. beloppet för gjorda avdrag, med angivande av skälen (alimentation, personlig inkomstskatt, avdrag på begäran av den anställde);
5. det totala beloppet som ska betalas.

Lönebeskedet kan inte endast innehålla det totala intjänade beloppet och det innehållna beloppet. Den ska ange fullständig och tillförlitlig information om exakt vad lönen som den anställde fick bestod av, för att säkerställa kontroll över arbetsgivarens efterlevnad av arbetsvillkoren enligt anställningsavtalet. En liknande uppfattning uttrycktes till exempel av domstolen i Magadan Regional Courts överklagandedom av den 2 september 2015 nr 33-922/2015 i mål nr 2-2695/2015.

Lönebeskedformulär

Den nuvarande lagstiftningen föreskriver varken en obligatorisk eller rekommenderad form av lönebesked. Därför måste arbetsgivaren självständigt utveckla den på grundval av art. 136 i Ryska federationens arbetslag och godkänd med hänsyn till yttrandet från arbetstagarnas representativa organ på det sätt som fastställs i art. 372 i Ryska federationens arbetslag för antagande av lokala bestämmelser.

Användningen av ett lönebeskedformulär som inte godkänts av arbetsgivaren, eller ofullständig eller felaktig återspegling av all nödvändig information i dem, är ett brott mot arbetslagstiftningen och kan medföra ansvar enligt del 1 av art. 5.27 i Ryska federationens kod för administrativa brott (beslut från Ryska federationens högsta domstol av den 23 december 2010 nr 75-AD10-3, beslut av den regionala domstolen i Perm av den 24 februari 2014 nr 7-271 -2013-21-185-2014). Och om en sådan överträdelse begås upprepade gånger - enligt del 4 i art. 5.27 Koden för administrativa brott i Ryska federationen.

Förresten, frånvaron av ett godkänt förlikningsformulär i en organisation kommer inte att hjälpa den att lösa juridiska tvister med anställda.

Arbitrageövning

Kollapsa Show

Domstolen kommer att acceptera som bevis på arbetsgivarens skuld varje lönebesked, även om det inte godkänts av arbetsgivaren (överklagande av den regionala domstolen i Trans-Baikal av den 25 juni 2014 nr 33-2498-2014).

Det är inte nödvändigt att intyga lönebesked med underskrift av den person som är ansvarig för att utfärda dem eller organisationschefen, samt organisationens stämpel, eftersom en sådan skyldighet inte finns i den nuvarande lagstiftningen och lönebeskedet inte är en av de handlingar som måste vara korrekt attesterade. Sådana handlingar är dock inte förbjudna, och om så önskas eller på begäran av den anställde kan lönebesked attesteras.

Arbitrageövning

Kollapsa Show

Domstolar kan också begära attesterade lönebesked, eftersom avsaknaden av ett sigill gör det inte möjligt att identifiera den person som utfärdade motsvarande dokument (överklagandeavgörande från Högsta domstolen i Republiken Bashkortostan av den 29 maj 2014 nr 33-5719/2014).

När ska man utfärda ett lönebesked

Ett lönebesked bör utfärdas när du betalar lön (artikel 136 i Ryska federationens arbetslag). Lagstiftningen anger inte vid vilken exakt tidpunkt, därför bör perioden och förfarandet för utfärdande bestämmas oberoende inom organisationen och inskrivas i en lokal lag. Att fastställa en metod för att kommunicera information på en lönebesked till en anställd är arbetsgivarens privilegium (överklagande av Magadan Regional Court daterad 09/02/2015 nr 33-922/2015 i mål nr 2-2695/2015, brev av Rostrud daterat 2010-03-18 nr 739-6-1) .

I det här fallet betalas löner ut minst varje halv månad på den dag som fastställts av de interna arbetsbestämmelserna, kollektivavtalet och anställningsavtalet (artikel 136 i Ryska federationens arbetslag). Så, Det räcker med att utfärda lönebesked vid beräkning och utbetalning av löner för andra halvan av månaden, när alla dess komponenter är fastställda, eftersom när man betalar lön för första halvan av månaden (det så kallade förskottet), kanske dess individuella komponenter ännu inte har fastställts.

Till frågan Behöver jag utfärda lönebesked vid utbetalning av semesterersättning?, Rostrud, i en skrivelse den 24 december 2007 nr 5277-6-1, svarade att eftersom betalning för semester baserad på genomsnittsinkomsten inte är en löneutbetalning, finns det ingen anledning att särskilt utfärda en lönebesked till den anställde då betala semesterbelopp. Och här Vid uppsägning av en anställd bör lönebeskedet utfärdas på uppsägningsdagen, därför att vid uppsägning av ett anställningsavtal är arbetsgivaren skyldig att göra en slutlig uppgörelse med honom i form av löner och andra belopp som ska betalas till den anställde på uppsägningsdagen (artikel 140 i Ryska federationens arbetslag).

Tillvägagångssättet och villkoren för att utfärda lönebesked är inte beroende av betalningssättet för lönen, de ska vara desamma för både överföring till banklönekort och vid utbetalning av kontanter från kassan. När du bestämmer förfarandet för att utfärda lönebesked bör du komma ihåg att det innehåller den anställdes personuppgifter, vars avslöjande inte är tillåtet (artikel 88 i Ryska federationens arbetslag, artikel 7 i den federala lagen av den 27 juli 2006 nr 152-FZ "Om personuppgifter").

Konsekvenser av underlåtenhet att utfärda lönebesked

Underlåtenhet att utfärda en lönebesked faller under en överträdelse av arbetslagstiftningen och andra reglerande rättsakter som innehåller arbetsrättsliga normer (del 1 av artikel 5.27 i Ryska federationens kod för administrativa brott). Böter på 1 000 till 5 000 rubel kan åläggas en tjänsteman och en organisation - från 30 000 till 50 000 rubel. Straffet ökar om överträdelsen begicks av en person som tidigare utsatts för administrativt straff för ett liknande administrativt brott (del 4 i artikel 5.27 i Ryska federationens kod för administrativa brott). Således, för en tjänsteman, kan den maximala böterna öka till 20 000 rubel, för en organisation - upp till 70 000 rubel. Dessutom kan den ansvarige arbetstagaren diskvalificeras under en tid av ett till tre år.

För din information

Kollapsa Show

En person som har tilldelats en administrativ påföljd för att begå ett administrativt brott anses vara föremål för detta straff från den dag då beslutet om utdömande av administrativt påföljd träder i kraft tills utgången av ett år från dagen för slutförandet av dess ( upplösning) utförande (artikel 4.6 i Ryska federationens kod för administrativa brott).

En annan viktig punkt. Om arbetstagaren bestämmer sig för att lämna in ett krav hos arbetsgivaren i domstol, lämna in ett krav i enlighet med art. 392 i Ryska federationens arbetslagstiftning, har han rätt inom tre månader från den dag då han fick veta eller borde ha lärt sig om en kränkning av sin rätt och i tvister om uppsägning - inom en månad från det datum han fick en kopia av uppsägningsföreläggandet eller från den dag då arbetsboken utfärdades. Och om en anställd är sen med att lämna in en ansökan, kommer organisationen att kunna förklara i domstol att tidsfristen för att lämna in en stämningsansökan har missats och därmed undvika ytterligare förfaranden. Datumet för bekräftelse av en sådan period är exakt datumet för utfärdandet av lönebeskedet. Följaktligen kan en lönebesked som inte utfärdas till en anställd försena datumet för "kränkning av ens rättighet" på obestämd tid.

Bekräftelse av utfärdande av lönebesked

Lönebesked ges till anställda, men frågan uppstår ofta om hur man bekräftar själva utfärdandet och det faktum att de utfärdas regelbundet. Under en inspektion kan ett prejudikat faktiskt uppstå när inspektörer begär denna information, eller i fall av rättstvister, när det faktum att utfärda lönebesked till anställda måste bekräftas i domstol.

Den nuvarande lagstiftningen, återigen, föreskriver inte denna punkt och därför måste arbetsgivaren ta hand om detta. Med andra ord, tänk på den mest optimala metoden för bekräftelse för honom och förankra den i en lokal lag.

I praktiken använder arbetsgivare följande metoder:

Ge ut kopior

Enligt art. 62 i Ryska federationens arbetslagstiftning, på en skriftlig ansökan från en anställd, är arbetsgivaren skyldig att senast tre arbetsdagar från inlämnandet av denna ansökan förse honom med kopior av dokument relaterade till arbetet. Lönebesked kan klassas som arbetsrelaterade dokument, och därför har arbetsgivaren inte rätt att vägra att utfärda dem.

Förvaring av lönebesked

Lönebesked för utfärdande av löner måste förvaras föremål för en revision (revision) i 5 år, och i avsaknad av personliga konton - 75 år (artikel 412 i listan över standardiserade administrativa arkivdokument som genereras under verksamheten i statliga organ, lokala myndigheter och organisationer, med angivande av hållbarhet, godkänd på order från Ryska federationens kulturministerium daterad 25 augusti 2010 nr 558). En kopia av utskriften av lönebeskedet, som innehåller uppgifter om lönekomponenterna, beloppet och grunderna för gjorda avdrag och det totala beloppet pengar som ska betalas, sätts in (klistras in) varje månad på den anställdes personliga konto ( av) på papper.

Kollapsa Show

Galina Izotova, chef för revisionsbolaget MKPTs juridiska tjänst

HR-specialister och revisorer är eniga: det är dags att ändra formen på lönebeskedet. Vi använder i stor utsträckning modern teknik i arbetet och i livet, men lagen kräver fortfarande en obligatorisk skriftlig form av lönebesked. Denna fråga tas också upp på webbplatsen Onlineinspektsiya.rf, där det diskuteras de alltför höga kraven i arbetslagstiftningen. Det skulle vara logiskt att tillhandahålla möjligheten, genom överenskommelse mellan arbetstagaren och arbetsgivaren, att utfärda en lönebesked i elektronisk form och skicka den till den anställdes personliga eller företagsmail. På så sätt kommer den anställde snabbt och i ett bekvämt format att få information om de periodiseringar som gjorts till honom, och arbetsgivaren kommer avsevärt att spara tid och andra resurser: det finns inget behov av att skriva ut lönebesked eller skicka dem med post, när det är omöjligt att lämna över en lönebesked av en eller annan anledning. Att skicka lönebesked till anställda via e-post är dessutom mycket enklare än att utfärda dem mot underskrift vid utbetalning av månadslöner. Vissa arbetsgivare anser - och, jag noterar, felaktigt - att de, efter att ha ändrat förfarandet för att betala lön från kontant till icke-kontant betalning, inte bör utfärda lönebesked till anställda (särskilt i fallet när den anställde får ett meddelande på sin mobil telefon om överföring av medel till hans konto från arbetsgivaren , vilket anger det specifika beloppet för beloppet). Skyldigheten att informera arbetstagarna om de löner som uppkommit och betalats ut till dem, om alla dess beståndsdelar, samt om avdragsbeloppet, har inte upphävts. Samma åsikt delas av specialister från Federal Service for Labor and Employment i kommentarerna på webbplatsen Onlineinspektsiya.rf. För inte så länge sedan ställdes en fråga genom denna tjänst: ”Lönebetalningen har överförts till kortet. Sedan dess har jag ingen kontroll över min lön. Ska redovisningsavdelningen ge en individuell utskrift av periodiseringar varje månad? Rostruds specialister svarade: ”Vid löneutbetalning är arbetsgivaren skyldig att utfärda en lönebesked. Lönebeskedet innehåller information om det totala belopp som ska betalas och alla dess beståndsdelar.”

Arbetsgivare är skyldiga att informera de anställda om vad deras inkomster består av. För att göra detta behöver du utfärda ett lönebesked. Vi kommer att berätta hur du formaliserar det korrekt och hur många gånger i månaden du ska utfärda det, med hänsyn till de senaste förtydligandena från arbetsministeriet.

I enlighet med den ryska federationens arbetslagstiftning är arbetsgivare skyldiga att informera alla sina anställda om intjänade inkomster. För att göra detta skickas eller får de anställda en lönebesked.

Men eftersom förfarandet för att meddela en anställd om komponenterna i en lön inte regleras av Ryska federationens arbetslag, uppstår ofta frågor om utfärdande av lappar - deras korrekta utförande och förfarandet för att tillhandahålla dem till anställda. Vi kommer att berätta hur du korrekt utfärdar meddelanden till anställda.

Hur man utfärdar en lönebesked

För underlåtenhet att utfärda lönebesked till anställda, står organisationen inför böter på 30 till 50 tusen rubel, och arbetsgivaren-individuell entreprenör (företagstjänsteman) - från 1 till 5 tusen rubel (klausul 1 i artikel 5.27 i förvaltningskoden). Se nedan hur du korrekt utfärdar lönebesked under 2019:

Ge ut lönebesked till anställda minst en gång i månaden. Arbetsgivare behöver inte utfärda lönebesked till anställda två gånger i månaden. Det finns ingen sådan skyldighet i arbetslagen. För att informera den anställde om lönens komponenter räcker det att utfärda en lönebesked en gång i månaden. Denna slutsats nåddes av arbetsministeriet i en skrivelse daterad den 24 maj 2018 nr 14-1/OOG-4375

Formen på lönebeskedet måste godkännas av lokala bestämmelser. Formen på arket är inte normativt godkänd, så arbetsgivaren har rätt att godkänna den självständigt genom en separat order. Du kan använda en intygsblankett från ett redovisningsprogram eller utveckla din egen. Det viktigaste är att godkänna formuläret som används på det sätt som fastställts för antagande av lokala bestämmelser. Användningen av en ej godkänd blankett är grunden för att driva in böter för brott mot arbetslagstiftningen.

En lönebesked utfärdas för motsvarande period som endast anger alla belopp som tillfallit den anställde och som dras av från inkomsten. Ofullständig fyllning är ett brott mot Ryska federationens arbetslagstiftning.

Lönebeskedet anger (artikel 136 i Ryska federationens arbetslag):

1. Lönekomponenter för motsvarande period (lön, ersättningar, bonusar, koefficienter etc.);
2. Övriga periodiseringar (sjukskrivning, ersättning för försenade löner eller andra utbetalningar);
3. Avdrag från löner och deras skäl (personlig inkomstskatt, underhållsbidrag etc.);
4. Totalt belopp som ska betalas.

Lönebesked kan utfärdas både i pappersform och elektronisk form. Arbetslagen innehåller inga regler som skulle bestämma förfarandet för att utfärda lönebesked till anställda, så blad kan utfärdas i tryckt (pappers) form eller skickas med e-post, om ett sådant förfarande är inskrivet i ett anställningsavtal, kollektivavtal eller annan lokal lag (brev från arbetsministeriet daterad 21 februari 2017 nr 14-1/OOG-1560).

Att använda vanlig e-post är inte säkert. Arbetsgivaren överför arbetstagarens personuppgifter. För att förhindra deras läckage är det säkrare att använda speciella program. Det är sant att de inte är gratis.

Det finns ingen anledning att intyga lönebesked med sigill eller underskrift. Arbetslagstiftningen kräver inte att ett sigill eller signaturer fästs på dem. Men om den anställde frågar eller du lägger fram handlingar som bevis i domstol, då kan du intyga dem. Detta är inte en kränkning.

Det finns ingen anledning att utfärda lönebesked vid utbetalning av semesterersättning. Semesterlön är ingen lön, så arbetsgivaren är inte skyldig att göra någon uppsägning. Men vid uppsägning får den anställde alla förfallna belopp, inklusive lön, så det är obligatoriskt att utfärda ett blad på uppsägningsdagen.

Att utfärda lönebesked ska dokumenteras. Det finns tre alternativ här:

• föra en journal för utfärdande av lönebesked, där anställda skriver under;
• lägg till en separat kolumn i lönelistan för anställda att skriva under för mottagande;
• gör en form av ett ark av två delar - en av dem med den anställdes signatur förblir hos organisationen.

UNP-rådet

Det är säkrare att omedelbart specificera förfarandet för att arbeta med lönebesked i en lokal lag, till exempel i lönebestämmelserna. Den kan specificera formen för anmälan, frekvens och metod för utfärdande.

För underlåtenhet att utfärda lönebesked till anställda, står organisationen inför böter på 30 till 50 tusen rubel, och arbetsgivaren-individuell entreprenör (företagstjänsteman) - från 1 till 5 tusen rubel (klausul 1 i artikel 5.27 i förvaltningskoden).

Så här bekräftar du utfärdandet av lönebesked 2019

Företaget där vår läsare arbetar fick böter på 50 tusen rubel av en arbetsinspektion för underlåtenhet att utfärda lönebesked. Faktum är att revisionschefen utfärdade dem, men antecknade det inte någonstans. Vi frågade kollegor hur de bekräftar att de informerar anställda om periodiseringar.

15%
Vi lämnar en avrivbar del av bladet med medarbetarens underskrift

"Vi har lagt till en avrivningsdel i broschyrformuläret, där anställda skriver under att de tagit emot dokumentet", säger Marina Zhideleva, chefsrevisor på NordStar LLC, Moskva. "Vi lagrar avrivningsryggarna med signaturer i en separat mapp i arkivet.”

39 %
Föra en dagbok över flygblad

"Vi har startat en speciell logg med ark," berättar Elena Vladimirova, chefsrevisor för Tekhno-Krona LLC, Perm. "Anställda skriver in den när de hämtar sina ark från revisorn. Om den anställde var sjuk eller på semester på utgivningsdag ", detta framgår direkt av tidningen. Så fort den anställde kommer tillbaka ber vi honom att hämta bladet och skriva under det."

46 %
Arbetare skriver under lönelistan

"Vi ger våra anställda löner i kontanter", säger Anna Soboleva, chefsrevisor på ElElectronics LLC, St. Petersburg. "Därför har vi lagt till en speciell kolumn om att ta emot lappen på lönebladet. Anställda skriver under på den när de kommer för att hämta sina löner."

Hur lagras andra kopior av broschyrer?

Finansdepartementet klargjorde att institutioner inte är skyldiga att lagra andra kopior av lönebesked (brev daterat den 14 april 2016 nr 02-06-05/21573). Men kommersiella företag kan tillämpa samma regler. När allt kommer omkring tvingar Rysslands arbetslagstiftning inte arbetsgivare att göra två kopior av dokument. Vi bestämde oss för att fråga våra kollegor hur de lagrar dubbletter.

10 % Vi behåller den andra kopian med den anställdes underskrift "Vi gör två kopior av bladet och ber de anställda att skriva under på den andra", säger Valentina Kirillova, chefsrevisor på Voskhozhdenie LLC, Ufa. "Signaturen bekräftar att vi har meddelat anställd om lönens delar.” .

26% Vi lagrar kopior utan underskrifter "Vi skriver ut två ark. Vi ger ett till den anställde och det andra arkiverar vi på personliga konton", säger Ekaterina Fadeeva, chefsrevisor för TorgSib LLC, Naro-Fominsk. "Inspektörer kan kräva dubbletter, så vi är alltid redo att ge dem."

64 % Vi lagrar inte dubbletter av ark "Vi gör en kopia av arket och ger det till den anställde," delar Anfisa Samoilova, chefsrevisor på Raduga LLC, Omsk. "Vi kan alltid skriva ut kopior från programmet."

Få inte panik om din chef har instruerat dig att upprätta en journal för utfärdande av lönebesked för 2017: ett prov kan laddas ner online, och de grundläggande redovisningsreglerna föreskrivs i den interna regeldokumentationen.

Från artikeln kommer du att lära dig:

Vid betalning av en anställd är arbetsgivaren skyldig att skriftligen meddela honom det exakta beloppet för lönen som ska betalas under en viss period (vanligtvis en månad). För detta ändamål används en speciell blankett - en lönebesked, som innehåller all nödvändig information. Dokumentet utfärdas till den anställde vid mottagande av lön. Vissa organisationer utfärdar lönebesked uteslutande mot underskrift och anger uppgifter om varje utfärdat exemplar i journalen för utfärdande av lönebesked, medan andra inte för dokumentära register över deras utfärdande, vilket begränsar sig till att skicka dem via e-post.

Lönebesked: designregler

Utfärdandet av ett formulär som anger lönens komponenter, såväl som typerna och beloppen av avdrag från den, anses vara ett av de obligatoriska stegen i avvecklingsförfarandet med den anställde. Således ger arbetsgivaren honom detaljerad information om förfarandet för att beräkna löner (med hänsyn till alla villkor i anställningsavtalet och de ersättningar, ytterligare betalningar, regionala koefficienter, bonusar etc. som anges i det). Vi rekommenderar att du läser artiklarna ”Hur man väljer och skriv ner det i kontraktet. Fem formuleringar för olika situationer", "Hur löner" och "Hur anställda." Våra experter kommer att prata om möjligheterna och konsekvenserna av att använda olika ersättningssystem, med hänsyn till företagets särdrag.

Ladda ner dokument om ämnet:

Viktigt: om lönebeskedet innehåller opålitlig eller ofullständig information om betalningar, kan arbetsgivaren hållas administrativt ansvarig enligt artikel 5.27 i Ryska federationens kod för administrativa brott (bötesbeloppet varierar från 30 000 till 50 000 rubel för ett företag, från 1 000 till 5 000 rubel för ansvariga tjänstemän - chef och revisor).

Behovet av att förbereda en lönebesked är inskrivet i artikel 136 i Ryska federationens arbetslag. Samtidigt spelar metoden för att betala ut löner inte så stor roll, oavsett om det är kontantbetalning via företagets kassadisk, en icke-kontant överföring av pengar till ett bankkort eller betalning in natura. Detta är just den ståndpunkt som Rostrud intog i sitt förklarande brev nr 739-6-1 daterat den 18 mars 2010. Läs mer om betalningsmetoder och de kompromisser som arbetsgivare ibland måste göra i artiklarna ”När du kan betala " och "Hur man registrerar sig ».

Löner utbetalas enligt lag minst två gånger i månaden. Lönebesked kan inte utfärdas vid varje utbetalning, men minst en gång i månaden - vid utgivande av den sista delen av lönen (se brev från Rostrud nr 5277-6-1 daterat den 24 december 2007). Efter att ha läst anteckningen ”Vilket ansvar föreskrivs ", får du reda på hur ofta utbetalningar till personalen behöver göras och vad arbetsgivaren står inför om de inte håller de tidsfrister som fastställts i lag.

Viktigt: eftersom personlig inkomstskatt endast innehålls från den sista delen av månadslönen, och inte från förskottsbetalningen, är det lämpligt att utfärda en "uppgörelse" tillsammans med den andra, slutbetalningen.

Krav på lönebesked

Lagstiftaren har inte godkänt ett enhetligt formulär för sådana fall. Därför utvecklar varje företag sin egen form i enlighet med artikel 9 i federal lag nr. 402-FZ av den 6 december 2011. I regel anförtros dess utveckling åt redovisnings- eller personalavdelningen, som sedan överlämnar utkastet till dokumentet för godkännande till chefen för organisationen. Om det finns ett valt organ som företräder anställdas intressen är det nödvändigt att ta hänsyn till dess motiverade yttrande på det sätt som föreskrivs i artikel 372 i Rysslands arbetslagstiftning.

Kraven för innehållet i formuläret specificeras i delarna 1 och 2 i artikel 136 i Ryska federationens arbetslag. Se till att dokumentet återspeglar följande typer av information:

1. totalt belopp som ska betalas;
2. alla delar av lönen som betalas till den anställde (lön, bonus, tilläggsbetalningar för kombinerat eller nattarbete, "norra" traktamenten etc.);
3. beloppet för andra upplupna belopp (semesterlön, förmåner, ersättning för outnyttjad semester vid uppsägning, samt medel som tilldelats i enlighet med lokala bestämmelser för att betala för mat och resor);
4. löneavdrag (personlig inkomstskatt, förskott för tjänsteresor, underhållsbidrag, betalningar enligt exekutionstitel etc.).

Om en anställd har rätt till monetär ersättning för underlåtenhet att betala lön i tid, återspeglas det också på lönebeskedet, separat eller i kolumnen "Övriga upplupna belopp". Om det inte finns några förseningar kan du helt enkelt ange att ersättningsbeloppet är noll. Detaljer finns i artikeln "Hur man räknar " Läs om lagligheten av avdrag i artikeln “ : när domstolen tar arbetsgivarens parti." Du får lära dig hur mycket arbetsgivaren har rätt att hålla inne för att betala av en anställds skuld eller kompensera för materiell skada, i vilka fall kan avdragsbeloppet uppgå till 70 % av månadslönen, och även hur man vinner en domstolstvist om lagligheten av de gjorda innehållena.

Lönebeskedformuläret godkänns genom en beställning upprättad i valfri form:

Ett annat populärt sätt att organisera bokföringen är att upprätta lönebesked i två exemplar (en ges till den anställde, den andra ligger kvar hos arbetsgivaren). Denna metod rekommenderas av Ryska federationens finansministerium som ett verktyg för ytterligare skydd av arbetsgivaren i händelse av en tvist (se order från Rysslands finansministerium nr 52n daterad 30 mars 2015). Glöm inte att se till att den anställde undertecknar för mottagande av "uppgörelsen" på en kopia som finns kvar för lagring i organisationen.

Men den enklaste och mest prisvärda lösningen är att skapa en journal för att utfärda lönebesked (du kan ladda ner ett prov online eller utveckla det själv, eftersom det inte finns någon standardblankett). Vissa företag använder det enhetliga formuläret T-49 (“Betalningsformulär”) för att använda det för att utveckla en loggbok för att utfärda lönesedlar 2017: ett exempelformulär bifogas resolutionen från Ryska federationens statliga statistikkommitté nr 1 daterad januari 5, 2004. ("Vid godkännande av enhetliga former av primär redovisningsdokumentation för registrering av arbete och dess betalning").

Provjournal för utfärdande av lönebesked till anställda

Arbetsgivaren bestämmer hur lönebeskedjournalen (provet) ska se ut 2017, och vilka typer av uppgifter som ska återspeglas i den. Vanligtvis är all data organiserad i form av en tabell indelad i kolumner. Varje kolumn motsvarar en specifik typ av information, vilket återspeglar:

• postens serienummer;
• efternamn, förnamn och patronym för den anställde;
• anställds ställning;
• Personalnummer;
• datum för utfärdandet av lönebeskedet;
• underskrift vid mottagande av ”uppgörelsen” etc.

Antalet kolumner kan vara vilket som helst. Ju mer olika typer av information som återspeglas i loggen, desto mer omfattande tabellen. Varje ny post förses med ett serienummer och läggs in på en separat rad. Informationen om organisationen och omfattningen av den period under vilken den publiceras anges på omslaget eller i "huvudet" av tidningen. Råd till arbetsgivare som inte vill slösa tid och självständigt utveckla en loggbok för att utfärda lönebesked (prov): du kan ladda ner den enhetliga blanketten T-49 online. Lägg till de saknade kolumnerna i standardformuläret (datumet för utfärdandet av "beräkningen" och platsen för den anställdes underskrift) för att skapa ett bekvämt redovisningsdokument.

Viktigt: glöm inte att ange ett certifieringsfält i journalen för underskrift av den tjänsteman som ansvarar för att utfärda lönebesked till personalen.

Lagring av journal för utfärdande av lönebesked

Dubblettkopior av lönebesked som finns kvar hos arbetsgivaren lagras i 5 år, med förbehåll för granskning eller verifiering, och i minst 75 år om det inte finns några personliga konton för anställda (paragraf 412, artikel 4.1 i förordningen från Kulturministeriet om Ryssland nr. 558 daterad 2010/08/25 “ Vid godkännande av listan över standardiserade arkivdokument för förvaltning som genereras i processen för statliga organs, lokala myndigheters och organisationers verksamhet, som anger lagringsperioder”).

Dessa krav gäller även för redovisningsjournaler som bekräftar att "avräkningar" har utfärdats. För att hjälpa personaltjänstemannen - artikeln "Tidskrifter som kommer att kontrolleras av inspektören. Hur och lösa andra problem." Läs om nyanserna i arkivlagring av viktiga dokument i artiklarna " . Vad kommer att hända för detta och hur man snabbt rättar till situationen" och "Regler och ».

Vägran att registrera utfärdandet av "uppgörelser"

Ett antal företag för trots uppenbara risker inte dokumentation över utfärdandet av lönebesked. Istället tillkännager arbetsgivare för personalen tid, plats och förfarande för utfärdande av "uppgörelser" eller helt enkelt lägga upp dem i anställdas personliga konton på företagets webbplats.

Denna praxis är inte förbjuden enligt lag. Även förekomsten av en klausul i Ryska federationens arbetslag om behovet av att skriftligen underrätta den anställde om lönekomponenterna hindrar inte domstolarna från att tolka denna norm mycket brett, därför skickar de i de flesta fall en "beräkning". ” via e-post eller att publicera det på en företagswebbplats anses inte vara en överträdelse (se överklagandeavgörande från Högsta domstolen i Karachay-Cherkess Republic i mål nr 33-204/2013 daterat den 29 april 2013).

Viktigt: om anställda inte har något emot att få betalningsdokument via e-post, är det värt att skaffa lämpliga skriftliga uttalanden:

Ladda ner in.doc

Ladda ner in.doc

Men under nästa GIT-kontroll eller i händelse av en konflikt måste du leta efter sätt att bekräfta utfärdandet av lönebesked. Och bristen på redovisningsdokument kommer att avsevärt komplicera denna uppgift. Du måste bevisa att du har tagit emot lönebesked i tid med hjälp av alternativa metoder - skriva ut elektroniska meddelanden med bifogade "avräkningssedlar" eller länkar till dem, samla in vittnesuppgifter, bekräfta den anställdes inloggning under hans personliga inloggning till företagets elektroniska system till sida med erforderligt dokument osv.

Rätten att utfärda och distribuera elektroniska lönebesked utan utskrift bekräftas också genom brev från Rysslands arbetsministerium nr 14-1/OOG-1560 daterat 2017-02-21. Domstolarna tar också ofta arbetsgivarens parti i sådana tvister. Men att ställa frågan inför rätta är inte den bästa vägen ut ur situationen, och lokala statliga inspektioners inspektörer är inte alltid lojala mot att papperslönebesked helt överges. Om du inte kan undvika rollen som svarande även om du vill, förbered dig för domstolsförhandlingen enligt alla regler - samla in bevis, gör alla nödvändiga kopior och utdrag, utse en auktoriserad företrädare för företaget (se artiklarna "Hur man registrerar sig "," Matlagning . För domstolen, på begäran av den anställde, för inspektörer").

Beställning om tillvägagångssätt för utfärdande av lönebesked till personal

Oavsett förfarandet för att utfärda "uppgörelser" som väljs av en viss arbetsgivare, bör det fastställas på lokal nivå: anges i företagets regleringsdokument eller utfärdas genom en separat order.

Beställningen fastställer villkoren för utfärdande av förlikningshandlingar och utser ansvariga personer. Det rekommenderas att till beställningen bifoga prover på de blanketter som används - en lönebesked och en journal där information om frågan antecknas. Notera "Hur man registrerar sig i svåra situationer" hjälper dig att enkelt upprätta och attestera administrativa dokument i atypiska fall.

Viktigt: om arbetsgivaren planerar att använda elektroniska "betalningar", är det nödvändigt att lägga till en motsvarande klausul till de interna arbetsföreskrifterna, reglerna om ersättning eller andra lokala regler för organisationen.

Storleken på ersättningen är av stor oro för varje anställd. De som är lite bekanta med den ryska lagstiftningen har frågor om riktigheten av beloppen för periodiseringar och avdrag. En lönebesked upprättas för att lösa många frågor som rör betalning av anställda.

I enlighet med kraven i artikel 136 i Ryska federationens arbetslagstiftning, Bladet måste innehålla följande information:

1. Uppgifter om delar av lönen för rapportperioden. I beloppet ingår:

• lön;
• upplupen bonus;
• fastställda bidrag (för farliga förhållanden, för arbete i den norra regionen, etc.);
• kompensationsbetalningar, till exempel för att använda egna verktyg eller för att arbeta på en ledig dag.

1. Löneavdrag:

• personlig inkomstskatt;
• pensionsavgifter;
• fackföreningsavgifter;
• andra avdrag (till exempel ej återlämnad reseförskott);
• innehållande enligt exekutionstitel, till exempel underhållsbidrag.

1. Extra avgifter:

• utbetalning av semesterersättning;
• betalning vid uppsägning;
• kompensation för brott mot arbetslagstiftningen av arbetsgivaren;
• andra betalningar.

1. Sammanfattande information om det belopp som ska betalas.

Notera! Ett tidigare utbetalt förskott kan tilldelas separat.

Revisorer anger dessutom följande information på lönebeskedet:

• FULLSTÄNDIGA NAMN. och den anställdes ställning;
• Namn på den strukturella enheten (verkstad eller avdelning);
• Personalnummer, om tillgängligt;
• Tidsperiod (vanligtvis en månad);
• Antalet arbetade timmar och arbetstimmar under redovisningsperioden i enlighet med fastställd arbetstid.

Dokumentet kan innehålla annan information om detta krävs för att fullt ut informera anställda om storleken på deras inkomster.

I vissa fall, parallellt med posterna på bladet, läggs bokföringskoder som motsvarar syftet med varje betalning.

Hur man utfärdar korrekt

Eftersom tillhandahållandet av uppgifter om inkomstens storlek i form av ett lönebesked åligger arbetsgivaren, bör man vara noga med att dokumentera överföringen av dessa handlingar till anställda.

Det finns 2 vanligaste sätten att göra detta. Det första är att göra ett papper med en avrivningsdel. Papperna överlämnas till avdelningschefen som delar ut bladen till de anställda och samlar in deras underskrifter och sedan lämnar rapporterna till redovisningsavdelningen. Detta är tillrådligt om vi talar om ett stort företag.

Det andra alternativet är att föra en speciell journal där anställda skriver under för mottagande av dokumentet.

Notera! Lönebesked måste också utfärdas när pengar överförs till bankkort.

Datum för utfärdande till anställda

Löner betalas ut minst 2 gånger i månaden, enligt artikel 136 i Ryska federationens arbetslag. I samma artikel framgår att arbetsgivaren är skyldig att utfärda lönebesked vid utbetalning av pengar i allmänhet.

Arbetsministeriet anger i skrivelse nr 739-6-1 av den 18 mars 2010 att förfarandet för utfärdande av dessa dokument bör regleras av lokala bestämmelser för arbetsgivaren. I det här fallet ska anställda få sedlar senast den dag då pengarna direkt ges ut. I detta brev framgår också att anställda kan informeras en gång i månaden.

Utifrån detta kan vi dra följande slutsats: lappar utfärdas en gång i månaden senast den dag då huvuddelen av lönen överförs. Det är lämpligt att göra detta två dagar i förväg så att anställda kan framföra sina invändningar innan pengarna överförs.

Hållbarhetstid

Lönebesked ska sparas i 5 år, med förbehåll för kontroll. Denna procedur finns i order nr 558 från kulturministeriet av den 25 augusti 2010, som återspeglar lagringstiderna för de flesta affärsdokument.

Detta dokument skapas i varje division av företaget, eller ett för hela organisationen. Loggen bör innehålla följande kolumner:

• Rekordnummer;
• Utgivningsdatum;
• FULLSTÄNDIGA NAMN. anställd;
• Jobbtitel;
• Den anställdes underskrift;
• Underskrift av den person som ansvarar för utfärdandet.

Följande information ska finnas på omslaget till tidningen:

• Start- och slutdatum;
• Dokumentets titel;
• Namn på organisationen och avdelningen där dokumentet förvaras;
• FULLSTÄNDIGA NAMN. och ställningen för den anställde som ansvarar för utgivningen av flygblad.

Att föra journaler anförtros åt revisorer eller avdelningstjänstemän.

Beställning om godkännande av lönebesked

Formen för lönebeskedet är inte fastställd på lagstiftningsnivå. Med hänsyn till det faktum att detta dokument måste utfärdas till den anställde, måste varje organisation utveckla sin egen version och godkänna den på order av chefen.

Beställningen måste återspegla följande information:

• Detaljer – datum, nummer, dokumentets titel och ämne;
• Information om organisationen – namn, adress, plats;
• Hänvisning till kraven i del 2 i artikel 136 i Ryska federationens arbetslagstiftning;
• Fastställande av formuläret för lönebeskedet som bifogas beställningen, som anger startdatumet för denna bestämmelse;
• Instruera en specifik anställd att säkerställa utfärdandet av lönebesked till anställda 2 dagar före överföringen av löner (till exempel till en kassörska eller revisor);
• Instruera anställda i organisationen (till exempel avdelningschefer) att säkerställa upprätthållandet av loggar för utfärdande av lönebesked i enlighet med bilagan till ordern;
• Tilldela kontroll över utförandet av ordern till en av organisationens revisorer;
• Bilagor: lönebesked på 1 ark och en provlogg för utfärdande av sedel på 1 ark;
• Datum, namnteckning, befattning, efternamn och initialer för företagets chef.

Notera! Innan arbetsgivaren utfärdar en order bör arbetsgivaren inhämta samtycke från fackliga företrädare för att godkänna broschyrens form i enlighet med artikel 372 i Ryska federationens arbetslagstiftning.

De anställda som anförtros verkställandet av handlingen är bekanta med ordern mot underskrift.

Att utfärda lönebesked är inte bara en lagstadgad arbetsgivares skyldighet, utan också en möjlighet att på ett enkelt sätt förse anställda med information om sin nuvarande inkomst.