المراسلات التجارية عبر البريد الإلكتروني. قواعد كتابة البريد الإلكتروني أو آداب البريد الإلكتروني كيفية الرد على البريد الإلكتروني

على مدار العقد الماضي، ربما أصبح البريد الإلكتروني أحد أكثر وسائل التواصل التجاري شيوعًا. من الصعب اليوم العثور على شخص لا يستخدم البريد الإلكتروني في ممارسته للتواصل بين الأشخاص وبين الثقافات. من خلال مسح عناوين وموضوعات الرسائل الواردة بسرعة بأعيننا، نقرر أي الحروف يجب قراءتها وأيها يجب حذفها دون فتحها. اعتمادا على العلاقة بين المراسلين، يمكن أن تكون المراسلات تجارية أو خاصة. إذا كانت الرسالة خاصة، فلا توجد متطلبات أخلاقية صارمة لها - يعتمد أسلوب الكتابة وطريقة العرض بشكل أساسي على درجة الألفة مع المرسل إليه.

من الصعب جدًا اليوم العثور على شركة لا تستخدم البريد الإلكتروني في ممارسة الاتصالات بين الأشخاص. تجدر الإشارة إلى أنه في المراسلات التجارية العادية عبر البريد الإلكتروني، هناك قواعد مقبولة بشكل عام تحتاج إلى معرفتها واتباعها. دعونا نتناول بالتفصيل أهمها.

المادة 1.عند إرسال بريد إلكتروني، تأكد من ملء جميع الحقول. بشكل عام، يمكن تمثيل بنية البريد الإلكتروني الخاص بالعمل على النحو التالي:

عنوان المرسل واسمه.

عنوان المستلم (أو عناوين المستلمين عندما تكون هناك حاجة لإرسال رسالة تحتوي على نص واحد إلى عدة مستلمين).

أهمية الكتابة (وهذا إذا لزم الأمر).

موضوع الرسالة.

طلب.

رسالة تتكون من تحية؛ النص الرئيسي للرسالة؛ الاستنتاجات. والتوقيعات.

القاعدة 2.يجب أن يكون عنوان المرسل واسمه معروفين. لذلك، عند فتح صندوق بريد، أدخل دائمًا اسمك الأول واسم العائلة في عمود اسم المرسل. العنوان الأكثر جدارة بالثقة هو الذي يحتوي على اسمك الحقيقي، بالإضافة إلى اسم مؤسستك في اسم النطاق، على سبيل المثال: محمي عنوان البريد الإلكتروني هذا من المتطفلين و برامج التطفل. يجب عليك تفعيل جافا سكريبت لمشاهدته. .

القاعدة 3.تأكد من ملء عمود "موضوع الرسالة". يعد سطر موضوع الرسالة مطلبًا خاصًا للرسالة، حيث يسهل وجوده إلى حد كبير العمل مع المراسلات الإلكترونية. غالبًا ما يعتمد مصير الرسالة على موضوعها، خاصة إذا كان اسم المرسل وعنوانه لا يخبرك بأي شيء. يجب أن يكون سطر موضوع الرسالة قصيرًا - لا يزيد عن 50 حرفًا - ومباشرًا. كلما كان موضوع الرسالة أبسط وأكثر وضوحًا، زادت احتمالية قراءة الرسالة والحصول على رد. عليك أن تفكر مليًا بشكل خاص في الموضوع في المرة الأولى التي تكتب فيها لشخص ما.

القاعدة 4.استخدم الرمز ("رد:") للرد فقط. باستخدام الأيقونة الموجودة في حقل عنوان الرسالة التي ترد عليها، افتح النموذج الخاص بكتابة الرد. يحتوي هذا النموذج بالفعل على عنوان محاورك ونص رسالته وموضوعه. أيقونة (رد) هي اختصار للكلمة الإنجليزية “رد:” أو “رد:” وتعني “ردي على:”. لذلك، إذا تغير موضوع الرسالة، فيجب إجراء تغييرات على الموضوع باستخدام السهم لأسفل الموجود على يمين أيقونة Re. في القائمة المنسدلة التي تفتح، حدد الأمر "تغيير السمة".

إذا قمت، عند الرد على بريد إلكتروني لشخص ما، بتغيير النقطة الرئيسية للحوار، أو تغيير الموضوع وفقًا لذلك، أو الأفضل من ذلك، بدء مناقشة مشكلة جديدة عن طريق إنشاء بريد إلكتروني جديد.

القاعدة 5.لتجنب الإرسال المبكر، أدخل عنوان المستلم فقط عندما تكون الرسالة مكتملة ومدققة وجاهزة للإرسال. كن حذرًا عند استخدام الزر "إرسال": تأكد من أنك ترسل الرسالة إلى الشخص الذي تقصده.

القاعدة 6.تأكد من كتابة تحية تتكون من كلمة ترحيب واسم المستلم قبل النص الرئيسي للرسالة. يعتقد بعض المستخدمين أنه ليست هناك حاجة لكتابة تحية في رسالة بريد إلكتروني، حيث من المفترض أنها بقايا لا معنى لها من البريد الورقي، وأنها لا تحمل أي معلومات مهمة وتحتوي فقط على كلمات مخزنة.

تحتوي التحية على معلومات حول تربية الشخص الذي يكتب الرسالة. كتحية، استخدم نموذج العنوان التالي: "مساء الخير، عزيزي (محترم) + اسم العائلة للمرسل إليه!" أو "عزيزي (محترم) + اسم المرسل إليه، مرحبًا!" وفقط بعد ذلك انتقل إلى الغرض من رسالتك.

في أوروبا، من المعتاد دائمًا مخاطبة "سيدي العزيز/سيدتي" أو بشكل أقل رسمية، خاصة إذا كنت تعرف المرسل إليه، "عزيزي + الاسم". في الولايات المتحدة الأمريكية، حيث وتيرة الحياة والمراسلات أكثر كثافة، تبدأ رسالة البريد الإلكتروني بعنوان يتكون من اسم و"Hi + name" قصير. في اللغة الروسية، يتم وضع علامة تعجب بعد العنوان المكتوب في أي نوع من المراسلات: تجارية، خاصة، رسمية، وما إلى ذلك، بينما في اللغة الإنجليزية يتم وضع فاصلة في كل هذه الأنواع.

القاعدة 7.هيكلة رسالتك بشكل صحيح. لأن القراءة من شاشة العرض أصعب بكثير من قراءة الورق. قسم نص الرسالة إلى فقرات منطقية. حاول أن تجعل الجمل لا تزيد عن 15-20 كلمة. افصل الفقرات عن بعضها البعض بمسافة بادئة أو بسطر فارغ.

القاعدة 8.طمنيني عليكي. يجب أن يجذب نص الرسالة من الفقرة الأولى انتباه القارئ بما لا يقل عن موضوعها. كن على دراية بالوقت المحدود للقارئ المحتمل. ابدأ بالغرض من الرسالة، ويجب ذكره بوضوح في الجملة الأولى. إذا تمت صياغة المقترحات الأولى بشكل صحيح، فمن المحتمل جدًا أن يقرأها مستلم الرسالة حتى النهاية. يهدف البريد الإلكتروني إلى نقل المعلومات بسرعة. إذا كنت بحاجة إلى إرسال معلومات مهمة تحتوي على حجم كبير، فمن الأفضل كتابة نص قصير مصاحب في رسالة بريد إلكتروني، وتنسيق المعلومات نفسها كمرفق.

القاعدة 9.قبل أن تبدأ بكتابة رسالتك، يرجى إرفاق مرفق. كم مرة وصلتك رسالة كان الغرض منها إرسال مرفق دون هذا المرفق بالذات؟! قد لا يكون لهذا الإهمال أفضل الأثر على سمعة عملك.

القاعدة 10.عندما تكتب لشخص ما لأول مرة، لا ترفق أي مرفقات. إذا قمت بإرسال مرفق دون موافقة المستلم، فتأكد من كتابة نوع الملف في نص الرسالة. لا تقم بإرفاق مرفقات أكبر من 5 ميغابايت، لأن هذا الموقف غير السار ممكن: سترسل ملفك إلى خادم البريد في ثانية، وسيقوم المستلم بتنزيله لمدة ساعة.

القاعدة 11.عند كتابة خطاب الرد الخاص بك، قم بالإجابة على جميع الأسئلة المطروحة عليك. إذا وجدت صعوبة في الإجابة، فاكتب مباشرة.

القاعدة 12.قبل إرسال بريدك الإلكتروني، تحقق من التدقيق الإملائي والنحوي وعلامات الترقيم. فقط لأن البريد الإلكتروني هو وسيلة اتصال سريعة لا يعني أنه يجب أن يكون غير متقن. قم ببناء عباراتك بأكبر قدر ممكن من الكفاءة من حيث الإملاء والنحو. هذا مهم ليس فقط لأن الرسالة المكتوبة بشكل أمي يمكن أن تفسد الانطباع عنك، ولأنه من الصعب جدًا قراءة النص بدون فواصل ونقاط.

القاعدة 13.يجب الرد على رسائل البريد الإلكتروني. البريد الإلكتروني يدور حول التواصل مع الآخرين، والقليل من الأدب لا يضر أبدًا. وفقاً لقواعد الآداب، يجب الرد على رسائل البريد الإلكتروني، وألا تتجاوز مدة الرد ثلاثة أيام. إذا لم تقم بالرد على رسالة بريد إلكتروني خلال هذه الفترة، فهذا رفض واضح للتواصل. إذا كنت بحاجة إلى وقت أطول للرد على الرسالة، فمن المفيد شرح أسباب التأخير. عندما تتلقى رسالة بريد إلكتروني تحتوي على مرفق، تأكد من وصول المرفق وفتحه بشكل طبيعي. إذا وصلتك رسائل من أشخاص مجهولين، فمن الممكن ألا ترد عليها. ويمكن حذفها دون القراءة. إذا تلقيت بريدًا إلكترونيًا غير مرغوب فيه يحتوي على ملف مرفق، فيجب عليك حذف الملف دون فك ضغطه: فمن المرجح أن يكون مصدر فيروس كمبيوتر.

القاعدة 14.لا تسأل عن إيصال القراءة. يمكنك كتابة العبارة التالية بعد نص الرسالة الرئيسية وقبل توقيعك: "يُرجى تأكيد استلام الرسالة عن طريق رسالة الرد أو عن طريق الاتصال بأرقام الهاتف الموضحة أدناه".

القاعدة 15.يجب ألا تستخدم أبدًا الأحرف الكبيرة في رسالتك. النص بأحرف كبيرة يعتبر صراخًا. في أحسن الأحوال، يعتبر أميا في مسائل آداب السلوك. قد يسبب هذا تهيجًا أو ردود أفعال أخرى غير مرغوب فيها لدى القارئ.

القاعدة 16.لا ترسل أبدًا معلومات سرية عبر البريد الإلكتروني. كن حذرًا جدًا عند إرسال أرقام بطاقتك المصرفية أو غيرها من المعلومات الحساسة في نص رسالة البريد الإلكتروني. عند إعادة توجيهه، يمكن اعتراض البريد الإلكتروني واستخدامه لتحقيق مكاسب شخصية. بالإضافة إلى ذلك، يبقى البريد الإلكتروني الذي ترسله في ذاكرة الكمبيوتر إلى الأبد.

القاعدة 17.لا تبالغ في استخدام الاختصارات والتصميم العاطفي. في البريد الإلكتروني الخاص بالعمل، حاول عدم استخدام الاختصارات مثل BTW (بالمناسبة) أو LOL (الضحك بصوت عالٍ)، والتي تسمى أيضًا الرموز ("الوجوه المبتسمة"). وهي غير مناسبة في المراسلات التجارية، خاصة وأن متلقي الرسالة قد لا يعرف معناها.

القاعدة 18.تأكد من وضع توقيعك في نهاية الرسالة. التوقيع عبارة عن كتلة صغيرة من النص تتم إضافتها إلى نهاية رسائلك والتي تحدد هويتك وتحتوي على معلومات الاتصال الخاصة بك. اجعل توقيعك قصيرًا: لا يزيد عن أربعة إلى سبعة أسطر. يشغل التوقيع الطويل مساحة كبيرة ويمكن أن يكون مزعجًا. قم بتضمين عدة طرق ممكنة للاتصال بك (عادةً أرقام الهاتف والفاكس)، بالإضافة إلى رابط إلى موقع شركتك على الويب.

بناء على المقالات:

1. 32 نصيحة مهمة في آداب البريد الإلكتروني.آداب البريد الإلكتروني. [المصدر الإلكتروني] http://www.emailreplies.com/ تم استرجاعه بتاريخ 19/09/2015.

2. أهم 26 قاعدة في آداب البريد الإلكتروني. [المورد الإلكتروني] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm تم استرجاعه في 20 سبتمبر 2015.

تم إعداد المادة بواسطة L.A. Shutilina، المنهجية في المركز الطبي الحكومي للكلاب والطب الطبي

من حيث المبدأ، لا ينبغي أن تنشأ أسئلة حول كيفية وبأي وسيلة يمكن إنشاؤها وإرسالها. ومع ذلك، ليس الجميع على استعداد لبدء هذه المهمة فورًا عندما يتعلق الأمر بالرسائل الرسمية، خاصة عندما يتوقع كاتب الرسالة تلقي الرد. سأخبرك بسر صغير عن المراسلات التجارية: كلما كانت طبيعة الرسالة وأسلوبها أكثر صرامة، زادت فرصة الرد من المستلم. في هذا الدرس، سأقدم العديد من نماذج رسائل البريد الإلكتروني التي من شأنها أن تساعد المستخدمين على تحديد أسلوبهم الخاص ومن ثم إنشاء الرسائل بالطريقة الأكثر كفاءة.

أولاً، علينا أن نقرر طبيعة الرسالة التي سننشئها. أقوم بتقسيم جميع رسائل البريد الإلكتروني الصادرة إلى ثلاثة أنواع رئيسية:

عرض الأعمال
تحقيق الأعمال
عنوان ودية

وفقًا لذلك، لدي قوالب لجميع الأنواع الثلاثة، سواء في شكل ملفات نصية بسيطة أو في شكل قوالب مصممة خصيصًا لبرامج بريد إلكتروني محددة. دعنا ننتقل إلى كل واحد منهم بالترتيب.

عرض الأعمال

مرحبًا (مساء الخير)، [اسم الشخص المخاطب]!

يُنصح بالإشارة إلى الاسم في أي حرف عند التواصل، لأن العنوان الشخصي يجعل الشخص في مزاج ودي. ومع ذلك، إذا كنت لا تزال غير قادر على معرفة الاسم، فستكون تحية القالب كافية.

اسمحوا لي أن أقدم انتباهكم إلى خدمة جديدة (منتج جديد) من شركتنا [اسم الشركة].

اسمحوا لي أن أعرض التعاون في مجال [اسم مجال النشاط].

بعد ذلك، قم بوصف موجز لمزايا الاقتراح الخاص بك من حيث السعر أو بعض خصائص الجودة. الشيء الرئيسي هو عدم المبالغة في ذلك. ميغابايت من النصوص، وحتى مكملة بصور مشرقة لا معنى لها، تخيف الناس فقط. إذا كان مستلم الرسالة مهتما بعرضك من الأسطر الأولى، فسوف يتصل بك بالتأكيد للحصول على معلومات إضافية.

إذا كنت جادًا في جعل الأشخاص المناسبين يتصلون بك في أول مرة تتصل بهم، فمن المنطقي أن تفكر في الوصول إلى ما هو أبعد من مجرد البريد الإلكتروني. ستكون فكرة جيدة إنشاء حسابات في خدمات مثل اي سي كيو وسكايب. في بعض الأحيان يكون من الأسهل على الشخص الاتصال بك عبر الهاتف العادي، إذا تركت الرقم في توقيعك بعناية.

تسأل لماذا تحتاج إلى تكرار عنوان البريد الإلكتروني الخاص بك في التوقيع، إذا تم إعادة توجيهه تلقائيًا بواسطة خادم البريد. القاعدة هنا هي أن المعلومات الزائدة في المراسلات التجارية ليست ضرورية على الإطلاق. دعونا نتخيل موقفًا حيث يتم استلام رسالتك من قبل شخص من المحتمل ألا يكون مهتمًا بالعرض، أو ببساطة غير مؤهل للرد عليه بشكل صحيح. يقوم بإعادة توجيه الرسالة المستلمة إلى مستخدم آخر، ولكن لسبب ما، يتم فقدان معلومات حول المرسل الحقيقي من البيانات المضافة تلقائيًا، مما يجعل من الصعب الاتصال بك. ومع ذلك، سيكون دائمًا ما يكفي إلقاء نظرة على التوقيع لتحديد مؤلف الرسالة وجهات الاتصال اللازمة له.

تحقيق الأعمال

مرحبا مساء الخير)!

أو إذا كان اسم المرسل إليه معروفا (عزيزي، [الاسم، اسم العائلة])!

يرجى تقديم معلومات عن المنتج (الخدمة) [اسم المنتج/الخدمة] مع وصف كامل الخصائص والصفات التنافسية.

بناءً على القانون الاتحادي للاتحاد الروسي [رقم وتاريخ الوثيقة]، أطلب منك تقديم المعلومات [وصف البيانات اللازمة للحصول عليها].

يمكنك أيضًا الاتصال بإدارة خدمة معينة على الإنترنت في حالة انتهاك حقوقك.

فيما يتعلق بانتهاك البند [رقم البند في اتفاقية المستخدم] من اتفاقية المستخدم، أي: "[اقتباس النص الكامل للبند المذكور]"، أطلب منكم إجراء تحقيق واتخاذ العقوبات المناسبة ضد المذنب [ المسؤول (إذا كنا نتحدث عن موظفي الخدمة)] الشخص [الموقع (اسم الموقع)]. يرجى الإبلاغ عن نتائج التفتيش والعقوبات المفروضة على [عنوان بريدك الإلكتروني].

عنوان ودية

تحياتي (يوم جيد) (مرحبا)، [اسم الشخص]!

عندما تتصل بنا لأول مرة بطريقة ودية، سيكون المؤشر الجيد هو اكتمال رسالتك النصية. سيشير النص الضخم المكتوب بشكل صحيح إلى اهتمامك الكبير بالاتصال بالشخص المناسب وسيثير الرغبة في الرد. لا تنس أن تبدأ المحادثة ببعض الأسئلة الأولية.

مثال البريد الإلكتروني

يُستخدم البريد الإلكتروني لتبادل الرسائل الإلكترونية - ويتم إرسال البريد الإلكتروني في غضون دقائق ويكون مجانيًا.

ما هي الإجراءات التي يمكنك القيام بها عبر البريد الإلكتروني؟

في البريد الإلكتروني يمكنك قراءة الرسالة المستلمة والإجابة عليه، وإرسال بريد إلكتروني، بالإضافة إلى ذلك، إجراءات أخرى مثل الفرزالبريد، وحذف الرسائل التي لا تهمك.

كيف تكتب رسالة جديدة؟

كقاعدة عامة، يوجد في كل نظام بريد إلكتروني زر "إنشاء خطاب جديد" أو "إنشاء خطاب". من خلال النقر على هذا الزر، سيتم فتح نافذة (مظروف)، حيث سيكون هناك العديد من الحقول التي يجب ملؤها لإرسال بريد إلكتروني. كما هو الحال مع المظاريف العادية، عليك أولاً الإشارة إلى العنوان الذي تكتب إليه الرسالة. الحقل الثاني أو الجزء الثاني المطلوب ملؤه هو موضوع الرسالة، حيث تشير بإيجاز إلى موضوع الرسالة. تعتبر كتابة سطر الموضوع نموذجًا جيدًا. الجزء الثالث هو نص الرسالة نفسها. في هذا الحقل تكتب رسالتك التي تريد إرسالها. ليس عليك كتابة رسالتك، ولكن ببساطة قم بإرفاق ملف نصي برسالتك في الرسالة. يمكنك أيضًا إرفاق ملفات الفيديو والصور بالرسالة.

كيفية إرفاق ملف بالبريد الإلكتروني؟

بالإضافة إلى رسالة نصية، عند إرسال بريد إلكتروني، يمكنك أيضا إرسال بعض الملفات الإضافية، على سبيل المثال، الصور. للقيام بذلك، تحتاج إلى النقر فوق الزر "إرفاق ملف" وتحديد الملف الذي تريد إرساله. بعد مرور بعض الوقت، سيتم تنزيل الملف، ويمكن ملاحظة ذلك من خلال وجود طائر بجوار الملف، وستتمكن من إرسال خطاب مع الملف.

كيفية الرد على البريد الإلكتروني؟

للرد على رسالة بريد إلكتروني واردة، انقر بلطف على زر "الرد". وهذا أمر مناسب، حيث يتم الاحتفاظ بالنص الأصلي للمرسل ويمكنك دائمًا قراءة الحوار بأكمله من البداية. ويتم ذلك حتى يتمكن المرسل (أو الأطراف الأخرى في الحوار) الذي ترد عليه من فهم ما تمت مناقشته مسبقًا.

يجب أن يؤخذ في الاعتبار أنه عند النقر فوق زر "الرد"، يتم إرسال نص الرسالة المستلمة ورسالتك نفسها فقط، ولا يتم إرسال جميع الملفات المرفقة من قبل المرسل.

أيضًا، في رسالة الرد، سيتم إضافة رد واحد في سطر الموضوع في كل مرة. هذا يعني أن الرسالة المستلمة هي رد على رسالة تم إرسالها مسبقًا (من "إعادة التشغيل" باللغة الإنجليزية). ثيريس حرج في ذلك.

ومرسلها ينتظر الرد منك. كيف اقوم به بشكل صحيح؟ بالطبع، يمكنك إرسال رسالة إلى المرسل مع الرد، حيث يمكنك الإشارة إلى أن هذا رد على بريد إلكتروني من تاريخ كذا وكذا وموضوع كذا وكذا. ولكن سيكون من الأصح والأسهل استخدام وظيفة خاصة لخدمة البريد تسمى " إجابة" دعونا نتعلم كيفية الرد بشكل صحيح على رسالة بريد إلكتروني باستخدام Yandex Mail كمثال.

كيفية الرد على البريد الإلكتروني بشكل صحيح

عندما تذهب إلى صندوق البريد الخاص بك وترى في المجلد " صندوق الوارد» البريد الإلكتروني غير المقروء (المرسل وموضوع البريد الإلكتروني غير المقروء مكتوبان بالخط العريض)، افتحه بالنقر بزر الماوس الأيسر عليه.

اقرأ الرسالة، وإذا كانت تتطلب الرد، فهناك طريقتان للقيام بذلك:

باستخدام نموذج الرد الكامل يمكن تنسيق الرسالة حسب الرغبة، أي. تغيير الخط، ولون الخط، وإدراج الروابط، وإنشاء القوائم، وإدراج الرموز التعبيرية، وما إلى ذلك. وهو ما لا يمكن القيام به باستخدام الطريقة رقم 1. وبالتالي، إذا لم تكن بحاجة إلى تنسيق إجابتك بطريقة خاصة، فيمكنك استخدام نموذج الرد السريع، وإلا استخدم الطريقة رقم 2.

عندما تتلقى ردًا على بريدك الإلكتروني، سيرى المستلم الاختصار "Re:" في الموضوع، ورسالته الأصلية في نص البريد الإلكتروني، مسبوقة بردك. إذا رغبت في ذلك، أثناء كتابة الرد، يمكن للمرسل بالطبع حذف الرسالة الأصلية، ولكن لا يزال من الأفضل ترك جزء منها على الأقل. في هذه الحالة، سوف يفهم المستلم على الفور الرسالة المحددة التي وصل إليها الرد عبر البريد الإلكتروني.

اليوم سنتحدث عن اقتباسات الرسائل. ما هو ولماذا تحتاجه؟ انه سهل. عندما تتواصل مع أحد المحاورين، يكون التواصل أسهل بكثير إذا رأيت في الرسالة مراسلاتك السابقة معه. في الوقت نفسه، من الأسهل أن تتذكر ما راسلته سابقًا وما هي الأسئلة التي أثيرت في الرسائل السابقة. مرة أخرى، حتى لا نكرر وننسى ما تقابلنا بشأنه.

سأخبرك باستخدام مثال الرد على الرسائل في بريد Yandex، وكذلك الرد على الرسائل في عميل البريد الإلكتروني "The Bat!". فيما يلي تعليمات حول كيفية...

في بريد ياندكس:

1. إذن، نفتح الرسالة التي نريد الرد عليها.

4. هذه هي الرسالة التي سيتلقاها المرسل إليه.

في عميل البريد "المضرب!":

في برنامج « المضرب!" يمكنك أيضًا اقتباس الحروف.

وهذا ليس أصعب بكثير مما هو موضح في المثال أعلاه.

أولاً، افتح برنامج عميل البريد الإلكتروني نفسه.

حدد صندوق البريد المطلوب.

دعونا نضغط عليه.

الآن حدد الحرف المطلوب من البريد الوارد.

1. فتح الرسالةوالذي نريد الإجابة عليه بالضغط عليه بالماوس.

2. وهذا ما تبدو عليه الرسالة نفسها.

3. انقر على صورة المظروف مع السهم الأخضر الذي يشير إلى اليسار(الرابع من اليسار!) للرد على الرسالة.

4. ونتيجة لذلك، نفتح رسالة جديدة بنص محاورك. يتم تمييز الرسائل السابقة، كما في المثال السابق، بعلامات اختيار.

5. نكتب إجابتنا ونرسلها إلى المستلم بالضغط على زر "أرسل فورًا"،على شكل ظرف وسهم أخضر في الأعلى (يوجد أولاً على اليسار).

6. هذه هي الرسالة التي سيتلقاها المرسل إليه.

هذا كل شئ. في بعض الأحيان يكون من اللطيف، وفي أحيان أخرى من المفيد، اقتباس المراسلات السابقة...